PHÂN TÍCH ƯU ĐIỂM , NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN THEO BẢN ĐÓNG GÓI VÀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN THEO YÊU CẦU

Khi công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ thì phần mềm được cung cấp ngày càng đa dạng. Tùy thuộc vào yêu cầu, đòi hỏi của từng người mà việc lựa chọn và sử dụng phần mềm sao cho thích hợp trở nên dễ dàng hơn. Trong đó, các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm vô cùng đa dạng. Từ nhu cầu thực tế của tổ chức mình thì xác định nên dùng phần mềm viết sẵn hay phần mềm theo yêu cầu là việc chúng ta cần xem xét. Tìm hiểu và có được giải pháp thích hợp giúp ích rất nhiều cho quá trình hoạt động và phát triển của từng công ty.

1. Phần mềm kế toán đóng gói sẵn

Mỗi phần mềm được phát triển, hoàn thiện theo những cách khác nhau sẽ mang tới những ưu điểm nổi bật, đáp ứng tốt cho đòi hỏi thực tế của những đối tượng người dùng nhất định. Trong đó, phần mềm viết sẵn là lựa chọn mà chúng ta có thể cân nhắc, trong một vài trường hợp cụ thể. Đối với dạng phần mềm này khi quyết định lựa chọn mang tới những lợi ích tiêu biểu như:

• Phần mềm viết sẵn hiện nay được cung cấp với số lượng đa dạng, nhiều sự lựa chọn khác nhau. Bởi thế, người dùng có thể tìm hiểu và đưa ra cho mình quyết định cuối cùng thích hợp nhất. Với số lượng lớn phần mềm, theo mục đích sử dụng thực tế của doanh nghiệp giúp việc lựa chọn và ứng dụng diễn ra thuận lợi.
• Quyết định sử dụng phần mềm viết sẵn mang tới lợi ích lớn, không thể bỏ qua chính là khả năng tiết kiệm thời gian hiệu quả. Thay vì phải chờ đợi phần mềm được thiết kế, hoàn thiện thì với phần mềm đã được lập trình sẵn nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp được đáp ứng nhanh chóng, gần như ngay lập tức. Khi cần hỗ trợ của phần mềm sớm thì đây là giải pháp đáng để cân nhắc.
• Đối với phần mềm viết sẵn, được cung cấp phổ biến trên thị trường thông thường mức chi phí khá hợp lý. Nếu so sánh với phần mềm theo yêu cầu thì mức chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả thấp hơn, hợp lý hơn rất nhiều. Từ đó, việc tiết kiệm tiền bạc trở nên dễ dàng hơn như những gì mà tổ chức mong muốn.
• Phần mềm viết sẵn thường khá phổ biến, được sử dụng thông dụng. Chính vì thế, nó được đánh giá cao ở sự quen thuộc, có thể làm quen và sử dụng thành tạo một cách nhanh chóng, đơn giản.

Với những ưu điểm nổi bật mà phần mềm viết sẵn mang tới thì nó có khả năng đáp ứng tốt, phục vụ hiệu quả cho những nhu cầu, mục đích nhất định của từng tổ chức, từng doanh nghiệp.

Nhược điểm :

• Vì là một tính năng được xây dựng chung cho tất cả các đơn vị nên vẫn còn thừa thiếu một số chức năng. Phần mềm đóng gói thường chỉ đáp ứng một phần nhỏ trong toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp ví dụ: các phần mềm đóng gói như phần mềm bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý công nợ…
• Với phần mềm đóng gói doanh nghiệp sử dụng ít được quyền yêu cầu chỉnh sửa những gì đã có và chỉ sử dụng những tiện ích đang được lập trình sẵn

 

 2.Phần mềm kế toán theo yêu cầu :

Có một thực tế là đa số phần mềm đóng gói chỉ giải quyết được một phần nào đó trong hàng loạt yêu cầu quản ý của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp khi kinh doanh, hoạt động trên thị trường cần tính toán để sử dụng các phần mềm hỗ trợ phù hợp. Nhờ những phần phềm hữu ích đó đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp có khả năng phát triển mạnh mẽ, đạt được những mục tiêu mà chúng ta mong muốn. Với phần mềm theo yêu cầu khi sử dụng mang tới những lợi ích, những giá trị nhất định.

• Khi yêu cầu, đòi hỏi về phần mềm được đưa vào sử dụng của từng doanh nghiệp có những khác biệt nhất định mới đem lại kết quả ứng dụng cao. Với một phần mềm được lập trình theo yêu cầu thì đảm bảo phần mềm đó khi sử dụng đáp ứng tốt, đem tới lợi ích lớn nhất cho đòi hỏi thực tế của từng người dùng. Những phần mềm chuyên dụng, đáp ứng tốt yêu cầu thì công việc được thực hiện hiệu quả là điều mà chúng ta có được.
• Thay vì sử dụng phần mềm viết sẵn, với bảo mật thông thường, dễ dàng bị phát vỡ thì phần mềm theo yêu cầu có thể khắc phục được vấn đề đó triệt để. Đảm bảo việc bảo mật thông tin của doanh nghiệp tới mức tối đa, không chịu bất kỳ những tác động nào gây ra những ảnh hưởng tiêu cực. Phần mềm được thiết kế riêng cho tổ chức mình, từ đó không chỉ đem lại hiệu quả ứng dụng cao mà còn đảm bảo khả năng bảo mật riêng biệt, an toàn tuyệt đối.
• Sử dụng phần mềm theo yêu cầu giúp mỗi nhân viên của tổ chức tiếp cận dễ dàng, không mất nhiều thời gian cho việc làm quen. Với phần mềm dành riêng cho doanh nghiệp mang lại quá trình sử dụng diễn ra thuận lợi, không có những vấn đề tiêu cực xảy ra ảnh hưởng tới hiệu quả ứng dụng theo đòi hỏi thực tế của doanh nghiệp.
• Khi quyết định thiết kế phần mềm theo yêu cầu đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp có thể chủ động trong việc yêu cầu nâng cấp, bảo trì phần mềm từ phía công ty cung cấp dịch vụ. Từ đó, việc sử dụng phần mềm, theo đòi hỏi thực tế công việc, hoạt động của doanh nghiệp đạt kết quả cao như mong đợi.

Mang tới nhiều lợi ích hữu ích, giúp hỗ trợ cho quá trình phát triển của doanh nghiệp tốt đẹp. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nổi bật thì việc sử dụng phần mềm theo yêu cầu cũng tồn tại những  hạn chế nhất định. Những nhược điểm đó khi xác định kỹ lưỡng và đầy đủ giúp quyết định cuối cùng mà tổ chức đưa ra phù hợp, tốt nhất theo yêu cầu.

• vấn đề đầu tiên mà các đơn vị cần quan tâm khi dùng phần mềm theo yêu cầu chính là chi phí. Đáp ứng theo yêu cầu, đòi hỏi của mình hiệu quả đồng nghĩa với khoản chi phí cần chi trả cao hơn rất nhiều. Với mức phí cao hơn gấp 2 thậm chí là 3 lần so với các phần mềm có sẵn đòi hỏi doanh nghiệp cân nhắc khả năng tài chính, khả năng chi trả cũng như yêu cầu thực tế để đi tới lựa chọn sau cùng thích hợp.
• muốn có được phần mềm thiết kế theo yêu cầu chất lượng thì lựa chọn đơn vị uy tín là điều cần được đảm bảo. Tuy nhiên, khi thị trường các công ty cung cấp dịch vụ thiết kế phần mềm cho doanh nghiệp ngày càng đa dạng thì đưa ra chọn lựa tốt nhất, lý tưởng nhất là không hề dễ dàng. Bất kỳ sai lầm nào trong lựa chọn nhà cung cấp đều có khả năng gây ra ảnh hưởng tới chất lượng của phần mềm được đưa vào sử dụng.
• một hạn chế khi sử dụng phần mềm theo yêu cầu là việc doanh nghiệp phải chờ đợi một khoảng thời gian nhất định mới được cung cấp và sử dụng. Đơn vị thiết kế phần mềm cần có đủ thời gian mới có thể thiết kế, tạo ra được phần mềm hỗ trợ thích hợp theo yêu cầu của từng tổ chức.

Vậy thì , chúng ta nên chọn sử dụng phần mềm nào mang hiệu quả cho doanh nghiệp ?

• Đối với phần mềm viết sẵn do không đáp ứng được yêu cầu chuyên sâu nên phù hợp với những doanh nghiệp hoạt động quy mô nhỏ, yêu cầu đối với phần mềm không đòi hỏi quá phức tạp, yêu cầu đơn giản. Đồng thời, với những doanh nghiệp không có quá nhiều chi phí thì đây là giải pháp lý tưởng để cân nhắc.
• Đối với phần mềm theo yêu cầu: đủ khả năng đáp ứng tốt cho mọi yêu cầu, mọi đòi hỏi thực tế của tổ chức. Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm cho mục đích gì, yêu cầu đơn giản hay phức tạp đều được hỗ trợ thiết kế và hoàn thiện đầy đủ. Bởi thế, đây là lựa chọn đủ khả năng đáp ứng tốt cho mọi yêu cầu, của mọi doanh nghiệp hoạt động trong mọi lĩnh vực khác nhau.

Nhìn chung, sử dụng phần mềm theo yêu cầu luôn được đánh giá cao bởi khả năng đáp ứng theo những đòi hỏi mà doanh nghiệp mong muốn. Bởi thế, việc mà mỗi đơn vị cần làm là xác định mục đích sử dụng phần mềm của doanh nghiệp mình, từ đó xác định yêu cầu đối với phần mềm, lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ uy tín. Từ đó, việc sớm sở hữu được phần mềm hỗ trợ mang tới giá trị sử dụng cao là điều mà mỗi doanh nghiệp có thể đạt được.

Hỗ trợ của những phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp có thể kinh doanh, hoạt động hiệu quả hơn. Đó là cơ sở để chúng ta có thể phát triển được tổ chức ngày càng lớn mạnh theo ý mình mong muốn. Xác định nên chọn phần mềm theo yêu cầu hay phần mềm viết sẵn thì việc cân đối nhu cầu của tổ chức, khả năng tài chính để đưa ra lựa chọn chuẩn xác. Ở First Trust Solution cung cấp cho chúng ta đủ các bản quyền phần mềm kế toán đóng gói cũng như phần mềm kế toán theo yêu cầu đặc thủ riêng của từ công ty .

FTS luôn tự hào là một trong những công ty có kinh nghiệm nhiều năm về phần mềm , đạt được nhiều thành tựu giá trị đem lại uy tín , niềm tin tưởng đến cho mọi doanh nghiệp lớn ,vừa và nhỏ . Tại FTS , chúng tôi chuyên cung cấp phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử ,phần mềm quản trị doanh nghiệp ,… đưa ra các giải pháp tài chính theo yêu cầu riêng cho mỗi doanh nghiệp