Share
Share
Copy
Receivables & Payables Management là hoạt động thiết yếu trong kinh doanh bất kỳ lĩnh vực nào. Việc công nợ không hiệu quả sẽ dẫn đến tình trạng thất thoát lớn do không thu hồi kịp các nguồn nợ, doanh nghiệp không sử dụng được tối đa nguồn vốn, gây ra nhiều bất lợi. Vì vậy mọi doanh nghiệ đều cần có một hệ thống quản lý công nợ của riêng mình.
Vậy quản lý công nợ là gì? Doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng các công cụ truyền thống hay ứng dụng phần mềm quản lý công nợ? Hãy cùng FTS giải đáp thắc mắc này trong bài viết dưới đây nhé!
1.Công nợ là gì?
Accounts Receivable & Payable là các khoản phải thu từ khách hàng khi bán sản phẩm, dịch vụ, hoặc các khoản cần phải trả cho nhà cung cấp hàng hóa. Công nợ thuộc một phần của kế toán tổng hợp. Việc theo dõi công nợ sẽ được gộp chung với công việc kế tóa tổng hợp nếu công ty có quy mô kinh doanh vừa và nhỏ, hoặc là được tách riêng đối với các công ty lớn.
Có 2 loại công nợ phổ biến trong kinh doanh là công nợ phải thu và công nợ phải trả:
- Công nợ phải thu: Loại công nợ này xuất hiện khi khách hàng đã nhận được hàng hóa và có hóa đơn, nhưng khách hàng chưa thanh toán đầy đủ hoặc chỉ thnah toán một phần. Các khoản công nợ phải thu thường là tiền hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, đjai lý, nhà bán lẻ,…
- Công nợ phải trả: Loại công nợ phát sinh khi doanh nghiệp cần thanh toán cho nhà cung cấp sau khi đã nhận hàng hoặc nguyên liệu, hoặc là công nợ nhà nước,… nhưng chưa thanh toán đầy đủ.
Nhiều doanh nghiệ luôn muốn thu hồi khoản nợ nhanh chóng để giảm lượng tiền bị chiếm dụng, đồng thời trì hoãn thanh toán cho nhà cung cấp càng lâu càng tốt nhằm tận dụng vốn của doanh nghiệp khác.
2. Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý công nợ.
Việc tìm kiếm và lựa chọn phần mềm kế toán công nợ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cảu doanh nghiệp chính là vấn đề được quan tâm nhất hiện nay. Chính vì vậy phần mềm cần đáp ứng các nhu cầu như:
- Tiết kiệm thời gian và công sức:
Việc ghi chép sổ sách truyền thống hay lập sổ chi tiết công nợ bằng Excel để theo dõi công nợ đều gây mất thời gian và công sức vì phải luôn cập nhật, theo dõi và tính toán công nợ một cách chính xác nhất.
Thay vì làm mọi thứ bằng tay, các phần mềm quản lý bán hàng và công nợ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thười gian và công sức. Phần mềm sẽ tự động ghi nhận công nợ khi phát sinh nhập hàng, bán hàng hay ship hàng. Nhờ vậy, chủ doanh nghiệp không cần tốn thời gian theo dõi và đau đầu khi tính toán từng con số.
- Hạn chế sai sót dữ liệu, nhập liệu chi tiết:
Mọi đơn nhập hàng, bán hàng cả trực tiếp và online đều được nhập chi tiết về số lượng, số tiền của từng sản phẩm. Vì thế giá trị công nợ cũng luôn được ghi chính xác mọi thời điểm.
Phần mềm tự động lưu trữ thông tin, người dùng có thể xử lý và tiến hành thanh toán các khoản chi/ thu phù hợp với từng công nợ, hạn chế sai sót ngay cả khi nhiều giao dịch được tiến hành cho cùng một khách hàng.
- Dữ liệu được đồng bộ tự động:
Kế toán bán hàng có thể được thừa kế dữ liệu phát sinh từ bộ phận bán hàng, theo dõi công nợ và thu tiền từ khách hàng. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm kế toán công nợ còn hạn chế sự dư thừa của các chứng từ. Các đơn hàng, bán hàng sẽ được thống kê chi tiết số lượng, số tiền và giá trị công nợ.
- Kiểm soát lãi lỗ dễ dàng:
Thay vì lập sổ chi tiết công nợ bằng Excel, phần mềm quản lý bán hàng công nợ có thể tạo báo cáo định kỳ theo tuần, tháng, năm. Điều này giuo cho việc tính toán công nợ khách hàng, nhà cung cấp trở nên chính xác và rõ ràng hơn.
Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm quản lý công nợ có thể giúp bạn giảm thiểu các chứng từ dư thừa. Đơn nhập hàng, bán hàng, thông tin công nợ của khách hàng, nhà cung cấp cũng được ghi chép lại trên hệ thống và quản lý tập trung giúp dễ tìm kiếm.
- Tốc độ xử lý dữ liệu lớn:
Với các đơn vị hay doanh nghiệp lớn, các hoạt động liên quan đến việc xử lý và thnah toán các khoản thu/chi tiền diễn ra thường xuyên và liên tục. Do đó, để viêc này phù hợp với công nợ cụ thể nay cả khi nhiều giao dịch được tiến hành thực hiện, quá trình đảm bảo tốc độ xử lý cũng ảnh hưởng không nhỏ. Các thông tin công nợ được cập nhật kịp thời giúp kế toán dễ dàng tổng hợp báo cáo và trình lãnh đạo, từ đó đưa ra chính sách kinh doanh, sản xuất hiệu quả hơn.
3. Phần mềm kế toán FTS
Phần mềm kế toán FTS Accounting hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác một cách hiệu quả. Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường.
Phần mềm kế toán FTS cung cấp báo cáo tổng hợp công nợ phai thu khách hàng giúp doanh nghiệp tổng hợp tình hình phát sinh và thu hồi công nợ phải thu của tất cả các khách hàng theo từng tài khoản công nợ và loại tiền, theo nhân viên bán hàng; theo công trình; theo hợp đồng bán; theo đơn vị kinh doanh…
- Tổng hợp công nợ phải thu theo hạn nợ; Nợ đến hạn, Nợ quá hạn (1-30 ngày, 30-60 ngày,… nợ xấu quá hạn)
- Cho phép xem nhanh công nợ trên danh sách để biết tình trạng nợ của khách hàng, chi tiết từng chứng công nợ.
- Đối chiếu công nợ, phân tích tuổi nợ, hạn mức công nợ để duyệt đơn hàng.
- Theo dõi thanh toán cho từng khách hàng, chi tiết từng hóa đơn, hợp đồng, đơn hàng. Đối trừ công nợ cho lần sau
- Theo dõi tình hình thanh toán cho nhà cung cấp, báo cáo tuổi nợ theo ngày phát sinh, báo cáo công nợ theo từng hợp đồng, đơn hàng.
- Phần mềm kế toán FTS Accounting đáp ứng đầy đủ yêu cầu của quản lý công nợ.
Nhanh tay đăng ký để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất!
[wpforms id=”2108″]
