Chứng từ thuế TNCN là gì? Ý nghĩa của chứng từ khấu trừ thuế TNCN. 

 

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (thu nhập cá nhân) là khái niệm quen thuốc với kế toán và các cá nhân có thu nhập thực hiện nghĩa vụ nộp thuế khác. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ quan trọng giúp xác minh việc nộp thuế TNCN của người lao động. 

1.Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Theo quy định tại Khoản 4, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chứng từ là các tài liệu dùng để ghi lại thông tin về các khoản thuế được khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật về quản lý thuế. Chứng từ này bao gồm các loại như chứng từ khấu trừ thuế TNCN, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện dưới dạng điện tử hoặc được in, tự in. 

Hiện chưa có định nghĩa cụ thể về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập đối với cá nhân trong các văn bản pháp luật. Tuy nhiên, thông qua định nghĩa về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập có thể hiểu:

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN ghi nhận thông tin về thuế TNCN khấu trừ. 

2. Mục đích của chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Xét theo các trường hợp được ghi nhận trong luật quản lý thuế, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được dùng với các mục đích sau:

• Chứng minh khoản thuế đã được khấu trừ: Chứng từ này là bằng chứng về số tiền thuế thu nhập cá nhân đã được khấu trừ từ thuế thu nhập của người lao động theo quy định của pháp luật thuế. 
• Xác định mức độ đúng đắn của khấu trừ: Nó cho phép người lao động kiểm tra xem mức độ khấu trừ thuế đã áp dụng có đúng không và xác định mức thuế mà họ cần phải đóng. 
• Tăng tính minh bạch và rõ ràng: Chứng từ này có thể hiện các khoản tiền đã được khấu trừ thuế một cách minh bạch và rõ ràng nhằm giúp các bên đều có thể kiểm tra và đối chiếu thông tin để đảm bảo rằng quá trình tính toán thuế được thực hiện một cách công bằng và minh bạch trong quá trình thu thuế. Trong trường hợp cần thiết, chứng từ cũng cung cấp cơ sở dữ liệu chính xác để kiểm tra và giám định việc tính toán thuế, góp phần làm tăng tính chính xác và tin cậy trong khi quản lý và kiểm soát thuế. 
• Phục vụ quyết toán thuế cá nhân: Nó là một trong những giấy tờ nằm trong bộ hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp người lao động trực tiếp quyết toán thuế đối với cơ quan thuế (ghi nhận tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP)
• Cơ sở cho xử lý hồ sơ quyết toán thuế: Trong trường hợp tổ chức không cung cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động do tổ chức đã chấm dứt hoạt động. Dựa trên CSDL thuế, cơ quan thuế sẽ tiến hành xử lý hồ sơ quyết toán thuế của người lao động mà không yêu cầu chứng từ khấu trừ thuế cụ thể từ tổ chức. Điều này giúp đảm bảo rằng người lao động không chỉ ảnh hưởng bởi việc tổ chức không cung cấp chứng từ, đồng thời cũng đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quyết toán thuế. 

3. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bắt buộc không?

Trên thực tế không phải trường hợp nào cũng cần đến chứng từ thuế TNCN. Tuy nhiên trong một số trường hợp việc cấp chứng từ là bắt buộc. 

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC, có quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

“a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.”

Như vậy, có 2 trường hợp:

1) Bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế trong trường hợp tổ chức cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của cá nhân trước khi trả thu nhập cho người lao động nếu người lao động bị khấu trừ thuế có yêu cầu.

2) Không bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế khi người lao động ủy quyền quyết toán thuế.

3. Trường hợp nào phải khấu trừ thuế TNCN và khi nào được cấp chứng từ?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau phục vụ cho việc quản lý hoạt động thuế của cá nhân, tổ chức. 

Các trường hợp và điều kiện liên quan chi tiết được quy định cụ thể tại điểm b Khoản 2, Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:

• Người lao động không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng: Trong trường hợp này, người lao động có quyền yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập cùng với việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Điều này đảm bảo tính minh bạch và công bằng đối với người lao động, giúp họ theo dõi và kiểm tra số tiền thuế đã bị khấu trừ. 
• Người lao động ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên :Trong trường hợp này, tổ chức hoặc cá nhân chỉ cấp cho người lao động một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế, nhằm phản ánh sự tiện lợi và hiệu quả trong việc quản lý thuế ,giảm bớt công đoạn cấp chứng từ. 
• Bên cạnh đó, cá nhân NLĐ được quyền yêu cầu đơn vị chi trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mình nếu NLĐ đã bị khấu trừ thuế từ các thu nhập thuộc các trường hợp phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN. Các trường hợp cụ thể bao gồm:

+ Khấu trừ đối với thu nhập của cá nhân không cư trú. 

+ Khấu trừ đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công. 

+ Khấu trừ đối với thu nhập từ đầu tư vốn. 

+ Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán. 

+ Khấu trừ đối với thu nhập từ trúng thưởng.

+ Làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp. 

+ Hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản. 

+ Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.

+ Khấu trừ đối với thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại. 

+ Khấu trừ đối với khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập)

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng trường hợp người lao động ủy quyền quyết toán thuế cho đơn vị thì không được cấp chứng từ khấu trừ thuế. Điều này là do trong trường hợp này, đơn vị sẽ tự tiến hành quyết toán thuế cho người lao động dựa trên thông tin và quy định thuế hiện hành, từ đó giảm bớt phức tạp và công đoạn cấp chứng từ. 

Tổng hợp lại, việc quy định và áp dụng chính sách về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được thực hiện một cách linh hoạt và hợp lý, nhằm đảm bảo tính công bằng, minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế cá nhân 

5. Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để làm gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau phục vụ cho việc quản lý haotj động thuế của cá nhân, tổ chức. Cụ thể chứng từ thuế TNCN được cấp trong các trường hợp nhằm mục đích:

• Xác định thuế mà cá nhân được khấu trừ theo quy định của pháp luật thuế. 
• Chứng minh sự minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền mà cá nhân được khấu trừ thuế. 
• Làm căn cứ để biết cá nhân có thể biết được mình có phải đóng thuế TNCN hay không, mức khấu trừ đó đã chính xác chưa. 
• Chứng từ thuế TNCN là thành phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế

Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế. 

a. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

Căn cứ theo quy định tại Điều 31, Nghị định 123/2020/NĐ-CP thời điểm lập chứng từ thuế TNCN được quy định như sau:

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí:

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN 
2. Tại thời điểm thu thuế, phí, lệ phí. 

Thời điểm lập và thời điểm cấp chứng từ thuế TNCN có thể khác nhau. Căn cứ vào nhu cầu của cá nhân, thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình. 

6. Những lưu ý khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

Khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN, các tổ chức trả thu nhập cần tuân thủ một số lưu ý sau:

• Thực hiện khấu trừ thuế theo đúng quy định: Tổ chức trả thu nhập phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN của người nhận thu nhập tại đơn vị theo quy định của pháp luật và cấp chứng từ khấu trừ cho người nhận thu nhập, ghi rõ số tiền thuế đã bị khấu trừ.
• Sử dụng chứng từ theo đúng thứ tự và không trùng lặp: Chứng từ khấu trừ phải được sử dụng theo đúng thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn, không được bỏ sót hoặc trùng lặp số thứ tự, trùng ký hiệu. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý thuế.
• Hủy bỏ chứng từ lập sai nội dung: Trong trường hợp chứng từ khấu trừ lập sai nội dung nhưng chưa được giao cho người nộp thuế, tổ chức trả thu nhập cần hủy bỏ chứng từ này bằng cách gạch chéo và lưu đầy đủ các liên của số chứng từ khấu trừ. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và sự không chính xác trong quản lý thuế. 
• Lặp lại chứng từ khấu trừ khi cần thiết: Trong trường hợp phát hiện sai sót sau khi đã giao chứng từ cho người nộp thuế, tổ chức trả thu nhập cần lập lại chứng từ khấu từ thay thế. Việc này cần có biên bản ghi rõ nội dung sai, số, ngày chứng từ khấu trừ đã lập sai và chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập. Tổ chức cũng phải yêu cầu người nhận thu nhập nộp lại liên chứng từ đã lập sai và lưu cùng với biên bản. Sau đó, tổ chức có trách nhiệm lập chứng từ khấu trừ mới thay thế và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc hủy bỏ số chứng từ khấu trừ cũ. Quá trình nhằm giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý thuế. 

Cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ, hiện nay đã có các công cụ hỗ trợ quản lý thuế. Trong đó phần mềm ERP của FTS đang trở thành một lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp. Phần mềm không chỉ giúp tổ chức tự động hóa quy trình quản lý thuế một cách hiệu quả mà còn giảm thiểu các sai sót có thể xảy ra trong quá trình tính toán và báo cáo thuế. 

• Quản lý các khoản thu nhập chịu thuế tự động cập nhật từ các loại lương đã tính. 
• Cập nhật và theo dõi các khoản thu nhập chịu thuế khác 
• Cập nhật và theo dõi các khoản giảm trừ thuế TNCN. 
• Tự động tính thuế TNCN, quyết toán thuế TNCN.

Như vậy, trong bài viết này FTS đã gửi đến các bạn một vài chia sẻ về chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Điều này sẽ giúp cá nhân và tổ chức thuận lợi hơn trong việc quyết toán thuế. Bên cạnh đó, cá nhân lưu ý yêu cầu tổ chức, đơn vị cấp chứng từ khấu trừ thuế để đảm bảo quyền lợi ích của mình khi thực hiện nghĩa vụ nộp thuế.

[wpforms id=”2108″]