Kiểm kê hàng tồn kho và đánh giá tính chênh lệch

 

Kiểm kho là việc quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay nhập một khối lượng lớn hàng hóa lớn để phục vụ sản xuất kinh doanh là điều thiết yếu. Tuy nhiên, việc nhập kho quá nhiều sẽ dẫn đến tình trạng tồn khi và lãng phí về vốn lưu động xảy ra. Vì vậy việc xây dựng được một quy trình kiểm kê hàng tồn kho hợp lí sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí thực hiện đồng thời vãn đảm bảo sự chính xác, hiệu quả.

1. Sự cần thiết của kiểm kê hàng tồn kho

Hàng tồn kho là danh mục tài sản quan trọng được thể hiện trên bảng cân đối kế toán của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy, việc kiểm kê và báo cáo thường xuyên sẽ giúp người quản lí có căn cứ tin cậy để đưa ra các quyết định về sản xuất, kinh doanh, đồng thời giúp tối ưu hóa lưu động vốn cho doanh nghiệp

Ngoài ra, kiểm kê hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp biết chính xác số lượng, mã sản phẩm nhiều hay ít, mã nào sắp quá hạn hay sắp lỗi thời, hàng hóa lâu ngày có hỏng hóc, hao mòn…. Điều này giúp doanh nghiệp có phương án xử lí nhanh giúp tránh lãng phí, hư hỏng hàng hóa, tổn thất về nguyên vật liệu, tiết kiệm chi phí lưu kho, nhân công và giải phóng không gian cho kho lưu trữ, dễ dàng phát hiện ra sai sót trong số liệu thực tế và sổ sách để có điều hướng phù hợp cho sự chênh lệch này.

2. Các phương pháp tồn kho

a.  Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên:

Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên sẽ được thực hiện theo ngày hoặc theo tuần. Cách thức này thường áp dụng với các doanh nghiệp sản xuất và bán những sản phẩm có giá trị cao, ít mặt hàng như doanh nghiệp thiết bị, máy móc, xây dựng…Phương pháp này sẽ giúp xác định chính xác và liên tục lượng hàng tồn kho và hạn chế tối đa các vấn đề sai lệch, thất thoát. Tuy nhiên, kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên thì sẽ tốn khá nhiều thời gian, gia tăng đáng kể khối lượng công việc dành cho nhân viên kiểm kê, thủ kho và kế toán. Điều này dẫn đến gia tăng chi phí cho doanh nghiệp.

b.  Kiểm kê hàng tồn kho theo định kì:

Kiểm kê định kì được thực hiện theo tháng, theo quý hoặc theo chu kì riêng của mỗi doanh nghiệp có quy định theo thời gian cụ thể. Cách thức này được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh số lượng lớn, giá trị trung bình, các sản phẩm đa dạng vê chủng loại. Điều này, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian hơn và giảm bớt đi công việc kế toán.

3. Giai đoạn chuẩn bị trước khi kiểm kê:

Yêu cầu kiểm kê có thể xuất phát từ Kế toán Kho, Ban lãnh đạo.. .theo định kỳ quy định hoặc đột xuất khi có vấn đề phát sinh. Trước khi kiểm kê, doanh nghiệp cần chủ động thông báo đến các bộ phận liên quan để chuẩn bị. Phân công nhân sự rõ ràng và người sẽ chịu trách nhiệm tham gia kiểm kê. Đưa ra phương án cụ thể để kiểm tra chính xác và nhanh nhất.

4. Quy trình kiểm kê kho:

Bước 1: Căn cứ theo phần mềm quản lý cùng các báo cáo về tồn kho để lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ, sắp xếp theo thứ tự khu vực. Lưu ý, mẫu kiểm kê tồn kho hàng hóa bao gồm các cột chi tiết từ tên hàng, số lượng hàng thực tế, số lượng hàng hóa tại báo cáo, ghi chú…

Bước 2: Bắt đầu kiểm kê tại kho và ghi chú vào mẫu đã sẵn có. Nên có hai người thực hiện kiểm kê song song và ghi số liệu độc lập ở hai biên bản để đối chiếu tăng sự chính xác.
Bước 3: Sau khi kiểm kê và hoàn tất việc so sánh kết quả kiểm kê của 2 người về số lượng thực tế, nếu trường hợp có chênh lệch thì sẽ cần đếm lại để được số liệu chính xác.
Bước 4: Sau khi chốt lại được lượng hàng hóa tồn thực tế tại kho thì sẽ tiến hành đối chiếu với số liệu tương ứng trên báo cáo. Nếu có chênh lệch thì thủ kho và kế toán cần điều tra và có giải trình chi tiết.
Bước 5: Sau khi giải trình chênh lệch, kế toán cần điều chỉnh lại sự chênh lệch theo đúng với số liệu thực tế đã kiểm tra.
Bước 6: Lập và hoàn tất biên bản kiểm kê hàng tồn kho, đồng thời yêu cầu các bên liên quan ký xác nhận để có đối chứng đầy đủ nhất.
Bước 7: Lưu ý đối với các trường hợp sai lệch thì ban giám đốc và chủ doanh nghiệp sẽ cần tìm hiểu rõ nguyên nhân. Thông thường sẽ có các trường hợp như sau:

• Chênh lệch thừa nhiều hơn so với báo cáo: đây là trường hợp có thể do việc nhầm lẫn từ khâu ghi số liệu làm báo cáo hoặc quên về việc nhập số liệu khi nhập hàng mới vào kho.
• Chênh lệch thiếu ít hơn so với báo cáo: Đây là vấn đề quan trọng cần được lưu tâm tới vì có thể do nhân viên quét mã vạch bị quên, hao hụt do khi vận chuyển hàng hóa, hoặc đôi khi cần lưu tâm tới gian lận, mất cắp…

5. Lưu ý khi thực hiện kiểm kê:

• Hàng tồn kho phải sắp xếp khoa học, theo mã, theo hàng và được dán mã hàng tồn kho trên thẻ kho tương ứng với mã trên báo cáo nhập xuất tồn để thủ kho theo dõi, quản lí
• Cần được ghi chép đầy đủ, chính xác, quản lí đọc lập với kế toán kho đối chiếu thường xuyên vào cuối ngày, cuối tháng, cuối năm giữa 2 bộ phận này
• Kế hoạch kiểm kê chi tiết, cụ thể, rõ ràng
• Không gian kiểm kê rộng rãi, thước đo, dụng cụ tương ứng với đơn vị tính của mỗi loại tồn kho, phiếu kiểm kê tồn kho
• Công tác kiểm kê, đối chiếu kết quả cần độc lập, nghiêm túc, theo đúng quy trình
• Ứng dụng phần mềm vào quá trình kiểm kê để đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng.

 

Trên thị trường có nhiều phần mềm kế toán, trong đó phần mềm kế toán FTS-ERP là lựa chọn tối ưu dành cho mọi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các tính năng về nghiệp vụ Kho:

• Cho phép quản lí nhiều đơn vị tính cho 1 loại hàng hóa, vật tư. Quản lí theo trọng lượng, kích cỡ, màu sắc, thể tích
• Theo dõi nhiêù kho, phân loaju hàng hóa theo kho, theo lô, phân loại theo nhu cầu người sử dụng
• Cung cấp đầy đủ các biểu mẫu chứng từ Phiếu Xuất-Nhập Kho, các sổ kho, thẻ kho, Báo cáo xuất nhập tồn… và có thể tùy chỉnh mẫu báo cáo theo nhu cầu của quản trị
• Tính giá vốn tồn kho theo nhiều phương pháp: Bình quân cuối kỳ, bình quân tức thời, nhập trước xuất trước, giá đích dnh, đích danh theo lần nhập, lô nhập
• Thực hiện điều chỉnh chênh lệch về số lượng và giá trị giữa sổ sách và số liệu kiểm kê. Tự động tính số lượng và giá trị chênh lệch.

FTS sẵn sàng giúp đỡ bạn trong mọi vấn đề kinh doanh, đặc biệt là những khó khăn trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 024 3748 0398 để được tư vấn và demo sản phẩm.