Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Những thay đổi quan trọng và các tình huống doanh nghiệp cần lưu ý

Một trong những nội dung có ảnh hưởng lớn nhất đến công tác kế toán và quản lý thuế của doanh nghiệp là thời điểm lập hóa đơn điện tử. Chỉ cần lập hóa đơn sớm hoặc muộn hơn thời điểm quy định cũng có thể dẫn đến việc kê khai thuế sai kỳ, ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí và tiềm ẩn rủi ro bị xử lý vi phạm hành chính.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã kế thừa các quy định hiện hành, đồng thời bổ sung nhiều trường hợp đặc thù để phù hợp với thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp trong các lĩnh vực như công nghệ số, thương mại điện tử, ngân hàng, bảo hiểm, vận tải và các dịch vụ cần đối soát dữ liệu. Vì vậy, doanh nghiệp cần hiểu đúng và áp dụng đúng quy định để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Căn cứ pháp lý

• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
• Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Điều 9 – Thời điểm lập hóa đơn).
• Thông tư số 91/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành.

Nguyên tắc chung về thời điểm lập hóa đơn

Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn phải phản ánh đúng thời điểm phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa, trừ một số trường hợp đặc thù được quy định riêng.

Nguyên tắc này nhằm bảo đảm:

• Doanh thu được ghi nhận đúng kỳ.
• Nghĩa vụ thuế phát sinh đúng thời điểm.
• Dữ liệu hóa đơn điện tử đồng bộ với dữ liệu quản lý thuế.

Việc lập hóa đơn chậm hoặc trước thời điểm quy định đều có thể dẫn đến sai lệch trong kê khai thuế và làm tăng rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa

Đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Ví dụ:

• Doanh nghiệp giao hàng ngày 10/7.
• Khách hàng thanh toán ngày 20/7.

➡ Hóa đơn phải được lập vào ngày 10/7, là thời điểm giao hàng.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ

Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Nếu dịch vụ được cung cấp theo nhiều giai đoạn hoặc từng phần thì mỗi phần hoàn thành đều phải lập hóa đơn tương ứng.

Ví dụ:

Một doanh nghiệp triển khai phần mềm trong 03 giai đoạn và nghiệm thu từng giai đoạn. Sau mỗi lần nghiệm thu, doanh nghiệp phải lập hóa đơn cho phần giá trị dịch vụ đã hoàn thành.

3. Thu tiền trước có phải lập hóa đơn không?

Thông thường, việc thu tiền trước hoặc thu tiền theo tiến độ trước khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ vẫn phải lập hóa đơn theo quy định.

Tuy nhiên, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã bổ sung một ngoại lệ quan trọng đối với khoản tiền đặt cọc (phân tích tại mục tiếp theo).

4. Thu tiền đặt cọc – Điểm mới doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý

Đây là một trong những thay đổi được nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP:

Khoản tiền đặt cọc nhằm bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng theo quy định của Bộ luật Dân sự thì không phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận đặt cọc.

Quy định này giúp thống nhất với bản chất pháp lý của khoản đặt cọc, tránh việc doanh nghiệp phải lập hóa đơn khi giao dịch mua bán hoặc cung cấp dịch vụ chưa thực sự phát sinh.

Ví dụ:

Công ty A ký hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn với khách hàng B và nhận khoản đặt cọc 100 triệu đồng để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Tại thời điểm nhận khoản đặt cọc này, Công ty A không phải lập hóa đơn. Hóa đơn sẽ được lập khi dịch vụ hoàn thành hoặc theo thời điểm quy định đối với hợp đồng.

5. Dịch vụ công nghệ thông tin và nền tảng số

Đối với các dịch vụ:

• Công nghệ thông tin.
• Dịch vụ số.
• Nền tảng số.
• Trung gian thanh toán trên nền tảng viễn thông và CNTT.

Do đặc thù cần thời gian đối soát dữ liệu, Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép lập hóa đơn chậm nhưng không quá 07 ngày kể từ thời điểm kết thúc kỳ đối soát, theo quy định cụ thể.

Điều này giúp doanh nghiệp có đủ thời gian tổng hợp dữ liệu chính xác trước khi phát hành hóa đơn.

6. Thương mại điện tử

Các doanh nghiệp thương mại điện tử thường phát sinh số lượng giao dịch rất lớn và cần đối soát với nhiều bên như sàn giao dịch, đơn vị vận chuyển và cổng thanh toán.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép một số dịch vụ thương mại điện tử đáp ứng điều kiện về hệ thống quản lý dữ liệu được lập Bảng thông tin chi tiết giao dịch và truyền dữ liệu cho cơ quan thuế theo mẫu quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, thay cho việc lập hóa đơn ngay tại từng thời điểm giao dịch.

7. Dịch vụ taxi và vận tải hành khách

Đối với:

• Taxi.
• Xe hợp đồng.
• Xe mô tô hai bánh kết nối qua phần mềm.
• Dịch vụ vận tải hành khách cung cấp cho doanh nghiệp, tổ chức.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép lập hóa đơn sau khi kết thúc kỳ đối soát, thay vì phải lập ngay tại từng chuyến đi, giúp phù hợp với thực tế quản lý và thanh toán.

8. Kinh doanh bảo hiểm

Lĩnh vực bảo hiểm cũng được bổ sung quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn.

Đối với hợp đồng đồng bảo hiểm:

• Khi thu phí bảo hiểm, từng doanh nghiệp đồng bảo hiểm lập hóa đơn đối với phần phí được hưởng.
• Nếu có doanh nghiệp được các bên ủy quyền thu hộ phí bảo hiểm thì doanh nghiệp thu hộ lập hóa đơn cho khách hàng trên toàn bộ giá trị hợp đồng; các doanh nghiệp còn lại lập hóa đơn cho doanh nghiệp thu hộ đối với phần doanh thu được phân chia theo thỏa thuận.

Quy định này tạo cơ sở pháp lý rõ ràng cho nghiệp vụ đồng bảo hiểm vốn trước đây còn nhiều cách hiểu khác nhau.

9. Ngân hàng và các tổ chức tài chính

Đối với các dịch vụ:

• Ngân hàng.
• Trung gian thanh toán.
• Ví điện tử.
• Chứng khoán.
• Thông tin tín dụng.
• Giao dịch tài sản mã hóa.
• Sàn giao dịch các-bon.

Nếu đáp ứng điều kiện có hệ thống phần mềm quản lý và lưu trữ dữ liệu giao dịch, doanh nghiệp được phép tổng hợp dữ liệu theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch gửi cơ quan thuế theo mẫu quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.

10. Các dịch vụ cần đối soát dữ liệu

Ngoài các lĩnh vực nêu trên,Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn bổ sung quy định đối với nhiều dịch vụ phát sinh thường xuyên cần đối soát như:

• Quảng cáo trên báo điện tử.
• Dịch vụ dữ liệu.
• Hoa tiêu hàng hải.
• Bảo vệ.
• Công nghệ số.
• Viễn thông.
• Các sản phẩm, dịch vụ dữ liệu.

Đối với một số sản phẩm, dịch vụ về dữ liệu cần thời gian đối soát, thời điểm lập hóa đơn có thể chậm hơn nhưng không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh giao dịch theo quy định.

Ví dụ minh họa

Tình huống 1: Đặt cọc

Khách hàng chuyển khoản đặt cọc để bảo đảm ký hợp đồng.

➡ Không lập hóa đơn tại thời điểm nhận đặt cọc.

Tình huống 2: Doanh nghiệp phần mềm

Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ SaaS theo tháng, cuối kỳ cần đối soát dữ liệu sử dụng.

➡ Có thể lập hóa đơn sau thời điểm kết thúc kỳ đối soát theo quy định.

Tình huống 3: Taxi

Doanh nghiệp ký hợp đồng vận chuyển với một công ty và đối soát doanh thu theo tháng.

➡ Lập hóa đơn sau khi hoàn thành đối soát dữ liệu trong thời hạn quy định.

Tình huống 4: Đồng bảo hiểm

Ba doanh nghiệp cùng tham gia đồng bảo hiểm, trong đó một doanh nghiệp được ủy quyền thu phí.

➡ Doanh nghiệp thu hộ lập hóa đơn cho khách hàng trên toàn bộ giá trị hợp đồng; các doanh nghiệp còn lại lập hóa đơn cho doanh nghiệp thu hộ đối với phần doanh thu được hưởng.

Những lỗi doanh nghiệp thường gặp

Qua quá trình triển khai và hỗ trợ khách hàng, FTS ghi nhận một số sai sót phổ biến:

• Lập hóa đơn ngay khi nhận tiền đặt cọc mặc dù chưa đến thời điểm phải lập.
• Chờ khách hàng thanh toán mới lập hóa đơn bán hàng.
• Lập hóa đơn sau thời điểm hoàn thành dịch vụ quá lâu.
• Áp dụng sai quy định đối với các dịch vụ được phép đối soát dữ liệu.
• Không phân biệt giữa thu tiền trước và đặt cọc.
• Không cập nhật quy trình cho các nghiệp vụ đặc thù như thương mại điện tử, taxi, bảo hiểm hoặc ngân hàng.
• Phần mềm chưa được cấu hình theo đúng thời điểm lập hóa đơn của từng loại nghiệp vụ.

Doanh nghiệp cần làm gì?

Để tuân thủ quy định mới, doanh nghiệp nên:

• Rà soát toàn bộ quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ để xác định đúng thời điểm lập hóa đơn.
• Phân loại rõ các khoản thu tiền trước, tiền đặt cọc và các trường hợp đặc thù.
• Kiểm tra các hợp đồng dịch vụ có cơ chế đối soát dữ liệu định kỳ.
• Cập nhật quy trình phát hành hóa đơn cho các lĩnh vực đặc thù như thương mại điện tử, công nghệ số, vận tải, bảo hiểm và ngân hàng.
• Làm việc với nhà cung cấp phần mềm để bảo đảm hệ thống tự động xác định đúng thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Khuyến nghị từ FTS

Thời điểm lập hóa đơn là một trong những tiêu chí được cơ quan thuế kiểm tra kỹ khi đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử với doanh thu và kê khai thuế. Doanh nghiệp không nên áp dụng một quy trình chung cho mọi loại giao dịch mà cần xây dựng quy trình theo từng nghiệp vụ, đặc biệt đối với các lĩnh vực có quy định riêng như công nghệ thông tin, thương mại điện tử, vận tải, bảo hiểm và ngân hàng.

FTS khuyến nghị doanh nghiệp rà soát và cấu hình lại phần mềm kế toán, ERP và hóa đơn điện tử để tự động hóa việc xác định thời điểm lập hóa đơn, giảm thiểu sai sót và bảo đảm tuân thủ đầy đủ Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.

» Tải file Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Hướng dẫn Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử chứng từ điện tử: TẠI ĐÂY