Doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ có nhất thiết phải sử dụng phần mềm kế toán hay không?

Doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ có nhất thiết phải sử dụng phần mềm kế toán hay không?

“Doanh nghiệp có nhất thiết phải sử dụng phần mềm kế toán hay không?” là một câu hỏi lớn đối với các nhà quản trị doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Đối với những doanh nghiệp lớn, doanh thu mỗi năm đạt hàng trăm hàng nghìn tỷ đồng thì chi phí bỏ ra cho phần mềm kế toán là không đáng kể. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp vừa và nhỏ thì chi phí cho phần mềm kế toán lại là một bài toán chi phí cần phải suy nghĩ. Vậy, việc sử dụng phần mềm kế toán mang lại những lợi ích gì? Liệu có cần thiết phải sử dụng phần mềm kế toán không? Hãy cùng FTS đi tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé!

Nếu như trước đây, kế toán tiêu tốn nhiều thời gian để hoàn thành công việc và thường xảy ra một số sai sót trong quá trình thực hiện, thì nay với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, người dùng có thể giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo. Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán. Trong khi việc sử dụng phần mềm kế toán có thể giúp tinh giản nhân sự, rút gọn thời gian tìm kiếm và kết xuất báo cáo, chính điều này cũng đã góp phần tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.

Những lợi ích không thể bỏ qua khi sử dụng phần mềm kế toán:

1.Theo dõi tài chính kế toán một cách bài bản, có hệ thống

Đến kỳ thanh tra, quyết toán thuế các doanh nghiệp phải thường xuyên phải tra cứu, tìm kiếm chứng từ, báo cáo để giải trình kịp thời, đầy đủ cho cơ quan Thuế (giải trình chi tiết doanh thu, chi phí, thuế đến từng mặt hàng,…). Nếu doanh nghiệp sử dụng thủ công như excel, nhà quản trị không có công cụ hỗ trợ theo dõi các nghiệp vụ tài chính kế -toán một cách bài bản, có hệ thống dẫn đên khi cơ quan Thuế xuống thanh kiểm tra, quyết toán, doanh nghiệp không cung cấp các báo cáo kịp thời dẫn đến chậm trễ, thậm chí không giải trình được có thể gây thiệt hại do bị phạt hoặc truy thu thuế

2. Tránh sai sót khi có biến động nhân sự kế toán

Nhiều doanh nghiệp sử dụng excel sẽ gặp khó khăn khi nhân viên kế toán cũ nghỉ không bàn giao hoặc bàn giao không đầy đủ, vì vậy nhân viên mới không có các file kế toán để tiếp tục làm. Hơn thế nữa, nếu kế toán mới được bàn giao chưa chắc đã sử dụng được do file excel thường có nhiều sheet, nhiều công thức được thiết lập, phải là người lập thì mới dễ hiểu được.

Như vậy người mới tiếp nhận có khi mất cả tháng trời làm lại, thậm chí số liệu sai có nguy cơ bị phạt khi kiểm tra, quyết toán thuế sau này. Trong khi đó nếu sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp cho quá trình đào tạo nhân viên mới nhanh hơn và chuẩn hơn.

3. Kiểm soát, nắm bắt doanh thu, chi phí, công nợ, dòng tiền, tồn kho, thuế,…để điều hành kịp thời

Hầu hết chủ doanh thường quan tâm đến các chỉ số doanh thu, chi phí, dòng tiền, tồn kho, thuế,… để biết tổng thể và chi tiết tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó ra các quyết định đầu tư, thiết lập chính sách bán hàng, marketing, cắt giảm chi phí để tăng hiệu quả kinh doanh, lợi nhuận. Nếu không nắm được hoặc nắm bắt nhưng không kịp thời các chỉ số trên thì giám đốc sẽ không thể ra quyết định kịp thời, chính xác được.

4. Quản lý công nợ theo hạn nợ và tuổi nợ phải thu để đốc thúc thu hồi

Chủ doanh nghiệp cần theo dõi tuổi nợ và hạn nợ của KH chưa thanh toán để có kế hoạch thu hồi nợ đúng hạn, tuy nhiên, nếu không có số liệu kịp thời, chính xác thì có thể một số khoản nợ phải thu đã quá hạn nợ mà không biết để thu hồi dẫn đến phải vay vốn kinh doanh trong khi vốn của mình bị chiếm dụng. Nhiều khoản công nợ kéo dài có thể rủi ro không thu được phải trích lập dự phòng tính vào chi phí.

5. Tổng hợp, dự báo dòng tiền vào, ra từ tất cả các hoạt động

Nắm bắt được các khoản tiền sẽ thu được và các khoản sẽ phải chi ra cho nhiều hoạt động trong tương lai rất quan trọng. Nếu không tính được có thể dẫn tới tuy làm ăn có lãi nhưng trong khi tiền thu chưa về mà tiền chi lại phải chi ngay rất có thể dẫn tới hậu quả phải đi vay vốn để bù đắp nên phát sinh lãi vay hoặc xấu hơn là không vay vốn được nên mất khả năng thanh toán, ngưng trệ kinh doanh.

Giải quyết mọi khó khăn kể trên của các chủ doanh nghiệp, Phần mềm kế toán FTS Accounting Pro hỗ trợ kế toán và chủ doanh nghiệp quản lý công tác tài chính – kế toán một cách dễ dàng và hiệu quả. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán chuẩn với đầy đủ các báo cáo, giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Phần mềm kế toán Accounting Pro FTS

Để biết thêm chi tiết về Phần mềm kế toán được cung cấp bởi First Trust Solution, vui lòng truy cập theo https://fts.com.vn/ hoặc liên hệ qua hotline 02437480398 để được tư vấn.