PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP ERP LÀ GÌ? NHỮNG ĐIỀU NHÀ QUẢN TRỊ CẦN BIẾT

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là gì? Những điều nhà quản trị doanh nghiệp cần biết

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là cụm từ không còn xa lạ với các doanh nghiệp trong thời kỳ công nghệ 4.0, tuy nhiên để hiểu rõ thì đa số còn mơ hồ. Cùng FTS tìm hiểu những điều cần biết khi doanh nghiệp quyết định triển khai ERP trong bài viết dưới đây nhé.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là gì?

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning), viết tắt là ERP, là một giải pháp phần mềm được triển khai nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và quản lý toàn diện cho doanh nghiệp. Phần mềm ERP tích hợp tất cả thông tin, dữ liệu của các phòng ban vào cùng một hệ thống máy chủ giúp cho các bộ phận phòng ban trong tổ chức có thể hợp làm việc với nhau tốt hơn thông qua các thao tác nghiệp vụ và chia sẻ thông tin đã được xử lý theo quy chuẩn. Bạn có thể hình dùng ERP giống như một hệ thống phần mềm khổng lồ, giải quyết được các vấn đề về nhân sự, tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng, kho, mua hàng, bán hàng và nhiều thứ khác. Từ đó doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian làm việc giữa các phòng ban cũng như giảm tối đa sai sót trong hoạt động kinh doanh.

Nguyên tắc hoạt động của ERP khác gì so với các phần mềm rời rạc?

Trước khi phần mềm ERP trở lên phổ biến và xâm nhập vào các doanh nghiệp, hầu hết tại các doanh nghiệp, mỗi phòng ban đều sử dụng một loại phần mềm khác nhau. Việc sử dụng riêng lẻ sẽ tạo ra khó khăn cho người dùng trong quá trình kết nối dữ liệu, nhất là khi dữ liệu ngày càng nhiều và trở lên phức tạp. Hơn nữa, các phần mềm riêng lẻ cũng có thể thiếu đi sự tương thích, có thể dẫn đến xung đột. Để quản lý tất cả các phần mềm doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian, tiêu tốn nhiều nguồn lực. Với ERP, tất cả các phần mềm nhỏ lẻ đều được tích hợp lại, sử dụng và chia sẻ trên cùng một cơ sở dữ liệu duy nhất, được phân quyền truy cập cho từng phòng ban đặc thù. Phần mềm quản lý ERP có thể tổng hợp thông tin từ nhiều phòng ban để đưa ra báo cáo tổng hợp chính xác nhất, hỗ trợ nhà quản trị ra chiến lược nhanh hơn và kịp thời với mọi biến động.

Lợi ích không thể bỏ qua khi sử dụng phần mềm ERP

Hệ thống ERP được thiết kế theo tính năng mở, cho phép các nhà cung cấp nghiên cứu và tùy chỉnh thêm sát với nhu cầu sử dụng của người dùng. Hay nói cách khác, dựa trên ngành nghề và lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động, phần mềm sẽ được chỉnh sửa sao cho tối ưu việc quản lý chuyên sâu nhất có thể. Có thể nói ERP là một công cụ tuyệt vời nâng cao hiệu quả quản trị và vận hành doanh nghiệp, dưới đây là những lợi ích mà phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP đem lại:

 

    1.Nâng cao hiệu quả kiểm soát toàn bộ nguồn lực doanh nghiêp

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP đúng như tên gọi đó là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hiểu đơn giản đó là kiểm soát, phân bổ, theo dõi toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng, nhập kho, quản lý khách hàng, nhân sự, sản xuất, tài chính – kế toán.

Việc kiểm soát hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp được thể hiện qua các lợi ích sau:

• Giúp kiểm soát được dòng tiền, giảm thiểu tối đa chi phí hoạt động doanh nghiệp
• Chăm sóc khách hàng tốt hơn, dự báo chính xác lượng khách hàng trong tương lai
• Quản lý, thống kê và kiểm soát hiệu quả các hoạt động bán hàng
• Tiết kiệm thời gian và kiểm soát hiệu quả hơn cho các nghiệp vụ kế toán – tài chính
• Quản lý hiệu quả kho hàng, dự báo chính xác lượng hàng dự trữ
• Kiểm soát hiệu quả các nguồn lực sản xuất

 

     2.Tiết kiệm được thời gian và nhân lực cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh

Nếu không có một phần mềm quản trị doanh nghiệp thì toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp đều được thực hiện thủ công. Các cơ sở dữ liệu được lưu chủ yếu bằng file excel, với một kho số liệu khổng lồ thì sẽ phải huy động rất nhiều nguồn lực để kiểm soát.

Nếu chưa sử dụng phần mềm, nhà quản trị phải mất khá nhiều nhân sự cho việc kiểm soát dòng chảy tiền –hàng – lưu kho – bán hàng – tiền để đảm bảo số liệu chính xác, không thất thoát. Và khi cần đọc các số liệu để đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh thì sẽ phải chờ đợi báo cáo từ các phòng ban gửi lên mất khá nhiều thời gian chờ đợi cũng như mất nhiều thời gian cho công việc tổng hợp số liệu.

Việc sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP giúp doanh nghiệp tinh giản được một số lượng nhân sự nhưng vẫn có thể kiểm soát hiệu quả được cùng 1 khối lượng công việc. Đồng thời toàn bộ các kết quản đều được lưu trên hệ thống theo thời gian thực, nên bất cứ khi nào nhà quản trị muốn kiểm tra tình trạng hoạt động của các phòng ban đều có thể làm dễ dàng và không cần sử dụng đến số liệu của bất cứ bộ phận nào.

 

    3.Dễ dàng và thuận lợi hơn trong quá trình quản lý và vận hành doanh nghiệp

Khi chưa sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp, nhà quản trị phải đọc rất nhiều các báo cáo từ cá bộ phận khác nhau. Báo cáo bán hàng, báo cáo kế toán, kiểm kho,…Việc đọc những báo cáo này là cần thiết để nắm rõ tình hình hoạt động của doanh nghiệp, những cũng vì vậy mà mất rất nhiều thời gian của nhà quản trị.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP tạo ra một hệ thống quản lý toàn bộ các hoạt động, và các kết quả đều được lưu trên hệ thống, bất cứ khi nào người quản lý cũng có thể theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp mà không cần đọc báo cáo của bất cứ phòng ban nào.

   

Đâu là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp khi triển khai ERP?

Việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp của các đơn vị cung cấp trong nước là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, trong đó có FTS ERP – hệ thống được cung cấp bởi Công ty Cổ phần Giải pháp First Trust Solution. FTS được thành lập bởi các đối tác gồm First Trust Holdings Pte Ltd (Công ty cung cấp dịch vụ Kế toán và Tài chính của Singapore) và Nexia ACPA Group (một trong những tổ chức Tư vấn Kế toán, Kiểm toán hàng đầu Việt Nam) cùng các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý cho các doanh nghiêp trong và ngoài nước. Hệ thống FTS ERP được xây dựng phù hợp triển khai cho nhiều đơn vị. Một số khách hàng tiêu biểu của chúng tôi : Tổng công ty cổ phần GAS Petrolimex, Tổng công ty cổ phần Bảo hiểm PJICO, Công ty cổ phần vận tải và thương mại Hà Nội (Petajico), Nhà xuất bản chính trị quốc gia – Sự thật, Nhà xuất bản Quân đội nhân dân, Công ty TNHH Song cheon Việt Nam (Hàn Quốc),…

Tham khảo thêm: https://fts.com.vn/khach-hang/

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản trị doanh nghiệp FTS ERP có thể kể đến như:

• Mô hình quản trị tập trung với hệ thống máy chủ – máy trạm. Dữ liệu được phân cấp đơn vị mẹ – đơn vị con, đảm bảo tính thống nhất nghiệp vụ, cung cấp thông tin quản trị kịp thời, hợp nhất báo cáo tài chính nhanh chóng và chính xác.
• Giao diện song ngữ Việt – Anh/Nhật/Trung/Hàn.
• Mang hệ thống mở, có khả năng customize theo yêu cầu nghiệp vụ đặc thù của từng đơn vị (các chức năng, màn hình, mẫu phiếu, mẫu in, báo cáo…)
• Quản lý quy trình Mua hàng, Bán hàng, Kho, tính giá thành tự động trên phần mềm.
• Không giới hạn số lượng máy cài đặt/ số lượng user sử dụng.
• Tích hợp sẵn giải pháp Phần mềm hóa đơn điện tử FTS E-Invoice.
• Có khả năng kết nối với các hệ thống phần mềm khác.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP đã đem đến nhiều bước tiến đột phá cho các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số. Tuy nhiên các doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn khá dè dặt khi tiếp cận ERP. Với kinh nghiệm triển khai thành công nhiều dự án ERP cho các doanh nghiệp vừa và lớn, hãy để First Trust Solution ( FTS) đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn trên con đường triển khai giải pháp quản trị doanh nghiệp.

Tham khảo chi tiết: https://fts.com.vn/

https://fts.com.vn/san-pham/ke-toan-tai-chinh-erp/

Liên hệ ngay với First Trust Solution ( FTS) theo số hotline (024).3748.0398 hoặc 0971408070 ( Ms. Trang) để được tư vấn và demo chi tiết về Phần mềm quản trị doanh nghiệp FTS ERP.