Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử và các trường hợp không phải lập hóa đơn theo quy định mới

Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã thay đổi gì doanh nghiệp cần biết?

Kể từ ngày 01/7/2026, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay thế các quy định trước đây về hóa đơn điện tử và hướng dẫn chi tiết Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15. Một trong những nội dung được nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và đơn vị cung cấp phần mềm quan tâm nhất là quy định về đối tượng sử dụng từng loại hóa đơn điện tử và các trường hợp không phải lập hóa đơn.

So với quy định trước đây, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã phân loại rõ hơn đối tượng áp dụng, bổ sung thêm nhiều ngành nghề mới, đồng thời quy định cụ thể các trường hợp được miễn lập hóa đơn điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định nhưng cũng đòi hỏi phải rà soát lại quy trình và phần mềm đang sử dụng để tránh sai sót trong quá trình phát hành hóa đơn.

Căn cứ pháp lý

• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
• Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026.
• Thông tư số 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026.

1. Những đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử

Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ đều phải sử dụng hóa đơn điện tử theo hình thức phù hợp với từng đối tượng.

Các nhóm đối tượng chính bao gồm:

• Doanh nghiệp.
• Tổ chức kinh tế.
• Đơn vị sự nghiệp có hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ.
• Hộ kinh doanh.
• Cá nhân kinh doanh.
• Tổ chức nước ngoài có hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.
• Một số trường hợp được cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh.

Như vậy, phạm vi áp dụng đã bao quát gần như toàn bộ các chủ thể có phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Nghị định 254/2026/NĐ-CP tiếp tục quy định nhóm doanh nghiệp đáp ứng điều kiện được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.

Đáng chú ý, quy định mới bổ sung thêm nhiều lĩnh vực có thể áp dụng hình thức này, bao gồm:

• Ngân hàng.
• Chứng khoán.
• Tài sản mã hóa.
• Dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon.

Đây là điểm mới so với quy định trước đây nhằm phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế số và các loại hình dịch vụ tài chính mới.

3. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh không thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn không có mã, việc phát hành hóa đơn điện tử sẽ thực hiện thông qua hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

Ngoài ra, cơ quan thuế vẫn thực hiện cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh đối với một số trường hợp đặc biệt như:

• Tổ chức không kinh doanh nhưng phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc diện chịu thuế.
• Bán tài sản công trong một số trường hợp theo quy định.

Đồng thời, Nghị định cũng bãi bỏ quy định cấp hóa đơn từng lần phát sinh đối với doanh nghiệp đã giải thể hoặc chấm dứt hiệu lực mã số thuế, giúp thống nhất với Luật Quản lý thuế mới.

4. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Một trong những nội dung được nhiều doanh nghiệp bán lẻ quan tâm là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

• Trường hợp tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã theo quy định thì không bắt buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Quy định này giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn phù hợp với mô hình kinh doanh, tránh việc phải chuyển đổi hình thức sử dụng hóa đơn không cần thiết.

5. Quy định mới đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh

Nghị định 254/2026/NĐ-CP dành nhiều nội dung điều chỉnh riêng cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.

Một số điểm đáng chú ý gồm:

Hộ kinh doanh có doanh thu trên 01 tỷ đồng/năm

Bắt buộc phải sử dụng:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; hoặc
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Hộ kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu

Cũng thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Hộ kinh doanh chưa thuộc diện bắt buộc

Nếu có nhu cầu vẫn được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

6. Các trường hợp không phải lập hóa đơn điện tử

Một trong những điểm mới quan trọng của Nghị định 254/2026/NĐ-CP là lần đầu tiên quy định riêng một điều về các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Một số trường hợp tiêu biểu gồm:

Hộ kinh doanh thuộc diện lập Bảng kê thu mua

Áp dụng đối với các trường hợp theo quy định của pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hoạt động cho thuê bất động sản của hộ, cá nhân kinh doanh

Thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản thuộc trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo điều kiện quy định.

Cung cấp sản phẩm nội dung số ra nước ngoài

Bao gồm:

• Trò chơi điện tử.
• Phim số.
• Nhạc số.
• Ảnh số.
• Quảng cáo số.
• Các dịch vụ nội dung thông tin số cung cấp cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.

Đại lý bảo hiểm, xổ số, bán hàng đa cấp

Khi doanh nghiệp đã thực hiện khấu trừ thuế theo quy định.

Một số hoạt động tài chính

Bao gồm:

• Tái bảo hiểm.
• Nhượng tái bảo hiểm.
• Thu hoa hồng tái bảo hiểm.
• Nhận tiền gửi.
• Phát hành chứng chỉ tiền gửi.
• Phát hành chứng khoán sơ cấp.
• Bán nợ.
• Giao dịch ngoại tệ.
• Sản phẩm phái sinh.

Đối với giao dịch bán ngoại tệ, doanh nghiệp phải lập bảng tổng hợp giao dịch theo tháng và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Cho mượn tài sản

Không phải lập hóa đơn đối với:

• Máy móc.
• Thiết bị.
• Công cụ, dụng cụ.
• Tài sản cố định phục vụ gia công.

Với điều kiện:

• Không thu tiền.
• Không chuyển quyền sở hữu.

Đây là quy định giúp doanh nghiệp giảm thủ tục hành chính đối với các giao dịch nội bộ hoặc phục vụ hoạt động sản xuất.

7. Một số trường hợp đặc thù cần lưu ý

Ngoài các quy định chung, Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn bổ sung hướng dẫn đối với nhiều nghiệp vụ đặc biệt như:

Hoạt động ủy thác xuất khẩu

Đơn vị nhận ủy thác lập hóa đơn đối với phí ủy thác.

Hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC)

Có quy định riêng đối với:

• Phân chia doanh thu.
• Phân chia chi phí.
• Đại diện xuất hóa đơn.

Bán tài sản công

Có hướng dẫn riêng về việc cấp hóa đơn từng lần phát sinh.

Đồng bảo hiểm

Có quy định riêng về việc lập hóa đơn khi thu phí và phân chia doanh thu.

Những nội dung này giúp tháo gỡ nhiều vướng mắc thực tế mà doanh nghiệp gặp trong quá trình triển khai.

8. Những hiểu nhầm doanh nghiệp thường gặp

Qua quá trình tư vấn, FTS nhận thấy nhiều doanh nghiệp vẫn đang hiểu chưa đúng một số quy định:

❌ Hiểu nhầm 1: Mọi doanh nghiệp bán lẻ đều bắt buộc dùng hóa đơn từ máy tính tiền.

Đúng: Chỉ những đối tượng thuộc diện bắt buộc theo quy định mới phải áp dụng; nhiều trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã thì không bắt buộc chuyển sang máy tính tiền.

❌ Hiểu nhầm 2: Hộ kinh doanh nào cũng phải dùng hóa đơn điện tử.

Đúng: Chỉ một số nhóm hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc; các trường hợp còn lại có thể đăng ký sử dụng nếu có nhu cầu.

❌ Hiểu nhầm 3: Mọi giao dịch đều phải lập hóa đơn.

Đúng: Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã quy định rõ nhiều trường hợp không phải lập hóa đơn điện tử, đặc biệt đối với một số hoạt động tài chính, tái bảo hiểm, cho mượn tài sản và các trường hợp đặc thù khác.

Doanh nghiệp cần làm gì?

Để tuân thủ đúng quy định mới, doanh nghiệp nên:

• Xác định chính xác loại hóa đơn điện tử phù hợp với mô hình hoạt động.
• Rà soát xem doanh nghiệp có thuộc diện sử dụng hóa đơn có mã, không có mã hay hóa đơn từ máy tính tiền.
• Kiểm tra các nghiệp vụ đặc thù như ủy thác, hợp tác kinh doanh, bảo hiểm hoặc hoạt động tài chính để áp dụng đúng quy định.
• Đánh giá và cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán hoặc ERP nhằm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Khuyến nghị từ FTS

Việc xác định đúng đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử là bước đầu tiên nhưng rất quan trọng để doanh nghiệp triển khai đúng quy định. Lựa chọn sai loại hóa đơn hoặc áp dụng không đúng trường hợp miễn lập hóa đơn có thể dẫn đến sai sót trong quá trình kê khai, truyền dữ liệu và quản lý thuế.

FTS khuyến nghị doanh nghiệp chủ động rà soát quy trình nghiệp vụ và phối hợp với nhà cung cấp phần mềm để bảo đảm hệ thống đang sử dụng đã được cập nhật đầy đủ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, từ đó vận hành ổn định và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

---

FTS – Đồng hành cùng Doanh nghiệp và Cá nhân trong Chuyển đổi số.

Địa chỉ: Tòa nhà Lilama 10, phố Tố Hữu, Phường Đại Mỗ, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Email: info@fts.com.vn

Tel: 024 3748 0398 – Fax: 024 3748 0399

Website: https://fts.com.vn/

Linkedln: https://www.linkedin.com/company/first-trust-solution/

Zalo: https://zalo.me/firsttrustsolution