GIẢI PHÁP CẮT GIẢM CHI PHÍ CHO DOANH NGHIỆP.

 

Trong nền kinh tế suy thoái như hiện nay, việc cắt giảm chi phí là hoàn toàn cần thiết để đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Là một Nhà lãnh đạo, bạn cần đưa ra những phương án phù hợp để quản lý tài chính và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Hãy cùng FTS tìm hiểu về những giải pháp giúp cắt giảm chi phí hữu hiệu nhất qua bài viết dưới đây nhé!

1.Chi phí quản lý kho hàng là gì?

Chi phí quản lý kho là tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận hành, bảo trì và quản lý kho hàng, thông thường bao gồm các bước:

1.1. Chi phí mặt bằng:

• Nhóm chi phí mặt bằng bao gồm các khoản như khấu hao TSCĐ (nhà kho), tiền thuê nhà kho (nếu thuê ngoài), và các chi phí liên quan khác. 
• Đây là nhóm chi phí cố định, dễ dự báo và ước tính, thông thường không có biến động bất thường và phát sinh đều giữa các tháng trong năm. 
• Trên thực tế, một số doanh nghiệp căn cứ theo nhu cầu có kết hợp giữa kho sẵn có (thuộc sở hữu doanh nghiệp) với kho thuê ngoài. 

1.2. Chi phí nhân công:

• Chi phí nhân công là một trong những nhóm chi phí quan trọng trong cơ cấu chi phí quản lý kho. Nhóm chi phí nhân công thông thường bao gồm lương, thưởng, phụ cấp, bhxh và các khoản đãi ngộ khác cho nhân viên làm việc trong kho. 
• Tương tự như nhóm chi phí mặt bằng nêu trên, thông thường đây cũng là nhóm chi phí ít có sự biến động trong năm, trừ một số trường hợp đặc biệt như công ty kinh doanh theo mùa vụ cần tuyển dụng thêm lao động làm việc tại kho, công ty có đơn hàng lớn cần bổ sung nhân sự kho. 

1.3. Chi phí công nghệ và phần mềm:

• Bao gồm việc mua sắm và bảo trì phần mềm quản lý kho, phần mềm kế toán kho và các giải pháp công nghệ thông tin khác nhằm giúp tự động hóa các quy trình, tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho và cải thiện chất lượng dữ liệu.
• Áp dụng giải pháp công nghệ tiên tiến và phần mềm quản lý kho hiện nay.

1.4. Chi phí hệ thống an ninh:

Chi phí an ninh trong quản lý khi nhằm đảm bảo hàng hóa và tài sản được bảo vệ khỏi mất mát trộm cắp và hỏng hóc. Các khoản chi phí chính trong nhóm này bao gồm:

• Hệ thống giám sát: Chi phí mua, lắp đặt và bảo trì các camera giám sát và hệ thống giám sát video để giám sát hoạt động trong kho. 
• Hệ thống báo động: Đầu tư vào hệ thống báo động chống trộm và phòng cháy, nhằm cảnh báo sớm và phản ứng nhanh chóng trước các sự cố. 
• Bảo vệ và dịch vụ an ninh: Chi phí cho việc thuê dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp, đảm bảo an ninh cho kho bãi. 
• Hệ thống kiểm soát truy cập: Các giải pháp kiểm soát truy cập như cổng an ninh, hệ thống nhận dạng sinh trắc học và thẻ từ, nhằm kiểm soát ai có quyền vào khu vực nhất định trong kho. 

1.5. Chi phí vận hành:

• Chi phí vận hành bao gồm tất cả các khoản chi phí liên quan đến hoạt động vận hành của kho, như tiền điện, nước, chi phí vận chuyển và logistic, chi phí vật liệu tiêu hao…
• Tại một số doanh nghiệp với yêu cầu điều kiện nhiệt độ nghiêm ngặt trong bảo quản hàng hóa thì chi phí điện có thể rất cao do sử dụng các thiết bị, kho lạnh công suất lớn. 
• Tỷ trọng chi phí vận hành và chi phí quản lý khác lớn hay nhỏ phụ thuộc rất lớn vào mặt hàng và yêu cầu bảo quản hàng tương ứng. 

Mỗi doanh nghiệp sẽ phát sinh một số nhóm chi phí quản lý kho riêng và phụ thuộc vào mặt hàng, quy trình cũng như công nghệ doanh nghiệp áp dụng trong khi lưu khi và bảo quản hàng hóa. Do vậy, tỷ lệ giữa các nhóm chi phó này cũng là khác nhau giữa các doanh nghiệp, do vậy yêu cầu về mặt quản lý khác nhau.

2. Tầm quan trọng của việc cắt giảm chi phí trong doanh nghiệp:

Cắt giảm chi phí đóng vai trò quan trọng và mang tính chiến lược trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là những vai trò của việc cắt giảm chi phí:

• Tăng khả năng sinh lời bằng cách giảm chi phí vận hành và sản xuất, từ đó cung cấp lợi nhuận cao hơn, tạo ra nguồn tài chính cần thiết để tái đầu tư vào doanh nghiệp. 
• Cải thiện hiệu quả vốn nhờ việc tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và cắt giảm không cần thiết tạo điều kiện đầu tư vào các dự án mới hoặc mở rộng quy mô kinh doanh. 
• Duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường bởi mức chi phí bỏ ra thấp giúp ổn định giá cả cạnh tranh và tạo thuận lợi trong việc chiếm lĩnh thị trường. 
• Tăng cường ổn định tài chính, xây dựng quỹ dự trữ tài chính, đảm bảo sự ổn định trong điều kiện kinh tế không ổn định hoặc khó khăn. 
• Tối giản chi phí không cần thiết giúp doanh nghiệp tập trung vào việc phát triển và thúc đẩy đổi mới và sáng tạo, dành cho nghiên cứu và phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới. 

Việc cắt giảm chi phí không chỉ đảm bảo sự hiệu quả và tăng cường khả năng sinh lời mà còn giúp doanh nghiệp duy trì sự cạnh tranh và ổn định trong giai đoạn suy thoái toàn cầu. Điều này đặc biệt quan trọng để đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi thị trường và đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp. 

3. Phương pháp cắt giảm chi phí quản lý kho .

3.1. Nguyên tắc cắt giảm chi phí quản lý kho:

Nhóm chi phí quản lý khi đều là cần thiết để duy trì hoạt động vận hành kho ở các doanh nghiệp. Tuy nhiên việc cắt giảm chi phí kho phải được dựa trên những nguyên tắc sau đây:

a. Đảm bảo an toàn là ưu tiên hàng đầu:

Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng việc cắt giảm chi phí không làm ảnh hướng đến các biện pháp an toàn trong kho. Đảm bảo an toàn cho nhân viên và hàng hóa phải luôn được ưu tiên cao nhất, từ việc duy trì thiết bị an toàn, đến việc thực hiện các quy định về phòng cháy và chữa cháy. Các sự cố mất an toàn có thể dẫn đến tổn thất lớn hơn nhiều so với số tiền tiết kiệm được từ việc cắt giảm chi phí. 

b. Giữ vững chất lượng hàng hóa và dịch vụ:

Trong quá trình cắt giảm chi phi, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo chất lượng hàng hóa và dịch vụ vẫn giữ nguyên. Điều này đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ trong quá trình lưu trữ, xử lý và bảo quản hàng hóa, đảm bảo rằng chúng không bị hư hỏng, mất mát hay suy giảm giá trị trong quá trình lưu trữ và vận chuyển. 

c. Không tập trung vào cắt giảm chi phí mà tối ưu chi phí:

Doanh nghiệp cần phải lưu ý rằng việc cắt giảm chi phí thường chỉ là các giải pháp ngắn hạn và có tính tức thời, doanh nghiệp cần ưu tiên vào các giải pháp mang tính tối ưu chi phí như: nâng cao năng suất lao động, chú trọng đến việc kết hợp nhiều giải pháp đồng thời dựa theo đặc thù của doanh nghiệp, đầu tư vào công nghệ và các giải pháp công nghệ thông tin khác. 

3.2. Các phương pháp cắt giảm và tối ưu chi phí quản lý kho.

Doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình thực tiễn của kho hàng để xây dựng lộ trình tối ưu chi phí quản lý kho. 

a. Tận dụng không gian lưu trữ:

• Với các doanh nghiệp có nhà kho riêng, việc thiết kế tối ưu không gian lưu trữ có thể giúp doanh nghiệp tận dụng không gian thừa cho những mục dịch hoạt động khác nhau, Với phần diện tích khi dư thừa, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch cho thuê nhằm tạo ra nguồn thu nhập khác. 

Với các doanh nghiệp thực hiện thuê kho ngoài, việc tận dụng tốt không gian lưu trữ, trực tiếp giúp giảm phần diện tích cần thuê. Để tối ưu được không gian lưu trữ, đòi hỏi ngay từ khi thiết kế, bố trí và sắp xếp nhà kho phải khoa học và phù hợp với mặt hàng của doanh nghiệp lưu kho. 

Tác dụng/ ảnh hưởng đến chi phí quản lý kho:

• Giảm thiểu chi phí thuê kho ngoài. 
• Tăng thu nhập khác (trong trường hợp doanh nghiệp có thể cho thuê phần diện tích kho dư thừa)
• Tiết kiệm chi phí vận hành (điện nước,…)

b. Đơn giản hóa quy trình quản lý kho:

• DN phải xây dựng quy trình quản lý kho đơn giản và hiệu quả, nhằm mục tiêu giảm thiểu sức lao động thủ công, gia tăng vai trò các yếu tố công nghệ, nhưng không làm giảm hiệu quả của công tác quản lý. Quy trình đơn giản và hiệu quả giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt và thực hiện, tránh sử dụng quá nhiều nhân lực tham gia vào một quy trình. CÁc quy trình quản lý kho cần phải thực hiện điều chỉnh và nâng cấp cho phù hợp với từng thời điểm kinh doanh để đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả. 

Ảnh hưởng đến chi phí quản lý kho:

• Giảm thiểu sức lao động thủ công từ đó giảm chi phí nhân công.
• Giảm các chi phí vận hành. 

c. Đầu tư vào công nghệ và tự động hóa:

• Đây là phương pháp có tính dài hạn trong việc cắt giảm và tối ưu chi phí quản lý kho. Doanh nghiệp nên xây dựng lộ trình và kế hoạch đầu tư vào công nghệ tự động hóa, chú trọng đến các giải pháp hệ thống quản lý kho tự động, phần mềm kế toán kho,… từ đó giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng, cải thiện độ chính xác và giảm thiểu các sai sót, nâng cao năng suất lao động của toàn doanh nghiệp . 

Ảnh hưởng đến chi phí quản lý kho: 

• Trong ngắn hạn: Đầu tư vào các giải pháp công nghệ và tự động hóa có thể làm chi phí quản lý kho tăng lên. 
• Trong dài hạn: Công nghệ và tự động hóa là xu thế bắt buộc để tăng năng suất lao động và giảm chi phí nhân công trực tiếp vào quản lý kho, tăng độ chính xác trong quản lý. 

Phần mềm kế toán FTS Accounting đáp ứng đầy đủ các tính năng kể trên, khắc phục được mọi nhược điểm khi sử dụng phần mềm quản lý truyền thống. Ngoài ra phần mềm còn phù hợp với các đặc thù quản lý kho của doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, đáp ứng đầy đủ tính năng như: 

• Quản lý danh mục vật tư hàng hóa, cho phép quản lý nhiều đơn vị tính cho một loại hàng hóa, vật tư. Quản lý theo trọng lượng, thể tích, màu sắc, kích cỡ. 
• Quản lý danh mục nguồn hàng. 
• Quản lý danh mục kho hàng: cho phép theo dõi nhiều kho, phân loại hàng hóa theo kho, theo lô, phân loại theo nhu cầu của người sử dụng. 
• Lập phiếu nhập kho hàng hóa trực tiếp hoặc từ phân hệ mua hàng. 
• Lập phiếu nhập kho thành phẩm. 
• Lập phiếu xuất kho hàng hóa trực tiếp hoặc từ phân hệ bán hàng. 
• Lập phiếu xuất/ phiếu nhập điều chỉnh, xuất chuyển kho, chuyển loại. 
• Quản lý hạn mức tồn kho. 
• Kiểm kê hàng tồn kho: in biên bản kiểm kê, phiếu kiểm kê, số chênh lệch kiểm kê, tạo các bút toán tương ứng. Đánh giá lại giá trị hàng tồn kho. 
• Tính giá vốn hàng tồn kho theo nhiều phương pháp: Bình quân cuối kỳ, bình quân tức thời, nhập trước xuất trước, giá địch danh, đích danh theo lần nhập, theo lô nhập. Cho phép chọn phương pháp tính cho từng mặt hàng. 
• Khai thác báo cáo: thẻ kho, Báo cáo Nhập xuất tồn, Bảng tính giá chênh lệch tồn kho cuối kỳ, báo cáo nhập kho, Báo cáo xuất kho,…

Đăng ký để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời nhé!

[wpforms id=”2158″]