SỰ KHÁC BIỆT GIỮA PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNG VÀ KẾ TOÁN TRONG ERP

 

Khi nói đến quản lý kế toán trong doanh nghiệp, các phần mềm kế toán truyền thống và phần mềm kế toán trong hệ thống ERP là hai khái niệm được đề cập rất nhiều. Tuy nhiên, ít người hiểu rõ sự khác biệt giữa 2 loại phần mềm này và tầm quan trọng của chúng trong hoạt động kế toán. 

Bài viết này FTS sẽ điểm qua một số sự khác biệt giữa phần mềm kế toán truyền thống và kế toán trong ERP. Từ đó sẽ có cái nhìn tổng quan về sự khác biệt giữa hai loại phần mềm này để tìm ra giải pháp kế toán phù hợp nhất cho doanh nghiệp. 

 

Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là phần mềm hoạt động độc lập giúp doanh nghiệp ghi lại các chỉ số tài chính cũng như doanh thu, lợi nhuận, công nợ, tài sản cố định, các khoản phải thu, phải trả, báo cáo tài chính, dòng tiền, ngân hàng…

Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP là hệ thống hỗ trợ quản lý doanh nghiệp tổng thể, tích hợp đầy đủ chức năng trên cùng một hệ thống duy nhất. Trên hệ thống này, doanh nghiệp có thể quản lý các hoạt động từ sản xuất, bán hàng, kho, công việc, nhân sự, kế toán, khách hàng…Phần mềm kế toán là một phân hệ chức năng nhỏ trong phần mề ERP.

ERP giúp doanh nghiệp duy trì nguồn thông tin thống nhất, chặt chẽ. Cùng với sự phát triển của thị trường, doanh nghiệp cần nhiều công cụ quản lý để tăng tính cạnh tranh và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

1.Phạm vi sử dụng:

Phần mềm kế toán truyền thống thường tập trung vào các chức năng kế toán cốt lõi, chẳng hạn như sổ cái, các khoản phải trả, các khoản phải thu và báo cáo tài chính. Nó được thiết kế để xử lý các nhiệm vụ kế toán cơ bản và có thể phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu kế toán hạn chế.

Mặt khác, kế toán trong hệ thống ERP cung cấp phạm vi sử dụng rộng hơn. Phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp nhiều chức năng kinh doanh khác nhau, bao gồm kế toán, quản lý tồn kho, nguồn nhân lực, khách hàng. Cho phép phối hợp liền mạch và chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận khác nhau trong một tổ chức.

2. Tính tập trung dữ liệu và cập nhật theo thời gian thực:

Trong phần mềm kế toán truyền thống, dữ liệu thường được lưu trữ cục bộ trên các máy tính hoặc máy chủ riêng lẻ. Các cập nhật và thay đổi được thực hiện đối với dữ liệu có thể không được phản ánh ngay lập tức trong các khu vực khác của phần mềm, dẫn đến sự chậm trễ trong việc chia sẻ thông tin.

Trong kế toán ERP, dữ liệu được tập trung trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, đảm bảo tính thống nhất và tính chính xác của dữ liệu. Mọi cập nhật đối với dữ liệu sẽ ngay lập tức theo thời gian thực vào thông tin tài chính cập nhật. Cách tiếp cận tập trung này tăng cường tính toàn vẹn của dữu liệu và cung cấp cái nhìn chính xác và toàn diện hơn về tình trạng tài chính của tổ chức.

3. Tính tự động hóa quy trình và hiệu quả:

Trong khi phần mềm kế toán truyền thống có thể cung cấp một số mức độ tự động hóa, kế toán ERP đưa tự động hóa lên một mức độ cao hơn. Hệ thống ERP hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình kế toán khác nhau, chẳng hạn như xử lý hóa đơn, xử lý thanh toán, hợp nhất tài chính, lập ngân sách và dự báo. Việc tự động hóa này làm giảm nổ lực thủ công, giảm thiểu sai sót và cải thiện hiệu quả tổng thể trong hoạt động kế toán.

4. Khả năng mở rộng: 

Phần mềm kế toán truyền thống thường cung cấp các chức năng kế toán tiêu chuẩn, chẳng hạn như ghi lại các giao dịch, tạo báo cáo tài chính và quản lý các quy trình tài chính cơ bản. Tuy nhiên, kế toán ERP vượt ra ngoài các chức năng cốt lõi này và cung cấp các khả năng mở rộng hơn.

Trong một hệ thống ERP, các module kế toán được tích hợp với các chức năng kinh doanh khác, cho phép các tính năng quản lý tài chính nâng cao như hỗ trợ đa tiền tệ, giao dịch giữa các công ty, kế toán dự án, phân bổ chi phí cũng như khả năng phân tích và báo cáo nâng cao.

5. Tích hợp với các chức năng kinh doanh khác:

Phần mềm kế toán truyền thống thường hoạt động độc lập với khả năng tích hợp hạn chế. Nó có thể yêu cầu nhập dữ liệu thủ công hoặc xuất và nhập dữ liệu giữa các hệ thống phần mềm khác nhau, dẫn đến trùng lặp dữ liệu và tiềm ẩn lỗi.

Kế toán ERP tích hợp liền mạch với các chức năng kinh doanh khác trong hệ thống ERP. Ví dụ: đơn đặt hàng, quản lý hàng tồn kho và các hoạt động mua sắm ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình kế toán. Bằng cách tích hợp các chức năng này, kế toán ERP đảm bảo thồn tin tài chính chính xác và kịp thời, loại bỏ việc nhập dữ liệu trùng lặp và cải thiện hiệu quả của quy trình tổn thể.

6. Báo cáo và phân tích:

Trong khi phần mềm kế toán truyền thống cung cấp các báo cáo tài chính cơ bản, kế toán ERP cung cấp khả năng báo cáo và phân tích toàn diện hơn. Hệ thống ERP cho phép các báo cáo tài chính năng động và có thể tùy chỉnh có thể kết hợp dữ liệu từ nhiều module khác nhau, cho phép phân tích chuyên sau về hiệu quả tài chính.

Ngoài ra, hệ thống kế toán ERP thường cung cấp các công cụ kinh doanh thông minh hoặc tích hợp với nền tảng phân tích của bên thứ ba, cho phép trực quan hóa dữ liệu nâng cao, phân tích xu hướng và dự báo. Những tính năng này trao quyền cho các tổ chức đưa ra quyết định tài chính sáng suốt và hiểu sâu hơn về dữ liệu tài chính của họ.

7. Quản lý thông tin trong doanh nghiệp:

Thông tin trong doanh nghiệp liên kết chặt chẽ với nhau giữa các bộ phận. Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán, thông tin từ các bộ phận khác sẽ được cập nhật thủ công. Việc này mất nhiều thời gian và không đảm bảo tính chính xác cao nhất. Trong trường hợp dữ liệu sai sót dẫn đến các loại báo cáo sai, nhân viên lại phải mất thời gian chỉnh sửa.

Trên phần mềm ERP, dữ liệu liên kết chặt chẽ với nhau. Các bộ phận sử dụng cùng một trường dữ liệu để đưa ra báo cáo, phân tích, đánh giá. Cụ thể, khi nhân viên bán hàng tạo đơn hàng, thông tin công nợ khách hàng sẽ tự động chuyển về cho kế toán. Kế toán đối chiếu công nợ của khách hàng trong kho dữ liệu để phản hồi cho bộ phận bán hàng để tiến hành các bước tiếp theo. Việc này giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp cũng như thời gian thao tác, nhập liệu cho tất cả các bộ phận.

8. Phần mềm ERP đang trở nên phổ biến: 

Phần mềm ERP và phần mềm kế toán luôn là những giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả. Tuy nhiên, theo nhiều cuộc khảo sát gần đây, doanh nghiệp có xu hướng chọn ERP nhiều hơn. Nhiều doanh nghiệp chọn ERP vì nó đáp ứng được yêu cầu sử dụng và phù hợp với định hướng kinh doanh và bắt kịp đối thủ cạnh tranh.

Nhiều doanh nghiệp đang gặp vấn đề với mô hình quản lý hiện tại. Họ không duy trì được thông tin đồng nhất giữa phòng kế toán với các bộ phận khác. Chính vì vậy việc sản xuất, kinh doanh gặp nhiều khó khăn, trì hoãn. Những doanh nghiệp này bắt đầu chuyển sang sử dụng ERP.

Phần mềm kế toán FTS: 

Ở Việt Nam, doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển dần sang sử dụng phần mềm ERP, FTS luôn cải tiến để nâng cấp sản phẩm, phù hợp với yêu cầu đặc thù riêng của từng ngành.

Phần mềm ERP và phần mềm kế toán luôn là công cụ hữu ích khi tích hợp đầy đủ các tính năng:

• Hệ thống được xây dựng theo mô hình tập trung. CSDL được thiết lập tập trung tại trụ sở của Công ty mẹ, CSDL được phân cấp theo từng cấp bậc trong mô hình tổ chức quản lý.
• Tính mở và tùy biến. Hệ thống được thiết kế theo từng Module, có thể dễ dàng thêm bớt điều chỉnh module mà không ảnh hưởng đến hệ thống ứng dụng chung.
• Đáp ứng theo chế độ kế toán của Nhà nước, đầy đủ các mẫu phiếu, báo cáo, sổ chi tiết, báo cáo tài chính theo quy định BTC.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, bố cục rõ ràng, không lạc hướng người dùng
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Anh, Nhật, Hàn, Trung
• Tìm kiếm dữ liệu chứng từ theo nhiều chiều, nhiều tiêu chí khác nhau. Truy cập ngược từ Báo cáo về Chứng từ phát sinh.
• Giữa các phân hệ hệ thống có sự kế thừa dữ liệu để giảm thiểu công tác nhập liệu cũng như tránh sai sót.
• Import dữ liệu từ Excel vào hệ thống danh mục và các chứng từ Kết xuất dữ liệu chứng từ, báo cáo ra Excel, Word, PDF.
• Làm việc theo cả 2 chế độ mạng LAN và làm việc từ xa qua mạng Internet. Áp dụng công nghệ tiên tiến: NET Framework, C#, ASP, Net. Tích hợp với các hệ thống khác qua API

[wpforms id=”2108″]