LỢI ÍCH CỦA ERP ỨNG DỤNG TRONG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

[popup_cookie name=”LỢI ÍCH CỦA ERP ỨNG DỤNG TRONG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ” expires=”1 month” sitewide]

ERP là gì? 

ERP được hiểu là một phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp (DN). Thay vì sử dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc cho từng phòng, ban như trước kia thì khi ứng dụng ERP, tất cả các phòng, ban đều sử dụng chung một phần mềm và phần mềm này được chia ra nhiều phân hệ, mỗi phân hệ tương ứng với một phòng ban, có chức năng tương tự các phần mềm quản lý rời rạc.

Đặc điểm nổi bật của ERP đó là tính tích hợp giữa các phân hệ. Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự,…) và không có sự liên kết nào đối với các phần mềm của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file,…) với năng suất thấp và dễ có sai sót, rủi ro. Các phân hệ của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước, trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Do đó, đối với kế toán nói chung và kếtoán quản trị (KTQT) nói riêng, ERP cung cấp thông tin từ các phòng ban khác một cách tự động, giúp người làm KTQT nắm bắt được chuỗi thông tin một cách kịp thời và chính xác, từ đó thiết lập các báo cáo KTQT phù hợp với yêu cầu của nhà quản lý.

Mô hình tổng quát về ERP

Trên đây là mô hình tổng thể của hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP bao gồm các nghiệp vụ tổng thể của doanh nghiệp từ Tiền, Bán hàng, Mua hàng, Kho, Tài sản, Chi phí, …

Nhân tố ảnh hưởng của ERP đến kế toán quản trị 

Môi trường doanh nghiệp

Môi trường của doanh nghiệp bao gồm cả môi trường bên trong và môi trường bên ngoài doanh nghiệp có tác động đến việc áp dụng hệ thống ERP. Trong đó môi trường bên ngoài được thể hiện thông qua các chính sách pháp luật về kinh doanh, văn hóa, điều kiện kinh tế – xã hội, mức sống của người dân tại địa điểm doanh nghiệp kinh doanh. Môi trường bên trong doanh nghiệp được hình thành từ các mục tiêu, sứ mạng và nhiệm vụ kinh doanh, cam kết của nhân viên, cấu trúc tổ chức. Ngoài ra còn có môi trường văn hóa doanh nghiệp và môi trường giám sát, kiểm tra có ảnh hưởng đến việc áp dụng hệ thống ERP và tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị.

Đặc điểm của doanh nghiệp

Đặc điểm của doanh nghiệp được thể hiện qua ngành nghề kinh doanh, quy mô của doanh nghiệp, phân cấp tài chính, công tác quản trị các dự án. Bên cạnh đó, báo cáo khảo sát của Panorama Consulting Solutions (2018) đối với việc khảo sát áp dụng hệ thống ERP được tiến hành trên 237 doanh nghiệp trên toàn quốc thì ngành nghề kinh doanh có quyết định ảnh hưởng đến việc áp dụng hệ thống này, trong đó chiếm 43% là các doanh nghiệp sản xuất

Năng lực người sử dụng

Năng lực người dùng là năng lực và sự hiểu biết của người dùng về ERP có ảnh hưởng đến việc áp dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp thông qua chi phí đào tạo và huấn luyện, sự tham gia của người dùng. Việc nhân viên có thực sự hiểu rõ quy trình sử dụng hệ thống; hiểu mức độ ảnh hưởng của hoạt động bản thân tới các bộ phận hoặc cá nhân khác trong doanh nghiệp; hiểu rõ các tiêu chuẩn chất lượng thông tin; tuân thủ quy trình thực hiện ERP; mức độ thuần thục thao tác hệ thống ERP; nhận thức và cách khai thác thông tin từ hệ thống ERP.

Đặc điểm của ERP

Đặc điểm của hệ thống gồm sự phù hợp của phần mềm với đặc điểm doanh nghiệp, cơ sở hệ thống thông tin của doanh nghệp, thông tin tích hợp vào hệ thống ảnh hưởng đến việc áp dụng ERP. Khi lựa chọn sản phẩm ERP thì quan trọng nhất là sự phù hợp với quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh, các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và đặc biệt là doanh nghiệp sẽ mở rộng hay không trong tương lai. Bên cạnh đó theo khảo sát của Panorama Consulting Solutions (2018) thì có đến 38% doanh nghiệp được khảo sát về việc áp dụng hệ thống ERP cho rằng việc áp dụng hệ thống ERP mới là cần thiết để thay thế hệ thống ERP cũ không còn phù hợp.

Lợi ích của ERP ứng dụng trong kế toán quản trị 

• Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ:
  Ứng với từng chức năng kinh doanh sẽ một phân hệ phần mềm tương ứng. Với thiết kế phân hệ, doanh nghiệp có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy khả năng.
  VD: Phòng mua hàng và bán hàng có phân hệ đặt hàng, phân phối và bán hàng
• Có tính tích hợp chặt chẽ:
  Việc tích hợp các phân hệ cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.
• Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí hay chiều phân tích, qua đó đánh giá hiệu
  quả sản xuất kinh doanh. Đây là điều các Doanh nghiệp rất hay bỏ qua khi lựa chọn ERP.
• Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các
  thông số để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong Doanh nghiệp. Với cách này Doanh nghiệp có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều CSDL khác nhau trong hệ thống.
• Hệ ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP có tính dẫn hướng. Mặt tích cực này cho phép
  Doanh nghiệp học tập các quy trình quản lý Doanh nghiệp trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy
  trình dự kiến trong tương lai.

Từ những lợi ích trên, kế toán trong doanh nghiệp cải thiện chất lượng thông tin trên báo cáo quản trị giúp chất lượng báo cáo quản trị tốt hơn dù thời gian không đổi; giảm độ trễ báo cáo và tăng khả năng hiển thị thông tin trên báo cáo giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định quản trị sát với thực tế của doanh nghiệp.

Kết luận

Sự ra đời của cách mạng công nghiệp 4.0 đòi hỏi các doanh nghiệp phải có sự nỗ lực nâng cao năng lực cạnh tranh bằng cách thay đổi phương thức quản lý cho phù hợp bằng cách áp dụng công nghệ để mang lại hiệu quả cao và phù hợp với xu thế chung trên thế giới. Các doanh nghiệp hiện nay hầu như sử dụng các phần mềm hoạt động độc lập, do đó các luồng thông tin rời rạc, chắp vá và không đồng bộ với nhau. Các cấp quản lý khó có thể có cái nhìn toàn diện, nên các quyết định mang tính chiến lược cũng bị hạn chế. Dữ liệu bị phân tán làm lãng phí tài nguyên, hiệu quả làm việc của nhân viên không cao do các quy trình nghiệp vụ còn mang tính thủ công và không được chuẩn hóa. Vì vậy nhu cầu đặt ra cấp
thiết là phải có một giải pháp quản lý toàn bộ các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp, hỗ trợ người quản lý đưa ra các quyết định tốt, nâng cao hiệu suất lao động của nhân viên. Và một trong những giải pháp mới có thể đáp ứng được hầu hết các yêu cầu trên và đã được nhiều nhà quản lý lựa chọn đó là: ” Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp – ERP”.

Công ty FIRST TRUST SOLUTION cung cấp các giải pháp  hỗ trợ cho doanh nghiệp, trường học đa dạng:

• Giải Pháp Kế Toán Tập Trung Công Ty Mẹ Con
• Phần Mềm Kế Toán Miễn Phí
• Giải Pháp Kế Toán Doanh Nghiệp FDI
• Giải Pháp Quản Trị Doanh Nghiệp FTS ERP
• Phần Mềm Hoá Đơn Điện Tử
• Giải Pháp Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng
• Giải Pháp Kế Toán Tập Trung Khối HCSN
• Giải Pháp Quản Lý Trường Học
• Giải Pháp ERP Cho Doanh Nghiệp Xăng Dầu, Gas

THAM KHẢO THÊM CHI TIẾT TÍNH NĂNG VÀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TẠI ĐÂY

FIRST TRUST SOLUTION – Phần mềm kế toán & quản lý doanh nghiệp

Tầng 1, Lilama 10 Tower, Tố Hữu, Phường Trung Văn, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.

Tel: 024 3748 0398 – Fax: 024 3748 0399

Email: info@fts.com.vn

LIÊN HỆ:

[wpforms id=”2108″]