Những điểm cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm

Lựa chọn phần mềm kế toán là quá trình cần cân nhắc thận trọng của mối doanh nghiệp. Hiện nay, trên thị trường có khá nhiều phần mềm kế toán khác nhau, mỗi phần mềm lại có những đặc điểm riêng vì vậy các doanh nghiệp càng khó khăn hơn khi ra quyết định.

Để giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong quá trình lựa chọn, FTS sẽ đưa ra một số lưu ý để doanh nghiệp dễ dàng tham khảo.

1.Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm kế toán?

1.1. Lợi ích cho kế toán:

Kế toán viên sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian do không cần xử lý thủ công quá nhiều số liệu. Các công cụ thường sẽ lưu trữ hệ thống thông tin về hàng hóa, dịch vụ, khách hàng,… từ đó giúp ích cho việc tra cứu thông tin và nhập liệu nhanh chóng. Các báo cáo được tổng hợp chính xác và kịp thời từ những dữ liệu đã có trong phần mềm. Công nghệ phân tích tài chinh – kế toán thông minh, giúp kế toán giảm bớt gánh nặng.

1.2. Lợi ích cho doanh nghiệp:

Phần mềm kế toán hỗ trợ kế toán thực hiện nghiệp vụ, hỗ trợ tăng hiệu suất làm việc. Từ đó giảm được chi phí nhân sự và một số chi phí liên quan khác (chi phí in ấn, điện, nước,…)

Nắm được tình hình tài chính kế toán tức thời giám đốc dùng phần mềm có thể ra quyết định quản trị kịp thời hơn. Cân đối được những khoản chi không đáng có để bảo vệ “sức khỏe tài chính” cho doanh nghiệp. Dùng các phần mềm chuyên nghiệp sẽ giảm thiểu rủi ro về bảo mật thông tin. Thay vì tốn chi phí lưu trữ các giấy tờ, chứng từ giấy thủ công dẫn đến việc dễ thất lạc hoặc đánh mất tài liệu, thì dùng phần mềm giúp tối ưu hoạt động lưu trữ hơn. Các thông tin kế toán được lưu trữ nhiều năm luôn sẵn sàng khi cần sử dụng.

2. Doanh nghiệp nào cần sử dụng phần mềm kế toán?

Mỗi doanh nghiệp đều nên nghiên cứu và đầu tư công cụ hỗ trợ để nâng cao hiệu quả công việc, cải thiện năng suất lao động.

Phần mềm kế toán là công cụ hỗ trợ kế toán thực hiện nghiệp vụ và cung cấp thông tin tài chính giúp nhà quản lý có cơ sở đưa ra các quyết định quản trị. Cùng với các lợi ích mà phần mềm kế toán đem lại như đã kể bên trên, thì phần mềm kế toán là trợ thủ cần thiết cho doanh nghiệp. Cho dù doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực nào thì vấn đề liên quan đến kế toán và tài chính luôn cần được chú trọng, cẩn trọng và đầu tư.

3. Lưu ý khi ựa chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp.

3.1. Chọn phần mềm kế toán phù hợp với lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.

Cần xác định các tính năng mà kế toán cần khi thực hiện hạch toán trên phần mềm kế toán. Mỗi lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp lại cần cách hạch toán riêng. Như:

Thương mại
Services
Xây lắp
Sản xuất.

Mỗi lĩnh vực có đặc thù khác nhau, do đó các phần mềm kế toán cũng được xây dựng dựa trên các đặc thù của mỗi loại hình kinh doanh. Hệ thống tài khoản kế toán cần đáp ứng được nhu cầu hạch toán của các doanh nghiệp. Đồng thời cần đúng chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính.

3.2. Lựa chọn phần mềm thao tác thân thiện, dễ dùng.

Giao diện thân thiện, dễ dùng sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian làm quen và tìm hiểu phần mềm. Kế toán dễ dàng thích nghi với phần mềm nhanh hơn. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp cũng hướng tới những phần mềm có thể làm việc online. Phù hợp với yêu cầu đáp ứng dữ liệu.

3.3. Đáp ứng các báo cáo cần thiết.

Phần mềm kế toán doanh nghiệp cũng cần giải quyết được các vấn đề liên quan đến báo cáo. Kế toán tiết kiệm được thời gian công sức khi có phần mềm tự động tổng hợp các báo cáo từ dữu liệu trong kì. Các báo cáo cũng cần đáo ứng thông tư kế toán đã được ban hành, kế toán giảm được nhiều rủi ro, sai sót hơn khi có phần mềm hỗ trợ. Giám đốc cũng dễ dàng theo dõi được các số liệu tức thời mà không cần đợi kế toán tổng hợp.

3.4. Dịch vụ hỗ trợ sử dụng.

Đảm bảo rằng nhà cung cấp phần mềm cung cấp và hỗ trợ kỹ thuật và tài liệu đào tạo đầy đủ để giúp bạn và đội ngũ của mình sử dụng một cách hiệu quả.

3.5. Công nghệ hiện đại, có thể chỉnh sử theo yêu cầu.

Hiện tại vẫn còn có nhiều người sử dụng Excel để làm kế toán nhưng công cụ này đều bị giới hạn khả năng lưu trữ dữ liệu và rất khó để chỉnh sửa theo nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp. Điều này chỉ ra sự lỗi thời, không đảm bảo được độ an toàn và bảo mật cũng như các tiện ích để doanh nghiệp phát triển nếu có nhu cầu mở rộng.

Về khả năng chỉnh sửa theo đặc thù của doanh nghiệp:

Nếu một phần mềm không có khả năng chỉnh sửa theo đặc thù thì doanh nghiệp cũng nên xem xét tìm đơn vị cung cấp phần mềm khác. Vì vậy, đối với một số doanh nghiệp có đặc thù, việc phần mềm kế toán không đáp ứng được các nghiệp vụ này sẽ gây ảnh hưởng rất lớn trong quá trình sử dụng. Nếu sau đó mới bắt đầu chuyển đổi sang phần mềm khác thì vừa tốn chi phí của doanh nghiệp, vừa tốn thời gian tìm hiều một phần mềm mới.

3.6. Tốc độ và khả năng bảo mật dữ liệu.

Tốc độ nhanh và thuật toán phàn mềm phải khoa học, hiện đại để đáp ứng khả năng lưu trữ, xử lý và tìm kiếm dữ liệu. Ngoài ra, bảo mật dự liệu là yếu tố mà doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm, nhất là cac dữ liệu kế toán tài chính. Doanh nghiệp cần ưu tiên lựa chọn phần mềm có độ an toàn cao từ các nhà cung cấp uy tín.

3.7. Lựa chọn phần mềm kế toán phải đáp ứng các yêu cầu về kế toán tài chính và quản trị.

Kế toán được chia thành 2 mảng: kế toán tài chính và kế toán quản trị.

Kế toán tài chính là đáp ứng các yêu cầu về sổ sách và báo cáo cho các cơ quan nhà nước, các nhà đầu tư, ngân hàng.
Kế toán quản trị phục vụ nhu cầu quản trị nội bộ của công ty, đó là cung cấp các báo cáo phân tích số liệu về bán hàng, khách hàng, mua hàng, nhà cung cấp, hàng tồn kho, phân tích chi phí.

Một số doanh nghiệp dùng phần mềm chỉ để phục vụ cho kế toán tài chính. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế toán còn để phục vụ vạn hành cho doanh nghiệp. Thế nên lựa chọn phần mềm kế toán đáp ứng được nhu cầu sử dụng của DN.

Lựa chọn phần mềm kế toán FTS Accounting:

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm kế toán, trong đó không thể không nhắc tới phần mềm kế toán FTS Accounting với mức độ uy tín cao và được nhiều doanh nghiệp đối tác tin dùng.

Advantages:

Hệ thống được xây dựng theo mô hình quản trị tập trung. CSDL được thiết lập tập trung tại trụ sở của Công ty mẹ, CSDL được phân cấp theo từng cấp bậc trong mô hình tổ chức quản lý.
Tính mở và tùy biến. Hệ thống được thiết kế theo từng Module, có thể dễ dàng thêm bớt điều chỉnh module mà không ảnh hưởng đến hệ thống ứng dụng chung.
Đáp ứng theo chế độ kế toán của Nhà nước, đầy đủ các mẫu phiếu, báo cáo, sổ chi tiết, báo cáo tài chính theo quy định BTC.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, bố cục rõ ràng, không lạc hướng người dùng
Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Anh, Nhật, Hàn, Trung
Tìm kiếm dữ liệu chứng từ theo nhiều chiều, nhiều tiêu chí khác nhau. Truy cập ngược từ Báo cáo về Chứng từ phát sinh.
Giữa các phân hệ hệ thống có sự kế thừa dữ liệu để giảm thiểu công tác nhập liệu cũng như tránh sai sót.
Import dữ liệu từ Excel vào hệ thống danh mục và các chứng từ Kết xuất dữ liệu chứng từ, báo cáo ra Excel, Word, PDF.
Làm việc theo cả 2 chế độ mạng LAN và làm việc từ xa qua mạng Internet. Áp dụng công nghệ tiên tiến: NET Framework, C#, ASP, Net. Tích hợp với các hệ thống khác qua API

Tính năng vượt trội của FTS Accounting:

Hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Quỹ và bán hàng, mua hàng và công nợ phải thu, quản lý kho, tài sản, công cụ dụng cụ, thuế…
Tích hợp HDDT trong phần mềm kế toán.
Hệ thống báo cáo bao gồm: Báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo quản trị. Phần mềm tự động tổng hợp số liệu báo cáo và các mâu báo cáo mới nhất. Điều chỉnh báo cáo theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Quản lý đa diện: Có giao diện dễ sửu dụng, có nhiều chương trinh, đơn vị, công ty con , có nhiều sản phẩm, nhiều dự án, các loại tiền tệ phù hợp với nhiều đối tượng.
Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.

[wpforms id=”2108″]