HÀNG TỒN KHO BỊ ÂM NGUYÊN NHÂN VÀ CÁCH XỬ LÝ

Tại sao hàng tồn kho bị âm? Việc nhân viên không nắm rõ được số lượng hàng hóa trong kho dẫn tới việc hàng tồn kho còn nhiều nhưng trong kho đã hết hoặc bị âm từ đó dẫn đến việc âm kho, nhầm lẫn hàng hóa? Vậy xử lý như thế nào hãy cùng FTS tìm hiểu trong bài viết dưới này nhé!

1.Nguyên nhân hàng tồn kho bị âm: 

1.1. Âm kho giá trị:

Nguyên nhân chủ yếu do sai sót khi tính toán giá trị hàng xuất kho, kế toán chưa tính giá trị xuất kho khi đã thực hiện hạch toán thay đôi bút toán trong kỳ liên quan đến nghiệp vụ nhập/xuất.

1.2. Âm kho số lượng: 

Âm kho tại một thời điểm trong kỳ hoặc âm kho cuối kỳ do các nguyên nhân chính sau:

• Hàng hóa xuất kho trước khi có hóa đơn nhập kho.
• Nhập nhầm số liệu từ hóa đơn mua hàng hóa lên trên sổ sách kế toán: nhầm số lượng hàng hóa hoặc nhầm mã hàng hóa, nhập trùng hóa đơn bán ra.
• Bỏ sót hóa đơn mua vào hoặc phiếu nhập kho chưa được hạch toán nhập kho.
• Mua hàng hóa không có hóa đơn hoặc người bán quên xuất chưa hóa đơn mà đã xuất hóa đơn bán hàng.
• Đơn vị có 2 hệ thống sổ sách nội bộ và sổ sách báo cáo thuế, khi xuất hóa đơn theo số lượng thực tế nhưng lại không cân đối hóa đơn đầu vào.

2. Rủi ro khi sổ sách âm kho:

• Khi âm kho về số lượng: Việc âm kho số lượng đồng nghĩa với việc trong kho không có hàng hóa, tức là không có đầu vào nhưng lại xuất hóa đơn. Đây là hành vi xuất hóa đơn, chứng từ khống. Sửu dụng bất hợp pháp hóa đơn quy định tại Điểm 2 Điều 4 Nghị địn 125/2020/NĐ-CP. Hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn có thể bị phạt từ 20 -50tr đồng theo quy định tại Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP
• Khi âm ho về giá trị: Việc sổ sách âm kho giá trị có thể dẫn đến sai sót trọng yếu về số liệu trên BCTC, ảnh hưởng đến quyết định tài chính và kê khai thuế TNDN phải nộp trong kì.

3. Phương pháp xử lý hàng tồn kho bị âm: 

• Kiểm tra có bỏ sót phiếu nhập từ bộ phận kho không?

Nếu công ty có bộ phận kho, cần thực hiện đối chiếu lại với sổ kho, nếu có phiếu nhập kho do hàng mượn, phiếu nhập kho từ bộ phận sản xuất, phiếu nhập kho do mua hàng, nhập kho do kiểm kê thừa… để tiến hành nhập kho mặt hàng trên sổ kế toán.

• Kiểm tra có bỏ sót hóa đơn đầu vào không?

Kế toán kiểm tra, đối chiếu lại sổ 331 công nợ với các nhà cung cấp liên quan. Nếu có chênh lệch thì có thể do kế toán bỏ sót chưa ghi nhận hóa đơn không. Hoặc nếu do người bán chưa xuất hóa đơn thì yêu cầu xuất bổ sung.

• Kế toán xử lý tạm thời bằng cách mua hóa đơn bán lẻ của cá nhân (ngày trên hóa đơn mua vào trước ngày trên hóa đơn bán ra)

Tuy nhiên cách này nếu muốn chi phí này là chi phí hợp lý thì hàng hóa mà đơn vị các bạn nhập về phải là mặt hàng nông lâm, thủy hải sản, sản phẩm thủ công, đất đá sỏi của người dân tự sản xuất, đánh bắt, khai thác trực tiếp bán ra hoặc mua hàng hóa của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu 1 năm dưới 100 triệu đồng (được quy định cụ thể tại Điểm 2.4 Khoản 4 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC) và cần lập kèm bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu 01/TNDN theo TT số 78/2014/TT-BTC.

Nếu không thuộc trường hợp nêu trên thì chấp nhận chi phí trên cần loại ra khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

• Trường hợp do người bán xuất hóa đơn muộn dẫn đến âm kho thời điểm

Nếu việc âm số lượng hàng do hóa đơn do NCC xuất sau thời điểm hóa đơn xuất ra hóa đơn, công ty cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh tại thời điểm xuất hàng, công ty đã có hàng hóa để xuất bằng các hồ sơ như sau:

-Phiếu xuất kho hoặc biên bản bàn giao hàng hóa của lô hàng đó tại ngày NCC giao hàng thực tế;

-Hợp đồng/thỏa thuận với NCC, trong hợp đồng ghi rõ: thời điểm giao hàng hóa, thời điểm giao nhận hóa đơn mua hàng, chứng từ hàng đi đường (bên bán sử dụng phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/điều động, sau khi giao nhận hàng hóa đủ, thanh toán tiền mới xuất hóa đơn GTGT).

Tuy nhiên, trường hợp này bên bán có thể bị xử phạt do lập hóa đơn không đúng thời điểm theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

• Đối chiếu lại số lượng hàng hóa nhập về có đúng chưa

Một số trường hợp do NCC viết sai thông tin về số lượng dẫn đến nếu các bạn nói chuyện được với bên mua (bên mà bạn đã xuất hóa đơn) chuyển thành hóa đơn viết sai số lượng, lúc này kế toán cần lập biên bản điều chỉnh giảm và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng mặt hàng bị âm đó xuống.

4. Giải pháp cho kế toán kho: 

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm để tiết kiệm thười gian cũng như đạt hiệu suất công việc tốt. Phần mềm kế toán FTS tự tin cam kết là giải pháp tối ưu, lựa chọn hàng đầu cho mọi loại hình doanh nghiệp. Phân hệ kho đáp ứng đầy đủ các tính năng: 

• Quản lý danh mục vật tư hàng hóa: cho phéo quản lý nhiều đơn vị tính cho 1 loại hàng hóa, vật tư. Quản lý theo trọng lượng, thể tích, màu sắc, kích cỡ.
• Quản lý danh mục nguồn hàng.
• Quản lý danh mục kho hàng: cho phép theo dõi nhiều kho, phân loại hàng hóa theo kho, theo lô, phân loại nhu cầu của người sử dụng.
• Lập phiếu nhập kho hàng hóa trực tiếp hoặc từ phân hệ mua hàng.
• Lập phiếu nhập kho thành phẩm.
• Lập phiếu xuất kho hàng hóa trực tiếp hoặc từ phân hệ bán hàng.
• Lập phiếu xuất/ phiếu nhập điều chỉnh, xuất chuyển kho, chuyển loại.
• Quản lý hạn mức tồn kho.
• Kiểm kê hàng tồn kho: in biên bản kiểm kê, phiếu kiểm kê, sổ chênh kệch kiểm kê, tạo các bút toán tương ứng. Đánh giá lại giá trị hàng tồn kho.
• Tính giá vồn hàng tồn kho theo nhiều phương pháp
• Tổng hợp đầy đủ các báo theo nhu cầu của doanh nghiệp.

[wpforms id=”2108″]