Chia sẻ
Chia sẻ
Sao chépThời đại công nghệ thông tin bùng nổ, nhiều doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư ngân sách để triển khai hệ thống ERP, nhằm nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả công việc của doanh nghiệp. Bên cạnh những doanh nghiệp triển khai hiệu quả theo kế hoạch đặt ra, có nhiều doanh nghiệp bị kéo dài thời gian triển khai, phát sinh nhiều khoản chi phí và không đạt được các yêu cầu quản lý ban đầu. Cũng có không ít doanh nghiệp thất bại, phải hủy bỏ hệ thống mới xây dựng, quay về với lối quản lý cũ.
05 yếu tố từ phía doanh nghiệp ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai dự án ERP
Có rất nhiều nguyên nhân, cả chủ quan và khách quan, từ cả phía đơn vị tư vấn và phía doanh nghiệp ứng dụng, ảnh hưởng đến việc triển khai dự án ERP. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu 05 yếu tố quan trọng từ phía doanh nghiệp ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai dự án.
1. Trưởng nhóm triển khai dự án ERP
Đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến sự thành công của dự án ERP.
Trưởng dự án phải là người:
- Có quyền lực, có tiếng nói trong doanh nghiệp, phải là thành viên ban giám đốc của công ty, được giao quyền quyết định phần lớn các công việc liên quan đến dự án;
- Có hiểu biết tốt về các quy trình kinh doanh trong công ty và hiểu biết tổng quan về hệ thống ERP;
- Có thời gian cho dự án, có trách nhiệm, mong muốn triển khai áp dụng hệ thống ERP, tin tưởng vào sự thành công của dự án, mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp.
Dự án ERP liên quan đến nhiều phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp. Vì vậy, trưởng dự án phải có tiếng nói để có khả năng dàn xếp giữa các nhóm lợi ích khác nhau và giải quyết xung đột phát sinh khi cần thiết.
Trong quá trình triển khai dự án, có những lúc cần nhiều thời gian họp, trao đổi xử lý các vấn đề phát sinh. Trưởng dự án cần có thời gian đầu tư cho dự án, từ đó nắm bắt thông tin và kịp thời ra quyết định, tránh tình trạng chờ đợi kéo dài, các công việc bị đình trệ, làm chậm tiến độ dự án.
Ngoài ra, dự án ERP gắn liền với toàn bộ các quy trình hoạt động trong công ty. Trưởng dự án phải nắm rõ các quy trình đưa vào dự án, qua đó đảm bảo dự án đi đúng hướng quản lý mong muốn.
Theo thực tế triển khai cho nhiều khối khách hàng khác nhau, có nhiều doanh nghiệp giao vị trí Trưởng nhóm dự án cho Trưởng phòng hành chính – một chức danh thiếu gần hết các yêu cầu trên đối với một trưởng dự án triển khai ERP.
2. Đội triển khai dự án, nhóm sử dụng chính (key users)
Việc lựa chọn các thành viên của đội triển khai dự án là một phàn cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình triển khai dự án.
Thông thường, đội triển khai dự án ERP về phía doanh nghiệp sẽ bao gồm:
- Trưởng bộ phận, phòng ban tham gia dự án
- Người sử dụng chính (key users): Nên chọn là những thành viên có trình độ, khả năng học hỏi tốt, hiểu và nắm bắt vấn đề nhanh. Đồng thời, cũng là những người nắm rõ nghiệp vụ, quy trình hoạt động của bộ phận mình.
- Cán bộ IT, người nắm rõ hệ thống mạng, hệ thống tin học cũng như các yêu cầu kỹ thuật của dự án ERP.
Cần có đội triển khai dự án gồm những nhân tố nêu trên, vì trên thực tế, nếu không có đội dự án của doanh nghiệp, đội dự án của đơn vị tư vấn sẽ phải làm việc rời rạc với từng người trong các bộ phận. Thông thường đây là nhóm người sử dụng cuối. Với số lượng lớn, đa dạng, thậm chi một số người dùng cuối trình độ không cao, thiếu nhiệt tình, thiếu trách nhiệm, hoặc có thể có nhiều biến động về nhân sự ở nhóm này, sẽ gây tốn thời gian triển khai dự án, khó thống nhất vấn đề, khó nghiệm thu.
Đội dự án từ phía doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm xây dựng yêu cầu cho dự án ERP, tiếp nhận chương trình, kiểm tra chương trình, đào tạo và hỗ trợ người dùng cuối (end users), hỗ trợ vận hành hệ thống.
Bên tư vấn sẽ đào tạo cho các key users và các key users sẽ đào tạo lại cho các end users. Key users sẽ tiếp nhận, kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm với bên tư vấn. Nếu doanh nghiệp phụ thuộc hết vào đơn vị triển khai mà bản thân doanh nghiệp không làm chủ được hệ thống ERP thì doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình vận hành lâu dài hệ thống ERP.
Thông thường 1 key user sẽ hỗ trợ hiệu quả cho từ 3 đến 5 end user, nên tùy theo số lượng end users trong doanh nghiệp mà xây dựng nhóm key users với số lượng phù hợp. Những đơn vị lớn có số lượng end users đến mấy chục hay vài trăm sẽ xây dựng key user theo nhiều cấp độ. Ví dụ key user cấp 1 ở trụ sở chính sẽ tiếp nhận phần mềm, sau đó sẽ đào tạo cho key user cấp 2 tại các đơn vị để key user cấp 2 này đào tạo lại cho end user, hỗ trợ end user trong quá trình vận hành. Các vướng mắc sẽ được key user cấp 2 phối hợp với key user cấp 1 để xác định vấn đề, key user cấp 1 sẽ phối hợp với nhóm dự án của đơn vị tư vấn hệ thống ERP cùng giải quyết.
Với một dự án ERP, tùy số lượng người sử dụng mà cần có những key users cấp 1 toàn thời gian hoặc gần như toàn thời gian. Điều này rất quan trọng trong thời gian đầu triển khai, thời gian đầu go-live, cũng như trong quá trình vận hành lâu dài sau này. Doanh nghiệp có các nhân viên, bộ phận IT toàn thời gian thì khi triển khai hệ thống ERP cũng cần có các nhân viên nghiệp vụ phụ trách ERP toàn thời gian. Rất tiếc là không nhiều doanh nghiệp cắt cử key users cấp 1 toàn thời gian mà để phụ thuộc hoàn toàn vào bên tư vấn. Do đó, các dự án ít nhiều bị kéo dài, tùy thuộc vào thời gian đội triển khai phía doanh nghiệp đầu tư cho dự án.
3. Những người sử dụng cuối (end users)
Người sử dụng cuối là người làm việc trực tiếp với phần mềm ERP nhiều nhất, là người nhập dữ liệu vào phần mềm. Vì vậy nếu người sử dụng không đủ khả năng sử dụng phần mềm sẽ dẫn đến sự thất bại trong triển khai ERP.
Doanh nghiệp nên đánh giá kỹ lưỡng nhân sự là những người dùng cuối, trong trường hợp cần thiết, cần có sự diều chỉnh để có nhân sự phù hợp.
4. Chỉnh sửa phần mềm và điều chỉnh quy trình kinh doanh
Một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của dự án triển khai hệ thống ERP, đó là việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp và điều chỉnh/thay đổi quy trình kinh doanh của doanh nghiệp cho phù hợp với phần mềm.
Đây là yếu tố mà doanh nghiệp cần xem xét cẩn thận, kỹ lưỡng:
- Làm rõ các nghiệp vụ, quy trình kinh doanh then chốt của doanh nghiệp và lựa chọn phần mềm phù hợp.
- Nắm rõ phần mềm và xem xét những thay đổi về quy trình kinh doanh để phù hợp với phần mềm.
Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đặc thù thì nên lựa chọn sản phẩm ERP của nhà cung cấp đã được triển khai cho nhiều khách hàng hoạt động trong cùng lĩnh vực.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc thù riêng và một phần mềm thì không thể có sẵn mọi thứ đúng hoàn toàn theo các quy trình kinh doanh hay hệ thống báo cáo của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng, cẩn thận, và nên lựa chọn phần mềm mang hệ thống mở, có khả năng customize theo yêu cầu quy trình đặc thù của từng doanh nghiệp (dựa trên logic phần mềm):
- Những nghiệp vụ hay báo cáo nào của phần mềm có thể thay thế cho nghiệp vụ, báo cáo mà doanh nghiệp yêu cầu.
- Quy trình quản lý nào của phần mềm có thể áp dụng thay thế cho quy trình mà doanh nghiệp yêu cầu. Doanh nghiệp điều chỉnh quy trình theo phần mềm nếu như nó vẫn đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu phát sinh nhiều yêu cầu chỉnh sưả phần mềm, chi phí triển khai cũng sẽ tăng cao, tùy thuộc số lượng và độ phức tạp của các yêu cầu chỉnh sửa. Thông thường, đơn vị tư vấn phần mềm sẽ khảo sát, đánh giá khả năng thực hiện và đưa ra các báo giá chi tiết cho từng phần chỉnh sửa hệ thống, bên cạnh đó sẽ tư vấn các cách xử lý tương tự trên phần mềm, để tránh trường hợp phải chỉnh sửa nhiều. Hệ thống ERP của các nhà cung cấp ERP uy tín đều được nhiều khách hàng sử dụng, vì vậy các quy trình có trong phần mềm đã được nhiều khách hàng sử dụng, kiểm chứng. Doanh nghiệp có thể xác định lại và chỉnh sửa các quy trình công việc để phù hợp hơn với phần mềm ERP. ERP cũng là hệ thống lớn, phức tạp, nên việc hạn chế chỉnh sửa cũng giúp tiết kiệm chi phí và thời gian triển khai, qua đó nâng cao khả năng thành công của dự án và sự hoạt động ổn định của hệ thống về lâu dài sau triển khai.
FTS ERP là hệ thống quản trị doanh nghiệp, mang hệ thống mở, có khả năng customize theo yêu cầu riêng. Bên cạnh đó, cũng có rất nhiều khách hàng lớn đã sử dụng FTS ERP cho hoạt động quản trị doanh nghiệp của mình. Khách hàng có thể tham khảo thêm để hiểu hơn về hệ thống này.
5. Quản lý dự án hiệu quả
Quản lý dự án ERP đề cập đến việc xác định thời gian biểu, các cột mốc quan trọng, các thiết bị, nguồn lực cho công việc và ngân sách. Đây là các yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của dự án ERP.
Tiến độ của dự án ERP phải thường xuyên được cập nhật trong báo cáo định kỳ hàng tuần. Báo cáo phải chỉ rõ được việc nào đã hoàn thành và việc nào chưa được thực hiện. Các việc chưa được thực hiện thì chậm nhất khi nào phải hoàn thành, tiến hành so sánh đối chiếu với các mốc quan trọng xem có đáp ứng được không, nếu không đáp ứng được thì cần làm gì để đáp ứng được. Các cuộc họp giữa đội dự án hai bên là rất quan trọng, việc này giúp giải quyết nhanh chóng các vướng mắc của dự án.
Quản lý dự án hiệu quả là việc ứng dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để đảm bảo dự án được triển khai thành công. Quản lý dự án được thực hiện thông qua quy trình: Khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc.
Kết luận:
Doanh nghiệp muốn lựa chọn một phần mềm ERP phù hợp, triển khai dự án ERP thành công, vận hành hệ thống ERP hiệu quả để mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp thì cần nắm rõ các yếu tố sau:
- Người đứng đầu doanh nghiệp phải nhận thức rõ việc ứng dụng hệ thống ERP là rất quan trọng cho doanh nghiệp. Cần phải có trưởng dự án tốt.
- Tổ chức đội dự án và những người dùng chính tốt
- Đảm bảo những người sử dụng cuối phải đủ năng lực, được đào tạo cẩn thận, luôn có sự hỗ trợ kịp thời từ các người sử dụng chính.
- Phần mềm ERP có khả năng chỉnh sửa theo yêu cầu của doanh nghiệp (trong phạm vi cho phép của hệ thống), cũng như doanh nghiệp sẵn sàng thay đổi để phù hợp với phần mềm được triển khai, hạn chế việc thay đổi phần mềm.
- Quản trị dự án hiệu quả.
Liên hệ ngay (024).3748.0398 để được demo và tư vấn chi tiết Phần mềm kế toán quản trị doanh nghiệp FTS ERP.
