CÁC BƯỚC KIỂM SOÁT NHANH CHÓNG CÔNG NỢ PHẢI TRẢ THEO ĐỐI TƯỢNG.

 

Ngoài các khoản công nợ phải thu thì quản lý tốt các khoản công nợ phải trả sẽ giúp doanh nghiệp trả nợ đúng hạn, xây dựng tốt mối quan hệ với nhà cung cấp và lập kế hoạch dòng tiền thu chi tối ưu. Vậy thì doanh nghiệp phải nắm được những kiến thức và kỹ năng quản lý công nợ phải trả như thế nào? Hãy cùng FTS tìm hiểu dưới bài viết này nhé. 

 

1.Yêu cầu đối với quản lý công nợ phải trả:

1.1. Các khoản công nợ phải trả thường gặp trong thực tế: 

• Phải trả người bán 
• Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 
• Phải trả người lao động
• Chi phí phải trả 
• Phải trả nội bộ 
• Phải trả, phải nộp khác. 

1.2. Yêu cầu trong quản lý công nợ phải trả:

• Công nợ phải được theo dõi theo đối tượng cụ thể: Đây là yêu cầu đầu tiên, bắt buộc và quan trọng nhất khi theo dõi tất cả các khoản công nợ của doanh nghiệp, bao gồm cả công nợ phải thu, phải trả và công nợ khác. 
• Lập kế hoạch thanh toán công nợ rõ ràng: Doanh nghiệp phải có lịch trình cụ thể cho việc thanh toán công nợ, bao gồm cả việc ưu tiên thanh toán dựa trên điều khoản thanh toán và mức độ quan trọng của đối tác/ nhà cung cấp 
• Phân tích và đnáh giá công nợ phải trả định kì: DN phải phân tích và đánh giá công nợ phải trả một cách thường xuyên và theo lịch trình định kỳ, cũng như xác định các khaorn nợ phải trả quá hạn để có biện pháp xử lý kịp thời. 
• Sử dụng phần mềm thông minh để quản lý công nợ phải trả: Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công nợ phải trả thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán hiện đại, giúp tự động hóa quá trình và tăng cường hiệu quả quản lý. 
• Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp: Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp giúp doanh nghiệp có thể thương lượng điều khoản thanh toán linh hoạt, có lợi cho bên mua và bên bán. 

 

2. 4 bước quản lý và rà soát công nợ phải trả theo đối tượng.

DN và nhà quản lý có thể thực hiện những bước xem xét như thế nào để quản lý và rà soát công nợ theo đối tượng một cách nhanh chóng và kịp thời phát hiện ra các nhầm lẫn, sai sót?

Các bước sau đây có thể áp dụng với cấp quản lý, kế toán trưởng, kế toán tổng hơp…trong công tác quản lý và rà soát công nợ phải trả theo đối tượng, đặc biệt là công nợ phải trả người bán: 

Bước 1: Tập hợp và xem xét tổng hợp công nợ phái trả theo đối tượng. 

• Bảng tổng hợp công nợ phải trả là gì?

Đây là bảng biểu rất phổ biến trong công tác kế toán nhằm minh họa theo dạng tổng hợp số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ theo từng loại công nợ và theo đối tượng nợ (hay mã công nợ). Để thuận tiện nhất, nhà quản lý nên yêu cầu cung cấp bảng này theo từng loại công nợ phải trả (từng TK kế toán)

Bước 2: Xác định các khoản công nợ phải trả quan trọng, bất thường hoặc nghi ngờ có sai sót. 

Nhà quản lý xem xét kỹ lưỡng bảng tổng hợp, trong đó tập trung vào những công nợ phải trả như:

• Công nợ phải trả có số tiền giao dịch lớn trong kỳ 
• Công nợ phải trả có số dư chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản phải trả 
• Công nợ phải trả có số dư bất thường hoặc nghi ngờ có sai sót.

Căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tiễn tại doanh nghiệp và chính sách mua hàng, nhà quản lý có thể tìm ra một vài dấu hiệu để yêu cầu kiểm tra lại. 

Lưu ý: Việc xem xét hay quản lý công nợ phải xem xét cùng với đánh giá liên quan đến tính trọng yếu cụ thể của doanh nghiệp. Một khoản công nợ có thể có số dư lớn với doanh nghiệp này, nhưng lại nhỏ với doanh nghiệp khác. Do vậy, việc quản lý công nợ cần xây dựng quy trình theo đặc thù kinh doanh, quy trình kiểm soát nội bộ, lịch trình thanh toán,… phù hộ với tình hình thực tiễn của doanh nghiệp. 

Bước 3: Rà soát sổ chi tiết công nợ.

Sau khi khoanh vùng các khoản công nợ phải trả như ở bước 2, nhà quản lý có thể trực tiếp kiểm tra nguyên nhân thông qua việc xem xét Sổ chi tiết công nợ theo đối tượng. Đây là sổ kế toán chi tiết theo từng nghệm vụ/ hóa đơn tương ứng với đối tượng nợ phải trả. 

Bước 4: Gửi thư xác nhận công nợ phải trả định kỳ. 

• Để có thể tăng tính tin cậy và đảm bảo chính xác về nghĩa vụ phải trả, doanh nghiệp cần phải đưa ra quy định về việc gửi thư xác nhận công nợ định kỳ. Thư xác nhận này cũng có thể là bằng chứng quan trọng về nghĩa vụ nợ phải trả của doanh nghiệp khi làm vệc với các bên thứ 3 khác như: Cơ quan thuế, đơn vị kiểm toán độc lập, ngân hàng….
• Tùy theo yêu cầu quản trị hoặc mong muốn thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn một số lượng nhà cung cấp hoặc toàn bộ để thực hiện thủ tục này. Với các thư xác nhận về, có thể còn giúp doanh nghiệp phát hiện các chênh lệch với sổ sách kế toán và có điều chỉnh kịp thời nhất. 

Quản lý công nợ phải trả đòi hỏi sự chính xác, minh bạch và kỷ luật trong quá trình thực hiện. Việc tuân thủ những yêu cầu trên không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì một dòng tiền ổn định mà còn củng cố mối quan hệ với các đối tác, góp phần vào sự bền vững của doanh nghiệp. 

3. Hệ thống báo cáo công nợ phải trả thông minh giải quyết khó khăn của doanh nghiệp:

Hệ thống báo cáo công nợ phải trả có thể giúp doanh nghiệp giải quyết tất cả những khó khăn trong quản lý công nợ phải trả bằng thủ công. Hệ thống báo cáo công nợ phải trả giúp:

a. Kiểm soát công nợ phải trả hiệu quả: 

• Giúp kế toán công nợ phải trả và kế toán thanh toán của bạn trên nhiều phương diện: nhập liệu, lưu trữ, tra cứu thông tin và lập báo cáo công nợ phải trả nhanh chóng. Từ đó nâng cao hiệu quả quản lý công nợ phải trả, hạn thanh toán, nợ đến hạn. Nhân viên có thể kiểm tra nhanh số dư công nợ dựa trên các báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp, báo cáo tuổi nợ một cách nhanh chóng mà không cần mất cả ngày để làm báo cáo trình lên cho bạn. 

• Khi sử dụng phần mềm dù số lượng đơn hàng lớn, hoặc các quy định về các khoản phải trả nhà nước có phức tạp bạn vẫn có thể đảm bảo được việc theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp và nhà nước chặt chẽ chính xác và tốn ít thời gian hơn nhiều so với các phương pháp thủ công. 
• Kiểm soát công nợ phải trả đồng nghĩa với việc quản lý tài chính hiệu quả hơn giúp doanh nghiệp hạn chế thất thoát tiền mặt, sai sót khi thống kê từng khoản thu chi ở các khâu bán hàng. 

b. Đối chiếu công nợ phải trả chính xác:

Báo cáo quản trị công nợ trong công tác đối chiếu công nợ và hóa đơn chứng từ khá hữu ích, cụ thể:

• Quản lý hóa đơn dễ dàng : tìm kiếm hóa đơn, trích thông tin nhà cung cấp và thông tin khác từ hóa đơn một cách dễ dàng, đồng thời hỗ trợ quản lý với nhà cung cấp – tối ưu điều khoản với nhà cung cấp khi tiến hành đàm phán với nhà cung cấp. 
• Tích hợp quản lý công nợ vào quản lý tài chính từ đó giúp lập báo cáo hoàn chỉnh và chính xác hơn, đóng góp vào bức tranh tài chính chung của doanh nghiệp. 
• Tăng năng suất lao động: Thông qua cắt giảm thời gian để xử lý thông tin, giảm rủi ro và chi phí quy trình xử lý hóa đơn, loại trừ lỗi nhập liệu thủ công. Từ đó tăng cường kiểm soát nội bộ, loại bỏ gian lận, gia tăng tốc độ quy trình thanh toán, các khoản nợ phải trả được cập nhật kịp thời tránh được lỗi kế toán do sai lệch thời gian. Nhanh chóng xác nhận khoản công nợ chính xác hay không. 
• Tăng cường tính minh bạch: Cho phép quản lý và các bên liên quan kiểm tra tình trạng thanh toán dễ dàng. Chủ doanh nghiệp có thể kiểm tra tình trạng khoản nợ đó đã được thanh toán hay chưa, thanh toán bao nhiêu %, còn nợ bao nhiêu ngày. Toàn bộ giao dịch thu chi sẽ được hệ thống tự động lưu lại rõ ràng, đầy đủ, giúp người dùng dễ dnagf tìm kiếm, phân loại giao dịch thu chi khi cần. Đồng thời từ những số liệu này báo cáo quản trị công nợ sẽ tự động xuất, chính xác minh bạch. 

c. Tổng hợp số liệu, báo cáo thống kê nhanh chóng- Ra quyết định quản trị từ những con số biết nói. 

Nhà quản trị sẽ có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp thuận tiên hơn. Không cần phải đợi nhân viên tổng hợp số liệu mới có thể nắm được. Hơn nữa, khi chủ kinh doanh muốn biết chi tiết từng khoản thu chi, công nợ của từng chi nhánh cũng chỉ cần bấm vào báo cáo quản trị công nợ. Từ việc theo dõi báo cáo giúp doanh nghiệp:

• Có thể quản lý dòng tiền của mình một cách hiệu quả hơn. 
• Đảm bảo các khoản phải thu được thu đầy đủ và kịp thời.
• Giảm thiểu rủi ro về tài chính và tăng cường khă năng thanh toán nợ đúng hạn. Khả năng thanh toán tốt, cho thấy tí hiệu tích cực về tình hình tài chính của doanh nghiệp. 
• Hiểu rõ hơn về các khách hàng hoặc đối tác của công ty, bao gồm thói quen thanh toán, mức độ đáng tin cậy và khả năng thanh toán của họ. 

Sử dụng phần mềm kế toán FTS Accounting trong quản lý công nợ:

Phần mềm kế toán FTS Accounting  hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nahf cung cấp, đối tác một cách hiệu quả. Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường. 

 Phần mềm kế toán FTS cung cấp báo cáo tổng hợp công nợ phải thu khách hàng giúp doanh nghiệp tổng hợp tình hình phát sinh và thu hồi công nợ phải thu của tất cả các khách hàng thoe từng tai fkhaorn công nợ và loại tiền, theo nhân viên bán hàng, theo công trình, theo hợp đồng bán, theo đơn vị kinh doanh….

• Tổng hợp công nợ phải thu theo  hạn nợ, Nợ đên hạn, nợ quá hạn (1-30 ngày, 30-60 ngày,…nợ xấu quá hạn)
• Cho phép xem nhanh công nợ trên danh sách để biết tình trạng nợ của khách hàng, chi tiết từng chứng từ công nợ. 
• Đối chiếu công nợ, phân tích tuổi nợ, hạn mức công nợ để duyệt đơn hàng 
• Theo dõi thanh toán cho từng khách hàng, chi tiết từng hóa đơn, hợp đồng, đơn hàng, đối trừ công nợ cho lần sau.
• Theo dõi tình hình thanh toán cho nhà cung cấp, báo cáo tuổi nợ theo ngày phát sinh, báo cáo công nợ theo từng hợp đồng, đơn hàng. 
• Phần mềm kế toán  FTS Accounting đáp ứng đầy đủ yêu cầu của quản lý công nợ. 

Nhanh tay đăng kí để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất!

[wpforms id=”2108″]