LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG. 

 

Bán hàng là hoạt động phổ biến của hầu hết các doanh nghiệp. Cùng FTS tìm hiểu về quy trình luân chuyển của những chứng từ khi doanh nghiệp phát sinh hoạt động bán hàng. 

Bán hàng là khâu cuối cùng trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bán hàng là việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa sang cho người mua để nhận về được một khoản thu nhập nhất định. 

Để hoạt động bán hàng được hoàn tất và thu được tiền thì một trong những yêu cầu cơ bản là các chứng từ kế toán liên quan đến nghiệp vụ này phải được lập luận chuyển đúng quy định. 

Kế toán bán hàng sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm ghi nhận và quản lý các công việc có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp. Một trong số đó là kiểm soát quy trình luân chuyển của chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động bán hàng. 

 

1. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong hoạt động bán hàng gồm các bước công 

Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng, doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm sau:

  • Cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế toán. 
  • Cách tổ chức quản lý kho.
  • Yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. 

Những căn cứ trên nhằm đảm bảo cho chứng từ bán hàng vận chuyển qua các bộ phận một cách khoa học và hợp lý, tránh tình trạng trùng lặp,bỏ sót hoặc luân chuyển vòng vo gây nhầm lẫn và lãng phí nguồn lực. 

Doanh nghiệp có thể tham khảo Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng và thu tiền như sau;

  • Tiếp cận khách hàng. 
  • Kiểm tra chính sách bán hàng và báo giá 
  • Đàm phán và chốt đơn hàng
  • Kiểm tra công nợ 
  • Kiểm tra tồn kho 
  • Xuất kho hàng. 
  • Vận chuyển và giao hàng
  • Xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu 
  • Giấy báo nợ/ Thông báo nợ tới khách hàng. 
  • Thu tiền 

Lưu ý: Tùy theo đặc thù quản lý hoặc chính sách bán hàng, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh hoặc bỏ qua một vài bước để phù hợp với tình hình thực tiễn trong hoạt động bán hàng – thu tiền. 

Để thực hiện nghiệp vụ bán hàng thì cần có nhiều loại chứng từ và có liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau. Mỗi loại chứng từ sẽ được luận chuyển tuần tự qua các bộ phận liên quan để ghi nhận và xử lý. Cụ thể, chứng từ gồm có:

  • Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng là chứng từ sẽ được bên bán lập ra khi thực hiện việc giao hàng cho khách. 
  • Phiếu xuất kho hoặc Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ kế toán được lập ra sau khi duyệt đơn đặt hàng và quyết định bán cho khách hàng. Chứng từ này sẽ được kế toán lập và giao cho bên thủ kho ký tá khi thực hiện xuất kho. 
  • Báo cáo bán hàng, Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ sẽ được lập sau khi hoàn tất việc bán hàng trong ngày. 
  • Biên bản giao nhận hàng hoặc các biên bản ghi nhận việc giảm giá hoặc hàng bán bị trả lại: doanh nghiệp tiến hành lập trước chứng từ này khi có quyết định giao hàng, biên bản sẽ được 2 bên ký xác nhận khi thực hiện việc giao nhận hàng. 
  • Phiếu thu, giấy báo có là các giấy tờ phản ánh tình hình thanh toán của khách hàng, là căn cứ để kế toán hạch toán, ghi nhận hoạt động bán hàng và sẽ được lưu trữ khi kế toán hoàn tất việc ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách kế toán. 
  • Các chứng từ khác có liên quan như: đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán…là các căn cứ ban đầu để hoạt động bán hàng được diễn ra. 

 

2. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền
  • Quy trình bán hàng và thu tiền là một quy trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, bao gồm một loạt các bước từ bắt đầu giao dịch với khách hàng cho đến khi thu được tiền từ các giao dịch đó. Chu trình này không chỉ liên quan việc bán hàng mà còn bao gồm quản lý quan hệ khách hàng, xử lý đơn hàng, giao hàng, hóa đơn và thu tiền.
  • Với kế toán Quy trình bán hàng và thu tiền được bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến bán hàng và việc thu tiền từ khách hàng. Trong đó các công việc như ghi nhận, xử lý các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng được diễn ra liên tục và lặp lại đối với từng lần bán hàng. Hoạt động này được dừng lại khi doanh nghiệp ngừng thực hiện hoạt động bán hàng. Do đó để các kế toán viên thực hiện và kiểm soát tốt nghiệp vụ bán hàng và thanh toán của khách hàng, doanh nghiệp cần thiết kế chu trình bán hàng và thanh toán của khách hàng, doanh nghiệp cần thiết kế chu trình bán hàng và thu tiền với sự hỗ trợ từ các công cụ quản lý thông minh như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán…
  • 2 bộ phận cơ bản tham gia vào chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm:
  1. Bộ phận kinh doanh 
  2. Bộ phận kế toán 

Để thực hiện hiệu quả, bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân ở từng bộ phận cũng như giữa 2 bộ phận này với nhau. 

 

3. Nghiệp vụ bán hàng trên phần mềm kế toán FTS Accoungting:

Phần mềm kế toán FTS Accounting giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và ghi nhận toàn bộ các nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp. Phần mềm kế toán FTS Accounting hỗ trợ nghiệp vụ bán hàng tại doanh nghiệp:

  • Giám đốc và kế toán dễ dàng quản trị tình hình bán hàng theo từng chi nhánh, phòng ban, bộ phận hoặc xem lại các báo cáo theo từng sản phẩm, nhóm.
  • Kế toán dễ dàng quản lý danh sách báo giá, đơn đặt hàng và hợp đồng đã gửi cho khách hàng giúp kế toán và giám đốc luôn nắm bắt kịp thời tình hình thực hiện các đơn đặt hàng, hợp đồng. 
  • Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ: bán hàng trong nước, bán hàng xuất khẩu, bán qua đại lý bán đúng giá, bán hàng ủy thác xuất khẩu, bán hàng thu tiền ngay, bán hàng chưa thu tiền. 
  • Tự động xác định giá bán cửa từng mặt hàng theo các chính sách giá bán, chính sách chiết khấu cho từng khách hàng. 
  • Cho phép kế toán xuất hóa đơn cho khách ngay khi lập chứng từ bán hàng hoặc có thể xuất hóa đơn vào một thời điểm khác nhau khi đã lập chứng từ bán hàng.

Các phần mềm kế toán như phần mềm kế toán FTS giúp kế toán đơn giản hóa mọi nghiệp vụ, xử lý nhanh chóng, chính xác các số liệu và cung cấp các báo cáo đầy đủ, kịp thời.

Contact Me on Zalo
Gọi ngay 090 456 6369