Quản lý bán lẻ cửa hàng xăng dầu

Mô hình phần mềm tại cửa hàng:

Quy trình bán hàng tại cửa hàng:

  • Bán hàng xuất hóa đơn luôn: Với khách hàng mua hàng, cửa hàng xuất hóa đơn luôn.
  • Trong TH bán hàng cho khách nợ, xuất hóa đơn theo đợt, khi bán hàng thực hiện xuất tạm.
  • Với khách hàng là khách lẻ, cửa hàng sẽ chốt 1 lần vào cuối ngày, lấy tổng số lượng bán trừ đi lượng xuất tạm và xuất hóa đơn trong ca, phần mềm sẽ có chức năng tính số đầu số cuối cột bơm để ra số cần nhập phiếu xuất bán lẻ.
  • Cuối tháng, cửa hàng xuất hóa đơn cho từng khách nợ chưa xuất hóa đơn trong tháng, phần mềm cho phép chọn các phiếu xuất tạm đã lập hóa đơn, và theo dõi được phiếu xuất tạm nào đã lập hóa đơn, phiếu nào chưa

Nhập hàng tại cửa hàng:

1.Công ty mua hành nhập kho tại cửa hàng:

  • Cửa hàng sẽ trực tiếp cập nhật hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp. Hàng sẽ trực tiếp cập nhật hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp, các thông tin nhập: Số hóa đơn, Số lượng, đơn giá nhập mua…Phần mềm tự động hạch toán.
  • Kiểm soát nhập mua 1: Phòng kinh doanh kiểm tra lại các thông tin hóa đơn cửa hàng đã nhập
  • Kiểm soát nhập mua 2: Chứng từ chuyển về phòng kế toán, kế toán kiểm tra lại các thông tin hóa đơn, thuế và định khoản tự động tại cửa hàng
  • Thanh toán: Công ty sẽ thanh toán cho nhà cung cấp và theo dõi công nợ cho đối tượng này. Cửa hàng chỉ theo dõi lượng hàng nhập vào, không theo dõi chi tiết công nợ với nhà cung cấp. Kế toán định khoả

2. Công ty chuyển hàng từ công ty về cửa hàng:

  • Tại cửa hàng: Phần mềm tự động sinh phiếu nhập vận chuyển nội bộ tương ứng. Nhân viên cửa hàng vào xác nhận phiếu.
  • Khi có sự chênh lệch:
  • Thừa trong định mức: Kế toán cửa hàng sẽ so sánh số thực nhập tính theo lit 30 mà kho báo . Nếu thưà hàng trong định mức, kế toán thực hiện Nhập hao hụt, phần mềm tự động hạch toán.
  • Thưà hàng ngoài định mức: phòng kế toán thực hiện nhập kho, phần mềm tự động hạch toán.
  • Thiếu hàng trong định mức: phòng kế toán thực hiện xuất hao hụt, phần mềm tự động hạch toán.
  • Thiếu hàng ngoài định mức: phòng kế toán thực hiện xuất kho, phần mềm tự động hạch toán

 Quản lý ca

  • Sau khi kết thúc ca làm việc, nhân viên cửa hàng phải thực hiện Chốt ca. Phần mềm sẽ tự động mở ca mới. Các chứng từ nhập vào sẽ nhập vào ca đang mở.
  • Khi chốt ca phần mềm sẽ tính toán và chốt, giao ca sau với các thông tin:
    • Số lượng tồn kho đầu kỳ của xăng ở cột dư đầu
    • Số lượng Nhập kho của xăng đã cập nhật vào phần mềm ở cột nhập
    • Số lượng xuất kho của xăng đã cập nhật vào phần mềm ở cột xuất.
    • Danh sách các cột bơm của cửa hàng, loại hàng tương ứng của từng cột bơm là xăng hay dầu
    • Chỉ số đầu của cột bơm: Phần mềm tự lấy lên từ chỉ số cuối của ca trước.
    • Nhân viên cửa hàng nhập vào chỉ số cuối tương ứng của từng cột bơm, phần mềm tự động tính ra số lượng xuất thực tế trong ngày bằng cách lấy chỉ số đầu trừ chỉ số cuối.

 Thu, chi tiền cửa hàng:

  • Cuối ngày khi nhân viên bán hàng nộp tiền hoặc khi khách hàng thanh toán, cửa hàng cập nhật thu tiền.
  • Khi cửa hàng nộp tiền về công ty, cửa hàng sẽ tạo phiếu chi/GBN, phần mềm tự động sinh phiếu thu/GBC trên công ty, kế toán vào xác nhận.
  • Khi khách hàng thanh toán cho công ty, công ty cập nhật phiếu thu/GBC, phần mềm tự động sinh phiếu chi/GBN ở dưới của hàng, cửa hàng vào xác nhận.