QUY TRÌNH XỬ LÝ HÓA ĐƠN SAI SÓT, ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ THEO THÔNG TƯ 78/2021/TT-BTC VÀ NGHỊ ĐỊNH 123/2020/NĐ-CP

Căn cứ Điều 19, Nghị định 123 và Điều 7, Thông tư 78, dưới đây là các trường hợp cần thực hiện xử lý hóa đơn sai sót, điều chỉnh hóa đơn điện tử và quy trình xử lý như sau:

Các trường hợp cần thực hiện xử lý hóa đơn sai sót, điều chỉnh hóa đơn điện tử theo TT78/2021/TT-BTC VÀ NĐ123/2020/NĐ-CP

Các trường hợp cần thực hiện xử lý hóa đơn sai sót, điều chỉnh hóa đơn điện tử theo TT78/2021/TT-BTC VÀ NĐ123/NĐ-CP

Như vậy về nguyên tắc, khi doanh nghiệp xuất hóa đơn mà có phát sinh sai sót do người mua, người bán hoặc cơ quan Thuế phát hiện thì người bán (bên xuất hóa đơn) sẽ được xử lý sai sót bằng cách thực hiện thông báo cho cơ quan Thuế về sai sót, sau đó xuất hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh để xử lý sai sót và gửi cho người mua, gửi cơ quan Thuế. Tùy từng trường hợp cụ thể mà có các cách thức xử lý như đã nêu ở trên.

Quy trình xử lý hóa đơn sai sót, điều chỉnh hóa đơn điện tử theo TT78 và NĐ123 trên phần mềm hóa đơn điện tử FTS E-Invoice

1. HDDT đã cấp số, chưa phát hành, phát hiện sai sót

Người dùng sửa lại thông tin sai trên màn hình chứng từ => Lưu lại => Phát hành hoá đơn.

2. HDDT đã phát hành, khi chuyển CQT báo lỗi sai định dạng, hoá đơn chưa lên web tra cứu của TCT

Người dùng thực hiện chức năng xoá hoá đơn để thực hiện xoá hạch toán của hoá đơn đó.

3. HDDT đã được CQT cấp mã bị sai sót

3.1. TH1: Hoá đơn chưa gửi cho người MUA:

– Bước 1: Lập thông báo cho cơ quan thuế theo MS04/SS-HĐĐT v/v hủy HĐĐT

Đường dẫn: Hóa đơn điện tử => Thông báo sai sót

• Nhấn Mới
• Chọn <<…>> ở trường Số hoá đơn
• Tìm kiếm hd có sai sót
• Nhấn chuột vào dòng hd sai sót
• Nhấn <<Chọn>>

Nhập đủ tất cả các thông tin cần thiết:

• Mẫu số: 04/SS-HĐĐT
• Loại thông báo:

+ Loại 1: Thông báo hủy/giải trình của NNT: Để trống 2 trường Số TB CQT, Ngày thông báo của CQT

+ Loại 2: Thông báo hủy/giải trình của NNT theo thông báo của CQT: Bắt buộc nhập Số TB CQT, Ngày thông báo của CQT

• Mã đơn vị quan hệ ngân sách: Bắt buộc đối với đơn vị bán tài sản công không có Mã số thuế
• Mã CQT cấp: 34 ký tự mà CQT đã cấp
• Loại áp dụng hóa đơn điện tử: Chi tiết tại Phụ lục VI kèm theo Quy định 1450
• Tính chất thông báo:

• Lưu
• Nhấn <<Gửi CQT>>

Trạng thái của thông báo sẽ tự động chuyển theo tình trạng tương ứng.

• Nếu trạng thái là Đã gửi CQT thì chuyển qua bước 2.
• Nếu trạng thái là Chờ gửi CQT hoặc Gửi CQT không thành công thì TBSS đang bị sai và thực hiện sửa lại TBSS.

– Bước 2: Lập HĐĐT mới gửi cho cơ quan thuế để xin cấp mã mới và CQT hủy hóa đơn đã cấp mã lần trước trên hệ thống

Đường dẫn: Bán hàng – Bán hàng

• Nhấn Mới
• Nhập các thông tin cần thiết

• Nhấn Lưu
• Nhấn Cấp số HĐ
• Nhấn Phát hành HĐ, phần mềm tự động chuyển hoá đơn vừa phát hành lên CQT để cấp mã.

– Bước 3: Gửi lại HĐ đúng cho người MUA

3.2. TH2: Đã gửi cho người MUA (Nhưng sai sót thông tin không quan trọng như tên, địa chỉ…)

– Bước 1: Thông báo cho người MUA về việc HĐ sai sót này

– Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT v/v sai sót thông tin này

– Bước 3: Không phải lập lại HĐĐT

3.3. TH3: Đã gửi cho người MUA (Nhưng sai sót thông tin quan trọng như MST, số tiền, hàng hóa…)

– Bước 1: Người MUA và người BÁN lập VB ghi rõ nội dung sai sót

– Bước 2: Tạo thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT v/v sai sót thông tin này và CQT hủy hóa đơn đã cấp mã lần trước trên hệ thống

Đường dẫn: Hoá đơn điện tử – Thông báo HDDT sai sót

• Mới
• Chọn <<…>> ở trường Số HD
• Tìm kiếm HĐ có sai sót
• Nhấn chuột vào dòng HĐ sai sót
• Nhấn <<Chọn>>
• Nhập đủ tất các thông tin
• Mẫu số: 04/SS-HĐĐT
• Loại thông báo: Loại 1: Thông báo hủy/giải trình của NNT
• Mã đơn vị quan hệ ngân sách: bắt buộc đối với đơn vị bán tài sản công không có Mã số thuế
• Mã CQT cấp: 34 ký tự mà CQT đã cấp
• Loại áp dụng hóa đơn điện tử: Chi tiết tại Phụ lục VI kèm theo Quy định 1450
• Tính chất thông báo:

• Lưu
• Nhấn <<Gửi CQT>>

Trạng thái của thông báo sẽ tự động chuyển theo tình trạng tương ứng.

• Nếu trạng thái là Đã gửi CQT thì chuyển qua bước 3.
• Nếu trạng thái là Chờ gửi CQT hoặc Gửi CQT không thành công thì TBSS đang bị sai và thực hiện sửa lại TBSS.

– Bước 3: Tạo hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn thay thế cho hoá đơn sai sót

* Tính chất thông báo chọn loại 2 => Tạo hoá đơn điều chỉnh

Mở màn hình chứng từ hoá đơn sai sót muốn điều chỉnh

• Nhấn <<Điều chỉnh>>
• Chọn Loại chứng từ : ĐIều chỉnh theo TT78
• Nhấn <<Đồng ý>>

Phần mềm xuất hiện màn hình hoá đơn điều chỉnh

• Nhập các thông tin cần thiết, nhập số lượng, số tiền chênh lệch cần điều chỉnh
• Có thể điều chỉnh tăng và giảm cho cùng 1 hd
• Lưu
• Cấp số, phát hành hoá đơn, Truyền hoá đơn lên CQT để lấy mã CQT.

* Tính chất thông báo chọn loại 3 => Tạo hoá đơn thay thế

Sau khi TBSS đã gửi lên CQT thành công, phần mềm sẽ tự động chuyển hoá đơn sai sót thành Đã xoá và xoá hạch toán chứng từ.

Mở màn hình hoá đơn sai sót

• Nhấn <<Tạo HĐ thay thế>>

Phần mềm hiện màn hình chứng từ mới:

• Nhập các thông tin cần thiết
• Lưu
• Cấp số HĐ, Phát hành HĐ, Truyền hoá đơn lên CQT để cấp mã

– Bước 4: Gửi lại HĐ đúng cho người MUA

3.4. TH4: Cơ quan thuế phát hiện HĐ đã được cấp mã có sai sót

• CQT thông báo cho người BÁN theo mẫu số 05 để người Bán kiểm tra sai sót
• Trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của CQT người bán thực hiện các bước theo trường hợp 1/2/3)

Liên hệ ngay (024).3748.0398 để được tư vấn và demo chi tiết Giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử FTS E-Invoice tích hợp sẵn trên phần mềm kế toán FTS.