Chia sẻ
Chia sẻ
Sao chépCông tác kế toán luôn đòi hỏi người làm thật sự phải tỉ mỉ và kỹ năng chuyên môn cao. Để thuận lợi cho việc thực hiện các hạch toán chung, các kế toán viên thường sử dụng phần mềm Excel hoặc từ trợ giúp của các phần mềm kế toán mới.
Tuy nhiên để lựa chọn một phần mềm trợ giúp phù hợp thì cần tìm hiểu và đánh giá trên nhiều tiêu chí. Cùng fIrst Trust Solution tìm hiểu bài viết về sự khác biệt của phần mềm kế toán và phần mềm Excel bạn nhé.
Quy mô áp dụng
Khối lượng hoạt động kế toán giữa doanh nghiệp nhỏ và một công ty lớn sẽ có một sự khác biệt rõ ràng. Trong trường hợp doanh nghiệp lớn thì sẽ xảy ra nhiều vấn đề và giấy tờ cần giải quyết hơn. Mọi thứ sẽ phức tạp và cần nhiều thời gian để theo kịp với các hóa đơn chứng từ, nhiều nhà cung cấp/đại lý cần quản lý hơn. Tuy nhiên nếu ở một hộ kinh doanh nhỏ, một nhân viên có thể đảm nhiệm công việc kế toán và nhiều công việc khác.
Nếu bạn cảm thấy doanh nghiệp bạn ở quy mô nhỏ, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bạn chỉ thực hiện các tác vụ tính toán, thống kê đơn giản, không cần mức độ bảo mật cao thì có thể chỉ cần sử dụng Excel để thực hiện.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bạn đang dần phát triển thì phần mềm kế toán chuyên nghiệp sẽ đầy đủ các tính năng phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp. Quy mô áp dụng của phần mềm kế toán được linh động theo từng doanh nghiệp, đầy đủ các nghiệp vụ kế toán cơ bản và các nghiệp vụ theo từng ngành nghề , lĩnh vực.
Chi phí mua phần mềm
Để sử dụng phần mềm Excel, bạn chỉ cần mua tài khoản Microsoft Office, tuy nhiên khi cài đặt máy tính, chúng ta thường sử dụng cùng một tài khoản với nhiều người hoặc sử dụng bản crack. Điều đó khiến cho các dữ liệu sẽ không còn an toàn, rất dễ mất hoặc bị vô hiệu hóa dữ liệu. Vậy nên, việc đầu tư một tài khoản Microsoft Office dành cho doanh nghiệp sẽ là một lựa chọn tối ưu. Trên thị trường hiện nay, Microsoft đã cập nhật nhiều phiên bản. Tuy nhiên, bạn nên sử dụng các bản cập nhật mới từ 2016 hoặc Microsoft Office 365 để sử dụng các tính năng mới của nhà Microsoft. Chi phí cho 1 tài khoản giao động từ 300.000đ trở lên.
Thay vì sử dụng excel, bạn có thể đầu tư vào phần mềm kế toán. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm kế toán phù hợp: phần mềm kế toán online, phần mềm kế toán vĩnh viễn, hoặc theo từng như cầu cá nhân. Chi phí để đầu tư cho phần mềm từ khoảng 3 triệu đồng. Phần mềm kế toán có lựa chọn mua theo tháng/năm hoặc mua trọn gói vĩnh viễn. Việc sử dụng sẽ được nhà cung cấp hỗ trợ vĩnh viễn. Sử dụng phần mềm kế toán sẽ tốn thêm một khoản chi phí nhỏ . Tuy nhiên sử dụng phần mềm kế toán giúp bạn tiết kiệm nhiều chi phí lưu trữ, dễ dàng lập hóa đơn điện tử và khai báo thuế. Điều này tiện lợi hơn so với Excel, vì bạn không cần phải chuyển đổi và sử dụng nhiều phần mềm để khai báo hoặc nộp các loại thuế.
Lưu trữ dữ liệu kế toán
Việc sử dụng Excel trong việc quản lý tài liệu, theo dõi số lượng, thời gian, nội dung,… đã quá quen thuộc với nhiều tổ chức/doanh nghiệp. Do Excel phần lớn được sử dụng miễn phí, không phụ thuộc vào các nhà phát triển nên các tổ chức/doanh nghiệp có thể tự thiết lập đơn giản.
Ưu điểm của phương pháp lưu trữ dữ liệu bằng Excel:
- Dễ dàng lưu trữ, tự đặt tên theo lựa chọn của người sử dụng.
- Phần mềm excel cho phép thể thêm, bớt dữ liệu và hỗ trợ các chức năng về báo cáo, thống kê tài liệu.
Hạn chế của phương pháp quản lý và lưu trữ dữ liệu bằng Excel:
- Chỉ phù hợp với các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khi khối lượng tài liệu tăng lên, tốc độ xử lý sẽ bị giảm.
- Không phù hợp với các tổ chức cần báo cáo chi tiết các số liệu về quản lý tài liệu.
- Người dùng phải nắm được các hàm về Excel thì mới sử dụng hiệu quả.
- Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ bị sai sót hoặc nhầm lẫn.
- Bảo mật thông tin kém dễ bị mất dữ liệu.
- Doanh nghiệp có nhiều tài liệu, lượng dữ liệu lớn sẽ khó quản lý, văn thư sẽ khó theo dõi bởi các thông tin kém logic, rời rạc, dẫn đến khâu quản lý tài liệu kém hiệu quả.
Với phần mềm Excel phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ, thì phần mềm kế toán lại có thể lưu trữ số lượng dữ liệu kế toán khổng lồ. Việc lưu trữ bằng hệ thống điện toán đám mây giúp các doanh nghiệp có thể chủ động trong việc quản lý và theo dõi từ xa các dữ liệu. Thông qua việc nhập dữ liệu đầu vào, phần mềm kế toán có thể xuất ra báo cáo tài chính và tự động hạch toán lương và chi phí cho kế toán viên.
- Accouting Pro của FTS cũng là một trong những phần mềm kế toán đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán, Tích hợp sẵn giải pháp hóa đơn điện tử FTS E-Invoice trên phần mềm kế toán,..và luôn Có cán bộ hỗ trợ riêng trong quá trình triển khai, bảo hành, bảo trì phần mềm
Tính chủ động trong công việc
Với phần mềm kế toán và Excel, các kế toán viên cũng đều cần phải chủ động trong công việc. Dưới đây là bảng so sánh giữa hai phần mềm kế toán và Excel:
| Phần mềm kế toán | Excel | |
| Khai báo tài khoản | Nhập thông tin khai báo được thiết lập sẵn theo trình tự trong phần mềm kế toán | Tự khai báo bằng cách tạo lập và nhập dữ liệu thủ công |
| Hạch toán nghiệp vụ | Quan sát, đo lường, tính toán qua một phần mềm, dễ dàng quan sát và báo cáo | Ghi nhớ các hàm trong excel để hạch toán kế toán đúng |
| Bàn giao công việc | Phần mềm kế toán cho phép nhiều người dùng, phân quyền người dùng theo chuyên môn khác nhau. Do đó việc bàn giao công việc rất thuận lợi, dễ dàng cho người mới theo dõi và sử dụng. Phần mềm có thể phân quyền chi tiết cho người dùng với các chức năng: xem, thêm, chỉnh sửa, xóa, in ấn, gửi đi,… |
Khó khăn khi bàn giao công việc, cần chuyển giao nhiều dữ liệu kế toán lưu tại máy tính cá nhân |
Độ bảo mật của phần mềm
Vấn đề an toàn và bảo mật là một trong những yêu cầu quan trọng trong bất cứ
một hệ thống phần mềm nào do đó giải pháp của FTS cũng coi yêu cầu an toàn và
bảo mật của hệ thống là yêu cầu quan trọng và không thể thiếu khi xây dựng hệ
thống này.
Các tài nguyên cần bảo vệ:
• Hệ thống phần cứng.
• Hệ thống mạng.
• Hệ thống phần mềm ứng dụng.
• Hệ thống cơ sở dữ liệu.
• Người sử dụng.
Các mối đe dọa tấn công các hệ thống tài nguyên:
• Do virus.
• Do hacker phá máy chủ.
• Do thiết bị mạng và thiết bị phần cứng bị hỏng, lỗi
Với tất cả các mối đe doạ có thể xảy ra đối cho nên việc xây dựng hệ thống
phải dựa trên một số các nguyên tắc:
• Đảm bảo sự bí mật thông tin: Hệ thống bảo mật phải đảm bảo thông tin
trong hệ thống không được phổ biến khi không được phép.
• Đảm bảo sự thống nhất, toàn vẹn của thông tin: Tránh việc sửa đổi trái phép
thông tin.
• Đảm bảo khả năng hiệu lực: Có thể khởi động khi hệ thống cần.
• Khả năng xác nhận tính hợp lệ của người sử dụng, của hệ thống.
• Có khả năng kiểm soát truy nhập: Đảm bảo chỉ những người được phép
mới có quyền truy nhập thông tin
Hệ thống bảo mật và an toàn dữ liệu của Công ty FTS sẽ được xây dựng trên
cơ sở các giải pháp:
• Giải pháp chống truy nhập bất hợp pháp. Giải pháp chống truy nhập bất hợp
pháp của Công ty FTS được xây dựng dựa trên cơ sở sau:
o Định danh thiết bị truy cập: Mỗi thiết bị truy cập được định danh dựa vào
thông số phần cứng của thiết bị. Hệ thống chỉ cấp quyền truy cập khi xác định đúng
định danh phần cứng của thiết bị. Như vậy dù có phần mềm client, user name và
password thì cũng không thể truy cập nếu sử dụng các thiết bị đầu cuối không được
phép.
o Định danh người sử dụng của hệ thống. Mỗi người sử dụng của hệ thống
đều được cấp tên và mật khẩu truy cập vào hệ thống. Mỗi khi truy cập vào hệ thống
người sử dụng sẽ phải gõ tên và mật khẩu.
o Theo dõi nhật ký truy cập hệ thống theo thời gian thực, chi tiết người sử
dụng, vị trí, thời gian và các thao tác thực hiện trong hệ thống.
• Giải pháp bảo mật phần mềm ứng dụng.
o Giải pháp này ngăn chặn việc thay đổi phần mềm ứng dụng do các nguyên
nhân như sửa đổi file một cách bất hợp pháp hay do virus.
o Kiểm soát hàng ngày, tháng, kích thước của file chức chương trình thực
hiện. Danh sách các file của phiên bản đang chạy sẽ được lưu trữ và người quản trị
sẽ có trách nhiệm kiểm tra kích thước, ngày tháng các file này để tránh việc thay đổi
bất hợp pháp nội dung các file.
• Giải pháp phân quyền người sử dụng
o Giải pháp phân quyền người sử dụng được áp dụng để tránh việc sử dụng
sai các chức năng của cán bộ vận hành của hệ thống.
o Trong phần mềm quản lý tài chính của công ty FTS, phần quyền người sử
dụng được thực hiện theo:
▪ Nhóm người sử dụng.
▪ Đến từng người sử dụng.
▪ Phân quyền xác định chi tiết:
▪ Từng chức năng hệ thống.
▪ Từng loại dữ liệu liên quan.
• Giải pháp bảo mật dữ liệu trên đường truyền
o Do hệ thống FTS sử dụng hạ tầng Interent để kết nối giữa các máy trạm và
máy chủ, nhằm đảm bảo tính bảo mật dữ liệu trên đường truyền FTS sử dụng giải
pháp nén và mã hóa dữ liệu trước khi truyền đi. Dữ liệu sẽ đựơc mã hóa tạo
client/server trước khi truyền đến địa chỉ đích và client/server nhận dữ liệu sẽ thực
hiện giải mã trước khi xử lý dữ liệu.
Có thể thấy rằng, phần mềm Excel và phần mềm kế toán đều có những lợi ích và đặc điểm tương đối khác nhau. Phần mềm kế toán sẽ phục vụ cho ngành kế toán cụ thể, còn Excel sẽ có tính đa năng hơn. Tuy nhiên, để kế toán viên có thể dễ dàng hơn trong công tác kế toán, việc lựa chọn một phần mềm chuyên biệt sẽ tạo điều kiện tốt nhất cho người dùng, giúp nhà quản trị dễ dàng nắm bắt thông tin kịp thời.
Quy mô nào nên áp dụng phần mềm kế toán ?
Nếu doanh nghiệp bạn đang dần phát triển thì phần mềm kế toán chuyên nghiệp sẽ đầy đủ các tính năng phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp. Quy mô áp dụng của phần mềm kế toán được linh động theo từng doanh nghiệp, đầy đủ các nghiệp vụ kế toán cơ bản và các nghiệp vụ theo từng ngành và từng lĩnh vực khác nhau .FTS luôn tự hào là một trong những công ty có kinh nghiệm nhiều năm về phần mềm , đạt được nhiều thành tựu giá trị đem lại uy tín , niềm tin tưởng đến cho mọi doanh nghiệp lớn ,vừa và nhỏ . Tại FTS , chúng tôi chuyên cung cấp phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử ,phần mềm quản trị doanh nghiệp ,… đưa ra các giải pháp tài chính dành cho doanh nghiệp .
