Chia sẻ
Chia sẻ
Sao chépĐối với doanh nghiệp sản xuất lưu thông hàng hóa thì kiểm kê hàng tồn kho là vô cùng quan trọng. Mỗi tháng kế toán cần kiểm kê hàng tồn kho định kỳ để nắm được số liệu thực tế và trên sổ sách có khớp nhau không? Từ đó đưa ra phương án điều chỉnh, kiểm kê sát hơn và kế toán chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho.
1. Tổng quan về phương pháp kiểm kê định kỳ:
Hàng tồn kho được hiểu kaf những tài sản dự trữ kho để bán ra sau cùng hoặc được dùng làm nguyên vật liệu sản xuất trong kỳ sản xuất, kinh doanh binhg thường bao gồm:
- Nguyên/ vật liệu, công cụ, dụng cụ
- Hàng hóa mua đang đi trên đường
- Sản phẩm dở dnag
- Thành phẩm, hàng hóa, hàng gửi bán.
- Hàng hóa được lưu giữ lại tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
Kiểm kê định kỳ là hình thức kiểm tra, đánh giá, cho kết quả chính xác về giá trị sản phẩm, thống kê nguồn vốn hiện có sau đó đối chiếu với các số liệu được lưu trong kế toán. Khác với kê khái thường xuyên, hình thức kiểm tra này không được diễn ra liên tục, mà chỉ được phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ – cuối kỳ dựa trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ.
1.1. Khái niệm :
Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp hạch toán căn cư vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn khi cuối kì vật tư, hàng hóa trên số kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị hàng hpas, vật tư đã xuất.
Đây là phương pháp hạch toán tồn kho căn bản mà các kế toán kho cần nắm được.
1.2 Đặc điểm:
Phương pháp kiểm kê định kì hàng tồn kho được thực hiện ở đầu kỳ và cuối kỳ.
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, công ty sẽ không biết mức tồn kho đơn vị cũng như giá vốn hàng bán cho đến khi quá trình kê khai hàng tồn kho hoàn tất.
Phương pháp này thường được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa có giá trị thấp, đa chủng loại, số lượng tương đối lớn và doanh nghiệp sản xuất một loại hàng hóa, sản phẩm.
2. Nguyên tắc kế toán:
2.1. Tài khoản sử dụng:
Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong 2 phương pháp kế toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ. Căn cứ vào đặc điểm, quy mô ,tính chất, số lượng vật tư hàng hóa và những yêu cầu về quản lý để lựa chọn phương pháp thích hợp và nhất quán trong niên độ kế toán.
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tue, hàng hóa không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản riêng là tài khoản 611-Mua hàng.
Bên Nợ:
Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, coogn cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ ( theo kết quả kiểm kê)
Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, mua vào trong kỳ.
Bên Có:
Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, công cụ, dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ, hoặc giá gốc hàng hóa xuất bán (chưa được xác định là công ty đã bán trong kỳ)
Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê)
Giá gốc nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua vào trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá.
Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán tiến hành kiểm kê để xác định số lượng, trị giá hàng hóa, vật tư tồn kho thực tế và đã xuất kho trong kỳ để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán tài khoản 611.
2.2. Nguyên tắc kế toán:
- Khi mua hàng hóa, NVL, công cụ, dụng cụ, kế toán sẽ phản ánh trên tài khoản 611 theo nguyên tắc giá gốc.
- Kế toán phải mở sổ chi tiết để hạch toán giá gốc hàng tồn kho mua vào theo từng nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa. Vào cuối kỳ, doanh nghiệp tổ chức kiểm kê theo từng loại để xác định số lượng và giá trị tồn kho đến cuối kỳ cũng như đã xuất kho trong kỳ.
- Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, kế toán ghi nhạn giá gốc mua vào TK 611. Khi xuất sư dụng, hoặc xuất bán chỉ ghi một lần vào cuối kỳ kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê.
3. Hạch toán:
- Đầu kì kế toán, kết chuyển giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê cuối kỳ trước):
Nợ TK 611: Mua hàng
Có TK 152, 153, 156: Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa.
- Trong kỳ kế toán:
Khi mua thêm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, kế toán ghi:
Nợ TK 611: Mua hàng ( giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331, 111, 112
Nếu được chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc trả lại hàng kém chất lượng, kế toán ghi giam trự tiếp trên TK 611:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 133
Có TK 611
- Cuối kỳ:
Kế toán kết chuyển trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ tồn kho cuối kì:
Nợ TK 152, 153, 156: NVL, công cụ, dụng cụ, hàng hóa
Có TK 611: Mua hàng
- Kế toán tính ra được giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ và ghi:
Nợ TK 621, 627, 641, 642
Nợ TK 128, 222
Có TK 611
4. Hạch toán chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho
4.1. Trường hợp hạch toán chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho bị thiếu:
Số lượng hàng có trong kho ở thời điểm kiểm kê nhỏ hơn số lượng hàng được theo dõi trên sổ sách kế toán. Số chênh lệch, kế toán phải điều chỉnh số liệu hàng hóa trên sổ sách để khớp đúng với số liệu thực tế khi kiểm kê.
- Khi chưa xác định được nguyên nân chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho:
Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 152, 153: Nguyên liệu, vật liệu hoặc Công cụ, dụng cụ
Có TK 155: Thành phẩm
Có TK 156: Hàng hóa
- Khi thiếu trong định mức cho phép:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 152: Nguyên vật liệu.
- Khi thiếu ngoài định mức chưa xác định được nguyên nhân:
Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 152
- Căn cứ vào biên bản xử lý về hàng tồn kho hao hụt, mất mát:
Nợ TK 111, 334: Phàn tổ chức, cá nhân phải bồi thường
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
- Hàng thiếu do bên bán giao thiếu hàng, yêu cầu bên bán giao thêm số lượng còn thiếu, khi nhập hàng, dựa vào chứng từ bên bán giao hàng thêm.
Nợ TK 152, TK 153, TK 155, TK 156
Có TK 1381
- Nếu thiếu hàng tồn kho do lỗi của cá nhân quản lý hàng, quy trách nhiệm cá nhân bồi thường thiệt hại (trừ lương hoặc bồi thường bằng tiền)
Nợ TK 1388, TK 1111 (Nếu thu bằng tiền mặt), TK 334 (Nếu trừ lương)
Có TK 1381
- Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền
Nợ TK 111,1388,334,632,811
Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
- Khi xác định được nguyên nhân & người chịu trách nhiệm
Nợ TK 138,334.632
Có TK 621, 627
Có các TK 152, 153, 155, 156
Có các TK 111, 112
- Không tìm được nguyên nhân dẫn đến thiếu hàng trong kho, kế toán dựa vào quyết định xử lý của Ban giám đốc để hạch toán vào chi phí khác
Nợ TK 811
Có TK 1381
4.2. Trường hợp hạch toán chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho bi thừa:
- Khi chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho
Nợ TK 152: Nếu thừa nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 155: Nếu thừa thành phẩm
Nợ TK 156: Nếu thừa hàng hóa
Có TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý chưa rõ nguyên nhân
- Kiểm kê phát hiện thừa trong định mức
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Nếu phát hiện thừa trên định mức chưa xác định được nguyên nhân
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu
Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý
- Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền
Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý
Có TK 411, 632, 3388, 642,711
- Nếu xác định nguyên vật liệu không phải của doanh nghiệp
Trường hợp này kế toán ghi vào tài khoản 002 – Vật tư hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công.
Để quản lý hoạt động quản lý kho và công tác kế toán kho, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm kế toán FTS Accounting- phần mềm kế toán đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán, tự động hạch toán, tính chính xác cao, dễ dàng sử dụng.
Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý xuát- nhập tồn theo từng loại, chi tiết hàng hóa, vật tư trong nhiều kho. Quản lí nhiều đơn vị tính cho 1 loại hàng hóa , vật tư và tự động tính giá thành theo nhiều phương pháp khác nhau. Phần mềm kế toán FTS còn tích hợp nhiều tính năng thông minh khác như tự động nhập liệu bằng excel, hóa đơn điện tử, tự động lập BCTC, tờ khai thuế, tự động phát hiện sai lệch và cảnh báo,…
[wpforms id=”2108″]
