FTS School số hóa toàn bộ quy trình quản lý học phí từ khai báo các khoản phí, đăng ký, gửi thông báo phí, thu phí, quyết toán cho đến hạch toán và xuất hóa đơn, tất cả đều được tự động hóa và đồng bộ trong 1 hệ thống.
1. Khai báo chi tiết các loại phí, đơn giá – linh hoạt và chính xác
Cho phép nhà trường khai báo đầy đủ các loại phí/ khoản thu với học sinh:
- Các khoản phí theo năm
- Các khoản phí theo tháng
- Phí tiền ăn: Chi tiết phí theo từng bữa ăn
- Phí các câu lạc bộ
Thiết lập đơn giá cho từng loại phí theo từng năm học. Lưu trữ lịch sử thay đổi biểu phí qua từng năm, hỗ trợ so sánh
2. Quản lý các chương trình ưu đãi Miễn giảm, chiết khấu thanh toán
- Thiết lập các chính sách miễn giảm học sinh: theo từng loại phí, theo số tiền / tỷ lệ.
- Khai báo các học sinh được hưởng miễn giảm: cho phép 1 học sinh được hưởng nhiều chương trình miễn giảm theo đồng cấp hoặc giật cấp
- Hệ thống tự động áp dụng đúng chính sách vào thông báo học phí cho từng học sinh, tránh nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian xử lý.
- Thiết lập quy tắc về chính sách chiết khấu thanh toán: thanh toán sớm, thanh toán theo năm, theo hạn thanh toán
3. Đăng ký xe tuyến
- Quản lý thông tin xe tuyến
- Quản lý các điểm xe và tiền xe tương ứng
- Đăng ký danh sách học sinh đi xe tương ứng với từng điểm. Dựa vào điểm xe và đăng ký học sinh đi xe, phần mềm tự động lấy lên phí tiền xe vào đăng ký học phí
- Phụ huynh có thể sử dụng Cổng thông tin để thực hiện Đăng ký xe tuyến theo tháng. Khi Phụ huynh đăng ký, dữ liệu được đồng bộ về danh sách học sinh sinh đi xe để phục vụ tính tiền xe vào đăng ký học phí.
4. Đăng ký học phí
- Thiết lập gói học phí tiêu chuẩn theo từng khối học (Tiểu học, THCS, THPT) hoặc chương trình (Chuẩn, Song ngữ, Quốc tế).
Phần mềm cho phép đăng ký học phí hàng loạt theo lớp hoặc khối, tự động lấy thông tin gói học phí tiêu chuẩn và đơn giá đã được công bố. Người dùng có thể chỉnh sửa riêng cho các học sinh có gói học phí đặc biệt khác với gói tiêu chuẩn.
Trên bảng đăng ký học phí:
- Các khoản thu theo năm được ghi nhận vào cột đầu năm.
- Các khoản thu theo tháng sẽ được phân bổ đều cho từng tháng.
Đối với học sinh có chính sách miễn giảm, phần mềm sẽ tự động tính toán số tiền miễn giảm cho từng mã phí và từng tháng theo đúng thông tin đã khai báo.
5. Lập và Gửi thông báo học phí cho Phụ huynh
Tự động lập phiếu thông báo học phí theo mẫu của từng trường (Thông báo học phí đầu năm, Thông báo học phí hàng tháng). Trên thông báo chi tiết:
- Từng khoản phí, số tiền miễn giảm, số tiền cần nộp theo từng tháng, từng kỳ, năm học
- Thời hạn thanh toán, các chương trình chiết khấu thanh toán
- Thông tin tài khoản nhận thanh toán
Gửi email thông báo học phí tự động từ hệ thống tới phụ huynh.
Ngoài cách gửi Email, phần mềm còn cung cấp Cổng thông tin cho Phụ huynh có thể Tra cứu Thông báo học phí và Thanh toán học phí trực tuyến nhanh chóng, chính xác. Tham khảo thêm tính năng này tại đây!
6. Thu học phí đa hình thức – Ghi nhận công nợ – Hạch toán tự động
Thanh toán đa dạng bằng các hình thức:
- Tiền mặt
- Chuyển khoản
- Cổng thanh toán trực tuyến dành cho Phụ huynh tích hợp với ngân hàng hỗ trợ thanh toán trực tuyến qua nhiều hình thức thanh toán: Mã QR, Trả góp, Thanh toán thẻ Visa
Khi thu tiền, phần mềm tự động tính toán số tiền công nợ cần phải thu cho từng mục phí theo kỳ thu lựa chọn (tháng, kỳ, năm) gồm:
- Thừa thiếu từ kỳ trước chuyển sang
- Công nợ kỳ này
- Miễn giảm được hưởng
- Chiết khấu thanh toán sớm (nếu đủ điều kiện)
- Số cần phải thu và số thực thu theo số phụ huynh thanh toán
Tự động ghi nhận hạch toán kế toán khi thu tiền. Tự động liên kết với Ngân hàng để tạo phiếu Báo có học phí khi Phụ huynh thanh toán trực tuyến
Theo dõi công nợ học phí của học sinh chi tiết theo từng khoản phí rõ ràng và chi tiết.
7. Quyết toán học phí, ghi nhận hạch toán doanh thu, miễn giảm
Cuối kỳ, phần mềm tự động quyết toán học phí cho từng khoản phí theo đăng ký và theo thực tế sử dụng (đối với tiền ăn, tiền xe, tiền dịch vụ khác
Tự động hạch toán doanh thu, công nợ, miễn giảm, chiết khấu thanh toán, lên sổ sách báo cáo tài chính kế toán
Gửi email tự động thông báo quyết toán học phí đến phụ huynh, giúp tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp.
8. Xuất hóa đơn học phí
- Dựa vào dữ liệu thu tiền học phí, dữ liệu quyết toán học phí để lên dữ liệu xuất hóa đơn.
- Tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử FTS E-Invoice ngay trên phần mềm để phát hành hóa đơn nhanh chóng, chính xác, đúng quy định.
- Xem chi tiết tính năng Xuất hóa đơn học phí tại đây!
9. Báo cáo thông minh – hỗ trợ điều hành
- Tự động lên các báo cáo tổng hợp, báo cáo công nợ học phí cho từng học sinh, từng lớp, khối… theo nhu cầu quản trị của từng trường
Tính năng Quản lý Học phí trong FTS School là công cụ đắc lực giúp nhà trường hiện đại hóa quy trình tài chính, quản lý học phí minh bạch – chính xác – hiệu quả. Đây không chỉ là giải pháp số hóa mà còn là nền tảng giúp nâng cao niềm tin phụ huynh, tăng hiệu quả thu – chi, và hỗ trợ ban giám hiệu điều hành tài chính nhà trường một cách khoa học.