Quản lý hóa đơn đầu vào trên FTS Accounting: Nhận hóa đơn từ CQT, tự động tạo chứng từ hạch toán và kê khai thuế

1. Quản lý hóa đơn đầu vào trên FTS Accounting: Nhận hóa đơn từ CQT, tự động tạo chứng từ hạch toán.

Hóa đơn điện tử đã giúp doanh nghiệp số hóa chứng từ, nhưng với kế toán, một vấn đề khác lại xuất hiện:
Hóa đơn điện tử, nhưng quy trình xử lý hóa đơn đầu vào có thể rất thủ công.

Kế toán vẫn phải nhận và tập hợp hóa đơn từ nhiều nguồn, tải file XML, kiểm tra thông tin, nhập lại dữ liệu vào phần mềm kế toán, tạo chứng từ hạch toán và kê khai thuế GTGT.

Khi doanh nghiệp phát sinh hàng trăm, hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng, khối lượng thao tác này không chỉ tốn thời gian mà còn làm tăng nguy cơ bỏ sót hóa đơn, nhập sai thông tin hoặc kê khai thiếu dữ liệu.

FTS Accounting giúp doanh nghiệp tập trung và xử lý hóa đơn đầu vào ngay trên phần mềm kế toán – từ nhận hóa đơn, import XML đến tạo chứng từ hạch toán và kê khai thuế GTGT.

Một hóa đơn đầu vào – kế toán đang phải xử lý qua bao nhiêu bước?

Hãy lấy một nghiệp vụ đơn giản: doanh nghiệp nhận hóa đơn dịch vụ từ nhà cung cấp.

Nếu xử lý theo cách thủ công, kế toán có thể phải thực hiện:

Nhận hóa đơn → Tải XML → Kiểm tra → Nhập thông tin hóa đơn → Nhập số tiền → Nhập thuế GTGT → Định khoản → Lập chứng từ → Kê khai thuế.

Vấn đề càng rõ khi doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấp và số lượng hóa đơn lớn.

FTS Accounting hướng tới thay đổi quy trình đó:

Nhận hóa đơn → Kiểm tra → Tạo chứng từ hạch toán → Kê khai thuế

Dữ liệu đã có trên hóa đơn điện tử được tận dụng để giảm việc nhập lại và hỗ trợ kế toán xử lý nghiệp vụ ngay trên hệ thống.

2. Nhận toàn bộ hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp từ hệ thống Cơ quan Thuế

Thay vì kế toán phải tập hợp hóa đơn đầu vào từ nhiều nguồn khác nhau, FTS Accounting hỗ trợ nhận hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp từ hệ thống Cơ quan Thuế (CQT).

Hóa đơn sau khi được nhận về được tập trung trên hệ thống để kế toán tra cứu và xử lý.

Nhờ đó, kế toán có thể chủ động kiểm soát:

• Doanh nghiệp đã nhận những hóa đơn nào;
• Hóa đơn của nhà cung cấp nào;
• Ngày và số hóa đơn;
• Giá trị hàng hóa, dịch vụ;
• Thuế GTGT;
• Tổng giá trị thanh toán;
• Các hóa đơn cần tiếp tục xử lý hạch toán.

Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào việc nhà cung cấp gửi hóa đơn qua email hoặc các kênh riêng lẻ, kế toán có thêm một nguồn dữ liệu tập trung để phục vụ kiểm tra và xử lý hóa đơn.

Giá trị đối với kế toán

Giảm thời gian tìm hóa đơn – hạn chế bỏ sót – tập trung dữ liệu đầu vào để xử lý trên phần mềm kế toán.

3. Import hóa đơn đầu vào trực tiếp từ file XML

Không phải mọi hóa đơn đều được xử lý theo một nguồn duy nhất.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã có file hóa đơn điện tử XML, FTS Accounting hỗ trợ import hóa đơn đầu vào từ file XML để đưa dữ liệu hóa đơn vào hệ thống.

Thay vì mở hóa đơn rồi nhập lại từng trường thông tin, kế toán có thể sử dụng trực tiếp dữ liệu có trong file XML.

Đây là điểm đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp thường xuyên nhận hóa đơn điện tử từ nhiều nhà cung cấp.

Hai cách đưa hóa đơn đầu vào vào FTS Accounting

Cách 1 – Nhận hóa đơn từ hệ thống CQT

Hệ thống nhận dữ liệu hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp để kế toán kiểm tra và xử lý.

Cách 2 – Import file XML

Kế toán sử dụng file XML hóa đơn điện tử đã nhận được để import vào FTS Accounting.

Dù hóa đơn đến từ nguồn nào, mục tiêu cuối cùng vẫn là:

Đưa dữ liệu hóa đơn vào cùng một quy trình xử lý kế toán.

4. Từ hóa đơn đầu vào, tạo chứng từ hạch toán hóa đơn mua vào

Đây mới là bước tạo ra khác biệt lớn về năng suất kế toán.

Hóa đơn được nhận về không chỉ để tra cứu hay lưu trữ. Dữ liệu hóa đơn có thể tiếp tục được sử dụng để tạo chứng từ hạch toán hóa đơn mua vào.

Thay vì kế toán nhìn hóa đơn bên ngoài rồi nhập lại toàn bộ thông tin vào chứng từ, FTS Accounting tận dụng dữ liệu đã có trên hóa đơn để hỗ trợ quá trình lập chứng từ.

Quy trình được rút gọn:

Hóa đơn đầu vào

↓

Kiểm tra thông tin

↓

Tạo chứng từ hạch toán

↓

Bổ sung/kiểm tra tài khoản và các thông tin quản trị cần thiết

↓

Ghi sổ kế toán

Điều này đặc biệt có giá trị với doanh nghiệp có số lượng hóa đơn mua hàng, hóa đơn dịch vụ và chi phí phát sinh lớn.

FTS Accounting cũng hỗ trợ quản lý nghiệp vụ mua hàng, thuế GTGT đầu vào và dữ liệu kế toán trên cùng hệ thống, tạo điều kiện để dữ liệu được xử lý xuyên suốt thay vì nhập lại qua nhiều bước.

Từ “nhập chứng từ” sang “kiểm tra chứng từ”

Thay đổi quan trọng ở đây không chỉ là nhanh hơn.

Cách làm truyền thống:

Kế toán đọc hóa đơn → nhập dữ liệu → kiểm tra lại.

Với quy trình số hóa:

Hệ thống lấy dữ liệu hóa đơn → kế toán kiểm tra → hoàn thiện hạch toán.

Kế toán giảm thời gian dành cho thao tác nhập liệu lặp lại và tập trung nhiều hơn vào nghiệp vụ cần chuyên môn.

5. Kê khai thuế GTGT hóa đơn mua vào ngay khi tạo chứng từ chi tiền

Không phải hóa đơn đầu vào nào cũng phát sinh từ một quy trình mua hàng đầy đủ.

Trong thực tế, doanh nghiệp thường có rất nhiều khoản chi như:

Chi phí vận chuyển, điện nước, dịch vụ, văn phòng, tiếp khách và các khoản chi phí khác có hóa đơn GTGT.

Với những trường hợp này, FTS Accounting cho phép kế toán kê khai bổ sung thuế GTGT ngay tại chứng từ thu – chi có phát sinh chi phí chịu thuế.

Ví dụ:

Doanh nghiệp thanh toán một khoản chi phí dịch vụ có hóa đơn GTGT.

Khi lập chứng từ chi tiền, kế toán có thể đồng thời khai báo thông tin hóa đơn và thuế GTGT đầu vào liên quan ngay trên nghiệp vụ.

Như vậy không cần tổ chức thành hai công việc tách biệt:

Lập chứng từ chi tiền

và sau đó

Nhập lại hóa đơn để kê khai VAT.

Thay vào đó, dữ liệu kế toán và dữ liệu thuế được xử lý ngay trong cùng quy trình nghiệp vụ.

FTS Accounting cũng hỗ trợ tổng hợp dữ liệu hóa đơn mua vào với các thông tin như số hóa đơn, nhà cung cấp, giá trị trước thuế, thuế suất và thuế GTGT để phục vụ công tác thuế.

6. Một quy trình xuyên suốt cho hóa đơn đầu vào

Điểm quan trọng của FTS Accounting không nằm ở một chức năng riêng lẻ, mà ở việc kết nối các bước thành một quy trình:

01. NHẬN HÓA ĐƠN
Nhận hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp từ hệ thống CQT.

↓

02. BỔ SUNG HÓA ĐƠN
Import trực tiếp hóa đơn từ file XML khi cần.

↓

03. XỬ LÝ HÓA ĐƠN
Kiểm tra dữ liệu hóa đơn ngay trên hệ thống.

↓

04. HẠCH TOÁN
Từ dữ liệu hóa đơn đầu vào, tạo chứng từ hạch toán hóa đơn mua vào.

↓

05. KÊ KHAI THUẾ
Kê khai thuế GTGT đầu vào; với các khoản chi phí, có thể kê khai ngay khi lập chứng từ chi tiền.

↓

06. KẾ TOÁN & THUẾ
Dữ liệu tiếp tục được sử dụng trong hệ thống kế toán và tổng hợp thuế GTGT.

7. Quản lý hóa đơn đầu vào không nên dừng ở việc “lưu hóa đơn”

Một phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào chỉ giúp doanh nghiệp tải và lưu hóa đơn là chưa đủ.

Với kế toán, câu hỏi quan trọng hơn là:

Sau khi nhận được hóa đơn, tôi có thể đưa dữ liệu đó vào công việc kế toán nhanh đến đâu?

Đó là lý do FTS Accounting tập trung vào việc kết nối hóa đơn – chứng từ kế toán – thuế GTGT trên cùng hệ thống.

Nghiệp vụ	FTS Accounting hỗ trợ
Thu thập hóa đơn đầu vào	Nhận hóa đơn NCC từ hệ thống CQT
Hóa đơn có sẵn	Import từ file XML
Nhập chứng từ	Tạo chứng từ hạch toán từ hóa đơn mua vào
Chi phí có VAT	Kê khai GTGT khi tạo chứng từ chi tiền
Quản lý thuế	Tổng hợp dữ liệu hóa đơn mua vào phục vụ kê khai

Kết quả là kế toán giảm nhập liệu thủ công, giảm thao tác lặp lại và tăng khả năng kiểm soát dữ liệu hóa đơn đầu vào.

8. FTS Accounting – Đưa hóa đơn đầu vào vào thẳng quy trình kế toán

Hóa đơn điện tử đã là dữ liệu số.

Vì vậy, kế toán không nên tiếp tục mất thời gian đọc dữ liệu số rồi nhập lại thành dữ liệu số.

FTS Accounting giúp doanh nghiệp đưa hóa đơn đầu vào vào một quy trình xử lý xuyên suốt:

Nhận từ CQT → Import XML → Tạo chứng từ hạch toán → Kê khai thuế GTGT.

Ít nhập liệu hơn.
Xử lý hóa đơn nhanh hơn.
Dữ liệu kế toán và thuế được kết nối chặt chẽ hơn.

Đăng ký Demo FTS Accounting để trải nghiệm trực tiếp quy trình quản lý và hạch toán hóa đơn đầu vào trên phần mềm.