KẾ TOÁN THANH TOÁN? 

 

Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên (người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đôit sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Phương thức thanh toán: Là cách thức, phương pháp thực hiện nghĩa vụ về tài sản trong giao dịch mua bán…Kế toán thanh toán giữ vai trò quan trọng trong việc thu thập, tổng hợp chứng từ thu, chi của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những kiến thức cơ bản cần nhớ và những lưu ý để làm tốt công việc của mình. 

1.Kế toán thanh toán là gì?

Kế toán thanh toán là người thực hiện việc lập các chứng từ thu chi, trực tiếp theo dõi, quản lý tiền cũng như hạch toán các giao dịch hay những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động thu, chi trong doanh nghiệp.

2.Các nhiệm vụ của kế toán thanh toán là gì?

a. Quản lý các khoản thu của doanh nghiệp?

• Thực hiện nghiệp vụ thu tiền: Thu tiền từ các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như cổ đông, tạm ứng còn dư, các khoản thu nội bộ, bồi thường, ký cược, ký quỹ và thu hồi công nợ khách hàng.
• Theo dõi tiền gửi ngân hàng: Quản lý và theo dõi các hoạt động liên quan đến tiền gửi ngân hàng
• Quản lý thanh toán thẻ: Giám sát hoạt động thnah toán qua thẻ của khách hàng
• Quản lý công nợ và đôn đốc thu hồi công nợ: Theo dõi và quản lý công nợ, đồng thời thực hiện đôn đốc thu hồi công nợ hiệu quả

b. Quản lý khoản chi của doanh nghiệp: 

• Hàng tuần, hàng tháng lập kế hoạch thanh toán các khoản công nợ với nhà cung cấp. Trường hợp kế hoạch thanh toán không đảm bảo, kế toán thnah toán phải củ động liên hệ với nhà cung cấp
• Thực hiện nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng cho nhà cung cấp, chi bồi thường, chi tiền phạt….và các nghiệp vụ chi nội bộ doanh nghiệp như thanh toán lương, thưởng, phụ cấp, thanh toán tạm ứng,…
• Quản lý chặt chẽ các chứng từ liên quan đến các khoản chi của doanh nghiệp
• Hạch toán nghiệp vụ liên quan đến các khoản chi của doanh nghiệp.

c. Quản lý quỹ tiền mặt của doanh nghiệp:

• Quản lý quỹ tiền mặt: Kế toán thanh toán phối hợp chặt chẽ với các thủ quỹ cảu doanh nghiệp để thực hiện các nghiệp vụ thu và chi theo đúng quy định và quy trình quản lý
• Kiểm tra tồn quỹ hàng ngày: Đối chiếu và kiểm tra tồn quỹ với thủ quỹ
• Lập báo cáo tồn quỹ định kỳ: Tạo báo cáo tồn quỹ, cung cấp thông tin chi tiết và chính xác cho ban giám đốc.

Trên đây là những điều cơ bản trả lời cho câu hỏi nhiệm vụ của kế toán thanh toán là gì. Ngoài ra, tùy vào từng doanh nghiệp, họ còn có những nhiệm vụ khác như tham gia các cuộc họp phòng ban, khóa đào tạo nghiệp vụ, lập báo cáo, in chứng từ, sổ sách có liên quan để trình cấp trên theo định kỳ hoặc đột xuất… Và để thực hiện những nhiệm vụ trên thì kế toán thanh toán phải thực hiện những công việc như ghi chép, phân loại chi phí và lập báo cáo tài chính, phân tích dữ liệu tài chính đê họ có thể đề xuất các giải pháp giúp tổ chức vận hành. 

2.1. Hạch toán nghiệp vụ thu tiền mặt

Nghiệp vụ	Hạch toán	Hồ sơ kèm theo
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.	Nợ TK 111 Có TK 112	Séc/Giấy lĩnh tiền/Giấy báo Nợ. Phiếu thu tiền.  Bảng kê giao dịch ngân hàng.
Thu tiền hoàn ứng của nhân viên công ty bằng tiền mặt.	Nợ TK 111 Có TK 141	Phiếu hoàn ứng. Phiếu thu tiền.
Thu tiền ứng trước của khách hàng bằng tiền mặt.	Nợ TK 111 Có TK 131	Hợp đồng/Đơn hàng. Phiếu thu tiền.
Bán thành phẩm, hàng hóa có GTGT thu bằng tiền mặt.	Nợ TK 111 Có TK 511 Có TK 3331	Hợp đồng/Đơn hàng . Hóa đơn GTGT. Phiếu xuất kho. Chứng từ giao nhận. Phiếu thu tiền.
Thu hồi công nợ phải thu của khách hàng.	Nợ TK 111 Có TK 131	Phiếu thu tiền. Biên bản đối chiếu công nợ.

2.2. Hạch toán kế toán thanh toán nghiệp vụ chi tiền mặt 

Nghiệp vụ	Hạch toán	Hồ sơ kèm theo
Rút tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng.	Nợ TK 112 Có TK 111	Phiếu chi tiền. Giấy nộp tiền vào tài khoản. Bảng kê giao dịch ngân hàng.
Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên đi công tác.	Nợ TK 141 Có TK 111	Giấy đề nghị tạm ứng. Phiếu chi tiền.
Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng bằng tiền mặt.	Nợ TK 331 Có TK 111	Hợp đồng/Đơn hàng. Phiếu chi tiền.
Chi tiền mua vật tư, dụng cụ, hàng hóa nhập kho.	Nợ TK 152 Nợ TK 153 Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 111	Hợp đồng/Đơn hàng. Phiếu giao hàng. Phiếu chi tiền.
Chi trả công nợ đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa.	Nợ TK 331 Có TK 111	Phiếu chi tiền. Biên bản đối chiếu công nợ.

2.3. Hạch toán kế toán thanh toán nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng 

Nghiệp vụ	Hạch toán	Hồ sơ kèm theo
Rút tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng.	Nợ TK 112 Có TK 111	Phiếu chi tiền. Giấy báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản. Bảng kê giao dịch ngân hàng.
Thu tiền hoàn ứng của nhân viên nộp vào tài khoản ngân hàng.	Nợ TK 112 Có TK 141	Phiếu hoàn ứng. Giấy báo Có.
Thu tiền ứng trước bằng giao dịch chuyển khoản.	Nợ TK 112 Có TK 131	Hợp đồng/Đơn hàng. Giấy báo Có.
Bán thành phẩm, hàng hóa GTGT bằng hình thức chuyển khoản.	Nợ TK 112 Có TK 511 Có TK 3331	Hợp đồng/Đơn hàng. Hóa đơn GTGT. Phiếu xuất kho. Chứng từ giao nhận. Giấy báo Có.
Thu hồi công nợ bằng hình thức chuyển khoản.	Nợ TK 112 Có TK 131	Giấy báo Có. Biên bản đối chiếu công nợ.

2.4. Hạch toán kế toán thanh toán nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng 

Nghiệp vụ	Hạch toán	Hồ sơ kèm theo
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.	Nợ TK 111 Có TK 112	Séc/Giấy lĩnh tiền/ Giấy báo Nợ. Phiếu thu tiền. Bảng kê giao dịch ngân hàng.
Tạm ứng cho nhân viên chuyển tiền từ ngân hàng vào tài khoản cá nhân/chi séc.	Nợ TK 141 Có TK 112	Giấy đề nghị tạm ứng. Giấy báo Nợ.
Đặt cọc, trả trước tiền cho nhà cung cấp bằng giao dịch chuyển khoản.	Nợ TK 331 Có TK 112	Hợp đồng/Đơn hàng. Giấy báo Nợ.
Mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa  nhập kho thanh toán qua giao dịch chuyển khoản.	Nợ TK 152 Nợ TK 153 Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 112	Hợp đồng/Đơn hàng. Phiếu giao hàng. Giấy báo Nợ.
Thanh toán công nợ đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa bằng giao dịch chuyển khoản.	Nợ TK 331 Có TK 112	Giấy báo Nợ. Biên bản đối chiếu công nợ.
Chi trả tiền xăng dầu, wifi, điện, nước,… qua giao dịch chuyển khoản.	Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Nợ TK 1331 Có TK 112	Hóa đơn. Giấy báo Nợ.
Chuyển khoản thanh toán lương cho nhân viên.	Nợ TK 334 Có TK 112	Bảng lương đã ký duyệt. Phiếu lương/bảng lương có chữ ký người nhận. Giấy báo Nợ.

3. Sự cần thiết của công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán:

Quan hệ thanh toán không chỉ là một yếu tố trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp mà còn là cơ sở cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc đảm bảo hoạt dộng thnah toán được tiến hành một cách linh hoạt, hợp lý sẽ góp phần nâng cao khả nawg thanh toán và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.

Trước hết việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán sẽ hỗ trợ việc cung cấp thông tin cho quản trị tài chính. Các thông tin đó có thể về số tiền nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán đối với từng đối tượng. Thông qua các thông tin này các nhà lãnh đạo sẽ có những chính sách về thu hồi nợ, thanh toán nợ và cân đối tài chính ủa doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, kế toán cũng chính là ông cụ quản lý hiệu quả đối với các nghiệp vụ thanh toán, cũng như các khoản phải thu và phải trả. Bởi tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được biểu hiện trên chứng từ, sổ sách, việc quản lý các khoản thanh toán tất yếu cũng phải thông qua kế toán. Từ sự quản lý như vậy giám đốc doanh nghiệp sẽ có những biện pháp kịp thời để chi trả các khoản nợ và thu hồi nợ kịp thời. Điều đó sẽ giúp doanh nghiệp có sự tự chủ về tình hình tài chính, góp phần duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt, nâng cao uy tín và sức cạnh tranh của doanh nghiệp.

Có thể nói hoạt động thanh toán là một khâu quan trọng trong quy trình quản lý tài chính, nó anh hưởng trọng yếu tới tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đây sẽ là nhân tố quyết định giúp doanh nghiệp ổn định tình hình tài chính và đảm bảo cho tinh hình tài chính lành mạnh.

4. Kế toán thanh toán cần nắm vững một số chứng từ, sổ sách:

Chứng từ kế toán làm căn cứ ghi nhận vào sổ sách kế toán bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, phiếu chi, séc, giấy nộp tiền mặt, ủy nhiệm chi, giấy báo cáo, giấy báo Nợ…
• Báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng mua, hợp đồng bán…
• Các chứng từ liên quan khác có liên quan đến nghiệp vụ thu, chi của doanh nghiệp.

Hệ thống các sổ sách kế toán thanh toán bao gồm:

• Sổ cái các tài khoản tiền mặt, sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng
• Sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi ngân hàng
• Sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền
• Chi tiết công nợ phải thu
• Chi tiết công nợ phải trả
• Tổng hợp công nợ phải thu
• Tổng hợp công nợ phải trả
• Phân tích công nợ phải thu, phải trả theo hạn nợ
• Các sổ sách khác theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.

5. Kế toán thanh toán dễ dàng với phần mềm kế toán FTS Accounting

FTS Accounting là một công cụ đắc lực giúp danh doanh nghiệp quản lý tài chính một cách dễ dàng và linh hoạt. Phần mềm này không chỉ giúp giải quyết các thách thức hàng ngày trong công việc kế toán khoản thanh toán mà còn mở ra cơ hội tối ưu hóa quá trình và tăng cường hiệu suất làm việc. 

Bằng cách sử dụng FTS Accounting, doanh nghiệp có thể chắc chắn rằng quản lý  thanh toán của họ sẽ được thực hiện một cách chính xác và mạnh mẽ:

• Thiết kế với giao diện thân thiện, giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng mà không cần đến sự hỗ trợ nhiều.
• Giúp theo dõi và quản lý thu chi của doanh nghiệp 1 cách toàn diện, từ thanh toán nhà cung cấp đến thu tiền từ khách hàng.
• Chi tiết các khoản thanh toán công nợ phải thu/ phải trả theo từng đơn hàng, chứng từ công nợ phát sinh. Từ đó giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi công nợ chi tiết và lên các báo cáo tuổi nợ theo ngày phát sinh hoặc theo ngày thanh toán
• Tự động đối chiếu và kiểm tra tồn quỹ để đảm bảo tính chính xác, minh bạch
• Quản lý cơ sở dữ liệu tập trung. Các đơn vị con làm việc từ xa qua môi trường mạng LAN hoặc Internet
• Tích hợp hóa đơn điện tử.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất. 

[wpforms id=”2108″]