Phân hệ Quản lý Mua hàng trong phần mềm FTS Accounting được xây dựng nhằm chuẩn hóa và tối ưu toàn bộ quy trình mua hàng, từ khâu lập yêu cầu đến khi hàng hóa được nhập kho và thanh toán hoàn tất. Phân hệ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các đơn hàng mua, công nợ với nhà cung cấp, hàng hóa nhập kho, đảm bảo dữ liệu đồng bộ, minh bạch, giảm thiểu sai sót.
1. Quản lý yêu cầu mua hàng
- Tạo phiếu yêu cầu mua từ các bộ phận: phục vụ sản xuất, đơn hàng bán, nội bộ,…
- Hỗ trợ phê duyệt theo nhiều cấp, kiểm soát ngân sách ngay từ khâu đề xuất.
- Tự động đối chiếu với tồn kho để tránh dư thừa hàng hóa.
- Gắn thời gian cần hàng, hình thức mua rõ ràng.
2. Lập và theo dõi đơn hàng mua
- Quản lý thông tin nhà cung cấp, giá mua, định mức công nợ, thời hạn thanh toán.
- Tạo đơn hàng từ yêu cầu mua hoặc hợp đồng nguyên tắc.
- Theo dõi trạng thái đơn hàng : đã đặt – đang vận chuyển – đã cập cảng – đã về kho – đang kiểm định
- Theo dõi số lượng đặt hàng và tự động link dữ liệu nhập hàng từ các chứng từ nhập kho/ nhập khẩu/ hóa đơn thực tế để đối chiếu với số lượng đặt hàng,
3. Nhập kho và phân bổ chi phí mua hàng
- Tạo phiếu nhập kho từ đơn hàng mua hoặc nhập trực tiếp (không theo đơn).
- Theo dõi hàng nhập nội địa và nhập khẩu, tự động tính thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu đối với hàng hóa nhập khẩu
- Ghi nhận số lượng thực nhận, tình trạng hàng, hóa đơn kèm theo.
- Phân bổ chi phí mua hàng (vận chuyển, thuế, bảo hiểm, kiểm định…) theo tiêu thức tùy chọn: Theo giá trị, số lượng,…vào từng mặt hàng, phục vụ cho tính vốn, quản trị lợi nhuận.
- Theo dõi hàng trả lại nhà cung cấp trong nhiều trường hợp do hàng không đạt tiêu chuẩn
4. Theo dõi thanh toán và công nợ nhà cung cấp
- Chi tiết thanh toán công nợ với nhà cung cấp theo từng hợp đồng, đơn hàng, hóa đơn.
- Cảnh báo công nợ đến hạn.
- Theo dõi tuổi nợ với nhà cung cấp cho từng hợp đồng, đơn hàng, hóa đơn
5. Báo cáo và phân tích mua hàng toàn diện
Tự động tạo các báo cáo phân tích mua hàng:
- Báo cáo mua hàng theo thời gian, nhà cung cấp, mặt hàng
- Bảng kê hàng hóa mua vào, dịch vụ thuê ngoài, nhật ký mua hàng.
- Đối chiếu giữa yêu cầu – đặt mua – thực nhận để kiểm tra hiệu quả vận hành.