Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Doanh nghiệp cần kiểm tra lại những gì?

Một trong những thay đổi quan trọng của Nghị định 254/2026/NĐ-CP là quy định chi tiết hơn về nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử. Nếu trước đây nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đến các chỉ tiêu cơ bản như tên đơn vị, mã số thuế, hàng hóa và tiền thuế thì theo quy định mới, nhiều thông tin đã được bổ sung hoặc quy định chặt chẽ hơn nhằm nâng cao tính minh bạch, tăng khả năng đối chiếu dữ liệu và phục vụ công tác quản lý thuế.

Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không chỉ cần cập nhật mẫu hóa đơn mà còn phải kiểm tra lại quy trình nhập liệu, cấu hình phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng và hệ thống hóa đơn điện tử để bảo đảm tất cả thông tin được thể hiện đúng theo quy định.

Căn cứ pháp lý

• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
• Điều 10 và Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Thông tư số 91/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành.

Vì sao doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm?

Thông tin trên hóa đơn điện tử không chỉ là căn cứ ghi nhận doanh thu, kê khai thuế mà còn là cơ sở để:

• Người mua hạch toán chi phí.
• Khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
• Quyết toán thuế.
• Đối chiếu dữ liệu với cơ quan thuế.
• Kiểm tra nguồn gốc hàng hóa.
• Thực hiện các thủ tục hành chính khác.

Chỉ cần thiếu hoặc sai một số chỉ tiêu bắt buộc, hóa đơn có thể không đáp ứng yêu cầu sử dụng theo quy định của pháp luật.

1. Thông tin người bán

Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung nhiều quy định mới liên quan đến thông tin của người bán.

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Nếu sử dụng một mã số thuế cho nhiều địa điểm kinh doanh, trên hóa đơn phải thể hiện đầy đủ:

• Tên hộ kinh doanh.
• Mã số thuế.
• Địa chỉ địa điểm kinh doanh.
• Mã địa điểm kinh doanh (nếu có).

Mục đích là để cơ quan thuế và người mua xác định chính xác địa điểm phát sinh giao dịch.

Đối với doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu

Hóa đơn phải thể hiện:

• Mã địa điểm kinh doanh.
• Địa chỉ của từng cửa hàng xăng dầu được cơ quan có thẩm quyền cấp.

Quy định này giúp kiểm soát chính xác nguồn gốc giao dịch tại từng cửa hàng bán lẻ.

Đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm

Ngoài thông tin của bên nhận ủy nhiệm, hóa đơn còn phải thể hiện:

• Tên bên ủy nhiệm.
• Địa chỉ.
• Mã số thuế của bên ủy nhiệm.

Qua đó đảm bảo minh bạch trong trường hợp một đơn vị được ủy quyền lập hóa đơn thay đơn vị khác.

2. Thông tin người mua

Đây là nhóm nội dung có nhiều thay đổi đáng chú ý.

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thông tin người mua phải được ghi nhận phù hợp với từng đối tượng.

Đối với tổ chức, doanh nghiệp

Thông tin phải thể hiện đúng theo đăng ký thuế, bao gồm:

• Tên đơn vị.
• Địa chỉ.
• Mã số thuế.

Không được ghi tên viết tắt hoặc thông tin khác với hồ sơ đăng ký thuế.

Đối với người tiêu dùng

Nếu người mua cung cấp:

• Họ tên.
• Địa chỉ.
• Số định danh cá nhân.

Thì các thông tin này phải được thể hiện trên hóa đơn.

Đối với người nước ngoài có thể sử dụng:

• Số hộ chiếu.
• Giấy tờ xuất nhập cảnh.
• Quốc tịch.

thay cho số định danh cá nhân.

Trường hợp người mua không cung cấp thông tin

Hóa đơn phải ghi rõ:

“Bán cho người tiêu dùng”

Đây là điểm hoàn toàn mới mà doanh nghiệp cần lưu ý.

3. Mã số thuế của người mua

Đối với doanh nghiệp hoặc tổ chức có mã số thuế, hóa đơn phải ghi đúng mã số thuế đã đăng ký.

Việc ghi sai hoặc thiếu mã số thuế có thể ảnh hưởng đến:

• Quyền khấu trừ thuế.
• Hạch toán chi phí.
• Quyết toán thuế.

Doanh nghiệp nên kết nối phần mềm hóa đơn với cơ sở dữ liệu khách hàng để hạn chế sai sót khi nhập liệu.

4. Số định danh cá nhân

Một điểm mới đáng chú ý của Nghị định 254/2026/NĐ-CP là bổ sung quy định về số định danh cá nhân.

Trong trường hợp người mua là cá nhân và cung cấp số định danh thì hóa đơn phải thể hiện thông tin này.

Việc bổ sung số định danh cá nhân giúp:

• Đồng bộ dữ liệu với cơ sở dữ liệu quốc gia.
• Xác thực chính xác người mua.
• Phục vụ quản lý thuế trong tương lai.

5. Tên hàng hóa, dịch vụ

Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ:

Tên hàng hóa, dịch vụ phải:

• Ghi bằng tiếng Việt.
• Phù hợp với thực tế giao dịch.
• Phù hợp với quy định pháp luật.

Không nên ghi chung chung như:

• Hàng hóa
• Services
• Chi phí
• Phí khác

Việc mô tả không rõ ràng có thể gây khó khăn khi kiểm tra, đối chiếu hoặc giải trình với cơ quan thuế.

6. Định danh hàng hóa

Đối với các loại hàng hóa, dịch vụ mà pháp luật quy định phải có mã định danh, doanh nghiệp phải ghi đúng theo quy định.

Đây là nội dung hướng tới việc chuẩn hóa dữ liệu và tăng khả năng kết nối giữa các hệ thống quản lý.

Doanh nghiệp cần rà soát lại danh mục hàng hóa trong phần mềm ERP, kế toán và bán hàng để bảo đảm thông tin được cập nhật đầy đủ.

7. Quy định riêng đối với ô tô

Đối với doanh nghiệp bán ô tô, hóa đơn điện tử phải bổ sung các thông tin như:

• Họ tên người mua.
• Mã số thuế hoặc số định danh cá nhân.
• Nhãn hiệu xe.
• Loại xe.
• Năm sản xuất.
• Số khung.
• Số máy.
• Số Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường (đối với xe nhập khẩu) hoặc số Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng (đối với xe sản xuất, lắp ráp trong nước).

Các thông tin này là căn cứ để cơ quan thuế xác định và thông báo lệ phí trước bạ.

8. Quy định riêng đối với xe máy

Tương tự ô tô, khi bán xe máy doanh nghiệp phải bảo đảm hóa đơn thể hiện đầy đủ các thông tin nhận dạng phương tiện theo quy định để phục vụ việc đăng ký và xác định nghĩa vụ tài chính.

Các doanh nghiệp kinh doanh xe máy cần kiểm tra biểu mẫu hóa đơn và dữ liệu đầu vào để tránh thiếu thông tin bắt buộc.

9. Quy định đối với kinh doanh xăng dầu

Ngoài các chỉ tiêu thông thường, hóa đơn bán xăng dầu phải thể hiện rõ:

• Địa điểm kinh doanh.
• Mã địa điểm kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, cần bảo đảm hệ thống tự động lấy đúng thông tin của từng cửa hàng khi phát hành hóa đơn.

10. Hóa đơn điện tử ủy nhiệm

Trong trường hợp lập hóa đơn theo hình thức ủy nhiệm, hóa đơn phải đồng thời thể hiện thông tin của:

• Bên ủy nhiệm.
• Bên nhận ủy nhiệm.

Đây là yêu cầu mới nhằm minh bạch trách nhiệm giữa các bên tham gia giao dịch và giúp cơ quan thuế dễ dàng đối chiếu dữ liệu.

11. Các chỉ tiêu mới doanh nghiệp cần kiểm tra

Sau khi Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực, doanh nghiệp nên rà soát xem phần mềm đã hỗ trợ đầy đủ các chỉ tiêu sau hay chưa:

✓ Thông tin địa điểm kinh doanh.

✓ Mã địa điểm kinh doanh.

✓ Số định danh cá nhân.

✓ Thông tin hộ chiếu đối với người nước ngoài.

✓ Thông tin bên ủy nhiệm.

✓ Thông tin bên nhận ủy nhiệm.

✓ Định danh hàng hóa.

✓ Thông tin nhận dạng phương tiện đối với ô tô, xe máy.

✓ Thông tin đặc thù đối với xăng dầu.

Doanh nghiệp cần kiểm tra gì trên phần mềm?

Đây là nội dung mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua. Việc cập nhật quy định sẽ không có ý nghĩa nếu phần mềm chưa được cấu hình đúng.

Doanh nghiệp nên kiểm tra:

1. Danh mục khách hàng

• Có lưu được số định danh cá nhân?
• Có lưu hộ chiếu?
• Có phân biệt doanh nghiệp và cá nhân?

2. Danh mục hàng hóa

• Có hỗ trợ mã định danh hàng hóa?
• Có quản lý đúng tên hàng hóa theo quy định?

3. Danh mục địa điểm kinh doanh

• Có quản lý nhiều địa điểm?
• Có tự động hiển thị đúng địa điểm trên hóa đơn?

4. Mẫu hóa đơn

• Đã bổ sung đầy đủ các chỉ tiêu mới?
• Có hiển thị đúng theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP?

5. Tích hợp ERP và phần mềm bán hàng

• Dữ liệu khách hàng có đồng bộ?
• Dữ liệu hàng hóa có đồng bộ?
• Có hạn chế nhập tay gây sai sót?

Những sai sót doanh nghiệp thường gặp

Qua quá trình triển khai thực tế, FTS nhận thấy nhiều doanh nghiệp vẫn gặp các lỗi như:

• Ghi sai tên doanh nghiệp so với đăng ký thuế.
• Thiếu mã số thuế của người mua.
• Không cập nhật số định danh cá nhân khi người mua đã cung cấp.
• Tên hàng hóa quá chung chung, không phản ánh đúng giao dịch.
• Thiếu mã địa điểm kinh doanh đối với cửa hàng xăng dầu.
• Mẫu hóa đơn chưa bổ sung thông tin của bên ủy nhiệm.
• Phần mềm chưa hỗ trợ các chỉ tiêu mới theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Khuyến nghị từ FTS

Việc bổ sung các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử không chỉ là thay đổi về biểu mẫu mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến dữ liệu khách hàng, danh mục hàng hóa, quy trình bán hàng và khả năng tích hợp giữa các hệ thống. Doanh nghiệp cần rà soát toàn diện từ dữ liệu đầu vào đến cấu hình phần mềm để bảo đảm mọi hóa đơn phát hành đều đáp ứng đúng quy định.

FTS khuyến nghị các đơn vị đang sử dụng phần mềm kế toán, ERP hoặc hóa đơn điện tử chủ động kiểm tra khả năng đáp ứng của hệ thống đối với các chỉ tiêu mới theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, đồng thời cập nhật kịp thời để hạn chế rủi ro trong quá trình kê khai và quản lý thuế.