Những quy định mới dành cho hộ kinh doanh, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền và các lĩnh vực đặc thù theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì trước những thay đổi mới?

Nghị định số 254/2026/NĐ-CP không chỉ sửa đổi các quy định chung về hóa đơn điện tử mà còn bổ sung nhiều quy định riêng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các lĩnh vực có đặc thù về quản lý thuế như thương mại điện tử, vận tải, ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, sàn giao dịch các-bon và bảo hiểm.

Đây là nhóm đối tượng chịu tác động trực tiếp nhất khi Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/7/2026. Do đó, việc hiểu đúng đối tượng áp dụng và lựa chọn đúng loại hóa đơn điện tử là điều kiện quan trọng để doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ quy định, đồng thời hạn chế rủi ro về thuế và hóa đơn.

Căn cứ pháp lý

• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
• Nghị định số 254/2026/NĐ-CP (Điều 6, Điều 7, Điều 9 và Điều 10).
• Thông tư số 91/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành.

1. Quy định mới đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

So với quy định trước đây, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP đã quy định rõ hơn việc áp dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, phân loại theo quy mô doanh thu và loại hình hoạt động.

Các trường hợp chính bao gồm:

• Hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
• Hộ kinh doanh được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử.
• Hộ kinh doanh không thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử trong một số trường hợp đặc biệt.

Việc phân loại rõ giúp giảm sự lúng túng trong quá trình áp dụng và tạo thuận lợi cho cơ quan thuế trong quản lý.

2. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Một nội dung được nhiều doanh nghiệp bán lẻ quan tâm là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền phải thực hiện theo quy định.
• Tuy nhiên, nếu tổ chức hoặc hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo quy định thì không bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Đây là điểm mới giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc lựa chọn giải pháp hóa đơn phù hợp với mô hình kinh doanh.

3. Hộ kinh doanh có doanh thu trên 01 tỷ đồng/năm

Theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thuộc nhóm bắt buộc phải áp dụng:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; hoặc
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Doanh thu là tiêu chí quan trọng để xác định nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử. Vì vậy, các hộ kinh doanh cần thường xuyên theo dõi doanh thu thực tế để chủ động chuyển đổi hình thức sử dụng hóa đơn khi đáp ứng ngưỡng quy định.

4. Doanh nghiệp thương mại điện tử (TMĐT)

Thương mại điện tử là một trong những lĩnh vực chịu tác động lớn từ Nghị định số 254/2026/NĐ-CP.

Do đặc thù phát sinh số lượng giao dịch lớn, nhiều giao dịch có thời gian đối soát với sàn giao dịch, đơn vị vận chuyển hoặc cổng thanh toán, Nghị định bổ sung cơ chế cho phép một số trường hợp được lập Bảng thông tin chi tiết giao dịch và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo mẫu quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, thay vì phải lập hóa đơn ngay tại từng thời điểm giao dịch.

Doanh nghiệp TMĐT cần:

• Kiểm tra hệ thống quản lý giao dịch.
• Đảm bảo dữ liệu bán hàng được lưu trữ đầy đủ.
• Cập nhật phần mềm để hỗ trợ truyền dữ liệu đúng định dạng.

5. Doanh nghiệp kinh doanh vận tải (Taxi)

Đối với dịch vụ taxi, xe hợp đồng và xe mô tô hai bánh kết nối qua phần mềm, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP cho phép áp dụng cơ chế lập hóa đơn sau khi hoàn thành kỳ đối soát dữ liệu đối với khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức.

Quy định này phù hợp với thực tế hoạt động của các doanh nghiệp vận tải, giúp giảm áp lực phát hành hóa đơn ngay sau mỗi chuyến đi.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần bảo đảm:

• Có hệ thống quản lý giao dịch đầy đủ.
• Lưu trữ dữ liệu theo từng giao dịch.
• Thực hiện lập hóa đơn trong thời hạn quy định.

6. Ngân hàng và tổ chức trung gian thanh toán

Nghị định số 254/2026/NĐ-CP mở rộng đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đối với lĩnh vực ngân hàng. Đồng thời, đối với một số dịch vụ phát sinh thường xuyên và có hệ thống quản lý giao dịch chi tiết, doanh nghiệp được phép lập Bảng thông tin chi tiết giao dịch để truyền dữ liệu cho cơ quan thuế theo hướng dẫn của Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Các tổ chức tín dụng cần rà soát:

• Quy trình lập hóa đơn cho dịch vụ ngân hàng.
• Hệ thống lưu trữ giao dịch.
• Kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

7. Công ty chứng khoán

Lĩnh vực chứng khoán cũng được bổ sung vào nhóm đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi đáp ứng điều kiện theo quy định.

Ngoài ra, đối với các giao dịch cần tổng hợp dữ liệu, doanh nghiệp chứng khoán có thể áp dụng cơ chế truyền Bảng thông tin chi tiết giao dịch nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hệ thống phần mềm và lưu trữ dữ liệu.

8. Tài sản mã hóa

Một trong những điểm mới đáng chú ý của Nghị định số 254/2026/NĐ-CP là lần đầu tiên bổ sung quy định liên quan đến tài sản mã hóa and dịch vụ liên quan đến giao dịch tài sản mã hóa.

Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này được bổ sung vào nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định. Đồng thời, đối với các giao dịch phát sinh thường xuyên cần đối soát dữ liệu, doanh nghiệp phải có hệ thống quản lý chi tiết và truyền dữ liệu theo quy định.

Đây là bước đi nhằm hoàn thiện khung pháp lý cho các mô hình kinh doanh mới trong nền kinh tế số.

9. Dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon

Nghị định số 254/2026/NĐ-CP bổ sung dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon vào nhóm đối tượng được áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và nhóm dịch vụ được phép lập hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu trong một số trường hợp.

Điều này phản ánh định hướng phát triển thị trường các-bon tại Việt Nam và yêu cầu quản lý thuế đối với lĩnh vực mới này.

10. Doanh nghiệp bảo hiểm

Lĩnh vực bảo hiểm được Nghị định số 254/2026/NĐ-CP bổ sung nhiều quy định riêng, bao gồm:

• Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ bảo hiểm.
• Quy định về hợp đồng đồng bảo hiểm.
• Cơ chế lập hóa đơn khi thu hộ phí bảo hiểm.
• Quy định về một số khoản thu trong hoạt động tái bảo hiểm không phải lập hóa đơn điện tử.

Các doanh nghiệp bảo hiểm cần rà soát lại quy trình phát hành hóa đơn và đối soát dữ liệu để bảo đảm tuân thủ quy định mới.

Những ngành chịu tác động nhiều nhất

Mặc dù Nghị định số 254/2026/NĐ-CP áp dụng đối với hầu hết các tổ chức, cá nhân có hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, nhưng một số ngành sẽ chịu tác động lớn hơn do có nhiều quy định bổ sung hoặc thay đổi về quy trình lập hóa đơn:

Ngành/Lĩnh vực	Nội dung chịu tác động chính
Hộ kinh doanh	Phân loại theo doanh thu, bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trong một số trường hợp
Bán lẻ	Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, kết nối dữ liệu với cơ quan thuế
Thương mại điện tử	Đối soát giao dịch, bảng thông tin chi tiết giao dịch
Vận tải (Taxi, xe hợp đồng)	Thời điểm lập hóa đơn theo kỳ đối soát
Ngân hàng, trung gian thanh toán	Truyền dữ liệu giao dịch, hóa đơn không có mã
Chứng khoán	Áp dụng hóa đơn không có mã, quản lý dữ liệu giao dịch
Tài sản mã hóa	Bổ sung đối tượng áp dụng và quy định về dữ liệu giao dịch
Sàn giao dịch các-bon	Quy định mới về hóa đơn và đối soát dữ liệu
Bảo hiểm, tái bảo hiểm	Thời điểm lập hóa đơn, đồng bảo hiểm, các khoản thu không phải lập hóa đơn

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Để đáp ứng quy định mới, doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên:

• Xác định đúng loại hóa đơn điện tử phải sử dụng.
• Đánh giá xem có thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền hay không.
• Theo dõi doanh thu để xác định nghĩa vụ áp dụng hóa đơn điện tử.
• Rà soát các nghiệp vụ đặc thù theo ngành.
• Kiểm tra khả năng quản lý và lưu trữ dữ liệu giao dịch.
• Cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán và ERP để đáp ứng các quy định mới.

Khuyến nghị từ FTS

Nghị định số 254/2026/NĐ-CP không áp dụng một quy định chung cho tất cả doanh nghiệp mà đã thiết kế nhiều cơ chế riêng phù hợp với từng lĩnh vực kinh doanh. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ quy định áp dụng cho ngành nghề của mình và bảo đảm hệ thống phần mềm có thể xử lý đúng các nghiệp vụ đặc thù.

FTS khuyến nghị các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ, thương mại điện tử, vận tải, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm và các ngành kinh doanh mới như tài sản mã hóa hoặc giao dịch các-bon chủ động rà soát quy trình nghiệp vụ, kiểm tra cấu hình phần mềm và cập nhật hệ thống theo đúng Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC để bảo đảm tuân thủ quy định và vận hành hiệu quả.