5 cách sử dụng phần mềm kế toán ERP hiệu quả hơn

Do khá phức tạp và yêu cầu doanh nghiệp có quy trình chuẩn, phần mềm kế toán ERP thường có khuynh hướng được sử dụng không đầy đủ các tính năng. Doanh nghiệp của bạn phát triển tốt nếu nó đang nỗ lực đạt tỷ suất hoàn vốn (ROI) có thể có từ hệ thống ERP.

Dưới đây là 5 cách giúp đào sâu giá trị mà hệ thống phần mềm kế toán ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp:

1. Hiểu được mục đích xây dựng phần mềm kế toán ERP để làm gì, tại sao bạn lại sử dụng nó

Dù hầu hết các doanh nghiệp và nhà cung cấp có khuynh hướng chỉ coi ERP là một hệ thống phần mềm kế toán, nhưng ERP không chỉ đơn thuần là về mặt công nghệ. Ông Robert Stahl – chuyên gia tư vấn phát triển chuỗi cung ứng và là đồng tác giả cuốn “ Cẩm nang lập kế hoạch kinh doanh và hoạt động” giải thích phần mềm kế toán ERP được phát triển như một tập hợp các chính sách và thực hành giúp làm việc với các chuỗi cung ứng. Qua nhiều năm, ý nghĩa của nó mở rộng sang lĩnh vực phần mềm. Ông nói: “Ngày nay, không còn nhiều người sử dụng cụm từ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp với ý nghĩa nào khác ngoại trừ sản phẩm phần mềm. Các sản phẩm này lại không được thiết kế giải quyết việc lập kế hoạch bán hàng và hoạt động.”

Theo ông Joel Schneider – Giám đốc công ty tư vấn công nghệ Liberty, hệ thống phần mềm kế toán ERP thường được thiết kế để xử lý các vấn đề như kiểm soát tồn kho, quản lý nguyên vật liệu, mua hàng, chuỗi cung ứng, lên kế hoạch sản xuất và phần tài chính kế toán. Việc hiểu rõ phần mềm được xây dựng thế nào, để làm gì là rất cần thiết, giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn.

phần mềm kế toán ERP 1

Quy trình quản lý kho của Phần mềm quản trị doanh nghiệp FTS ERP

2. Giành thời gian tối ưu hóa phần mềm kế toán ERP thông qua quá trình tái cấu trúc

Để có câu trả lời rõ ràng cho các câu hỏi kinh doanh, ban lãnh đạo và bên phụ trách công nghệ thông tin cần thảo luận về phần mềm kế toán ERP, hình thức đầu tư vào phần cứng cũng như những tính năng chi tiết để đáp ứng những mục tiêu rõ ràng.

Ông Schneider nhấn mạnh: “Hệ thống phần mềm kế toán ERP không thể tự giải quyết vấn đề được, nó cần được cải thiện cùng với quy trình kinh doanh. Nếu bạn thực sự muốn hướng doanh nghiệp của mình sang sử dụng phần mềm kế toán ERP tích cực, bạn cần thiết lập thời gian thay đổi và sắp xếp lại các quy trình mà nó hỗ trợ sao cho hợp lý. Chỉ trông chờ vào sự hỗ trợ và sự thay đổi quy trình từ phía nhà cung cấp không phải là một ý hay. Nhà cung cấp cung cấp sản phẩm đến tay bạn, theo dõi quá trình thực hiện và quá trình này sẽ nhanh hơn nếu các quy trình của bên bạn đã được chuẩn hóa từ trước. Thông thường, bên nhà cung cấp sẽ trực tiếp trao đổi với bộ phận làm nghiệp vụ để xác định rõ yêu cầu cũng như quy trình làm việc, rồi dựa vào đây tùy chỉnh phần mềm sao cho phù hợp. Tổng hợp được tất cả các yêu cầu và trao đổi với nhà cung cấp ngay từ trước khi triển khai sẽ giúp hệ thống phần mềm kế toán ERP vận hành hiệu quả hơn. Để áp dụng tốt phần mềm kế toán ERP là cả quá trình lâu dài, có thể tốn thời gian và tiền bạc, nhưng những lợi ích mà nó đem lại cũng vô cùng xứng đáng!”

3. Duy trì, phát triển và liên tục cải tiến

Sau khi cài đặt, phần mềm kế toán ERP còn cần được thường xuyên cập nhật và nếu cần sẽ customize thêm để phù hợp với quy trình trong suốt thời gian sau đó. Doanh nghiệp của bạn sẽ tối đa hóa giá trị có được nhờ hệ thống phần mềm ERP nếu liên tục hoàn thiện, tất nhiên đi kèm là việc kiểm soát chặt chẽ ngân sách đầu tư theo từng thời kỳ. Việc xây dựng kế hoạch này dựa trên những hiểu biết về quy trình đánh giá doanh nghiệp được khảo sát trước đó. Tập trung vào các quy trình chính được lặp lại nhiều lần, sử dụng những cách làm hợp lý nhất.

4. Đào tạo tập trung cho nhân viên sử dụng hệ thống phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận

Chìa khóa để tối đa hóa giá trị đem lại từ phần mềm kế toán ERP là giúp người sử dụng nắm rõ được cách thức vận hành, các thao tác chi tiết khi dùng phần mềm. Sau mỗi lần customize cập nhật cần phổ biến lại những điểm mới, những thao tác mới cho nhân viên. Thực hành thực tế sẽ giúp người thao tác nắm rõ được các tình huống phát sinh, qua đó sẽ làm chủ được phần mềm và biết cách sử dụng sao cho hiệu quả nhất.

5. Tùy chỉnh giao diện và báo cáo để tối đa hóa giá trị cho đối tượng sử dụng

Phần mềm kế toán ERP có chức năng tùy chỉnh giao diện và các mẫu báo cáo sẽ là lựa chọn phù hợp hơn cả với doanh nghiệp của bạn, vì mỗi bộ phận khác nhau lại có những tính năng, những công cụ khác nhau, ví dụ bộ phận kế toán sẽ dùng các công cụ khác với bộ phận mua hàng. Hệ thống là chung, nhưng module và giao diện sẽ được tùy chỉnh, hiện những thông tin, những trường quan trọng với từng bộ phận và ẩn đi những thông tin không cần thiết giúp đảm bảo các thao tác chuẩn xác và nhanh chóng nhất. Các mẫu báo cáo cũng được thiết kế tùy chỉnh hỗ trợ người sử dụng tối đa, cung cấp các dữ liệu có giá trị thực tiễn.

Nếu bạn chỉ mới bắt đầu với các trường thông tin và mẫu báo cáo tùy chỉnh, trước tiên hãy tập trung vào các chức năng quan trọng của hệ thống phần mềm kế toán ERP. Nắm rõ các chức năng phần mềm giúp đưa những kì vọng về phần mềm gần với thực tế hơn, từ đó giúp doanh nghiệp thành công hơn.

Phần mềm kế toán và giải pháp quản lý doanh nghiệp (ERP) của FTS 

Phần mềm kế toán và giải pháp quản lý doanh nghiệp (ERP) của FTS  là giải pháp quản lý cho mọi loại hình doanh nghiệp với ưu điểm là tính ổn định, linh hoạt, dễ sử dụng và khả năng tùy biến phù hợp với yêu cầu quản lý.

phan-mem-ke-toan-erp-2

Giải pháp quản trị doanh nghiệp FTS ERP

Không chỉ dừng lại ở một phần mềm kế toán, FTS cung cấp một giải pháp quản lý tổng thể (ERP) cho doanh nghiệp với các module kế toán mở rộng bao gồm quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý kho vật tư, quản lý hợp đồng tài chính, quản lý đầu tư chứng khoán, quản lý các cửa hàng bán lẻ,… trong gói tích hợp phần mềm kế toán tài chính và quản lý doanh nghiệp FTS ERP. Doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn mở rộng một giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể với các module khác trong bộ phần mềm của FTS như quản lý khách sạn, quản lý nhân sự tiền lương….

Nếu như bạn chỉ có mục đích tìm hiểu về phần mềm kế toán doanh nghiệp để lựa chọn mua một sản phẩm cho doanh nghiệp mình, bạn có thể liên hệ với FTS bằng cách gửi email đến info@fts.com.vn hoặc liên hệ SĐT 024 3748 0398 để được gửi phiên bản FTS Accounting Pro để dùng thử trong vài tháng. Khi đó bạn sẽ dễ dàng đánh giá các tính năng của phần mềm FTS.

Ngoài ra công ty chúng tôi còn cung cấp phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất cho quý khách hàng, với giá rẻ, đảm bảo, uy tín nhất hiện nay.