Quy trình triển khai ERP hiệu quả – phần mềm kế toán FTS

Những năm trở lại đây, phần mềm ERP ngày càng trở nên phổ biến và trở thành xu hướng cũng như lợi thế cạnh tranh của rất nhiều doanh nghiệp. Có nhiều phần mềm ERP tốt ở Việt Nam, để lựa chọn được sản phẩm phù hợp, các doanh nghiệp cần có những kiến thức đầy đủ và đúng về ERP. 

1.Phần mềm ERP là gì?

Ứng dụng ERP là ứng dụng kế hoạch và xác định nguồn lực công ty ( viết tắt là ERP). Một mô hình phần mềm công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập số liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải. ERP tích hợp chung chức năng của một doanh nghiệp vào trong một hệ thống chung. Thay vì sử dụng phần mềm kế toán riêng lẻ như: phần mềm kế toán, phần mềm Nhân sự – Tiền lương, quản trị sản xuất …riêng lẻ, độc lập thì ERP gộp tất cả vào chung 1 gói phần mềm duy nhất mà các phân hệ đó liên kết chặt chẽ với nhau. 

2. Các phần mềm ERP ở Việt Nam:

Những năm trở lại đây, thị trường các giải pháp phần mềm ERP ở Việt Nam diễn ra rất sôi động do ngày càng nhiều doanh nghiệp muốn hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực. Từ đó, nhằm tăng hiệu quả trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo lợi thế cạnh tranh trên thương trường.

Thị trường Việt Nam hiện tại có rất nhiều các nhà cung cấp phần mềm ERP với những đặc thù, ưu điểm khác nhau. Nếu xét theo tiêu thức về các nhà cung cấp, các phần mềm ERP này được chia làm 2 loại chính:

a. Các phần mềm ERP nước ngoài: 

Đối với một dự án ERP, ngoài chi phí cho bản quyền phần mềm, chi phí cho nhà tư vấn triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải bỏ ra rất nhiều thời gian và công sức cho việc triển khai ERP. 

Ưu điểm lớn nhất của phần mềm ERP nước ngoài thường có bề dày kinh nghiệm và đã áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Thêm vào đó, sản phẩm được xây dựng trên nền tảng công nghệ cao cộng với quy trình quản lý được chuẩn hóa. 

Tuy nhiên, các phần mềm ERP ngoại rất đắt đỏ. Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại. Vì vậy tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP ngoại là không hề nhỏ. 

Thực tế ghi nhận rằng, chi phí để triển khai dự án ERP ngoại với doanh nghiệp cỡ vừa ở Việt Nam vào khoảng vài trăm ngàn USD. Dự án thấp nhất cũng phải có giá trị khoảng vài chục ngàn USD. Vì thế, giá cả là một trong những rào cản lớn cho các phần mềm ERP ngoại áp dụng tại Việt Nam. 

Trong hệ thống ERP, kế toán thường là module quan trọng nhất. Module này là đầu mối trung tâm dữ liệu có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh và in ra các báo cáo theo đúng chế độ, chuẩn mực kế toán Việt Nam. Do vậy, hệ thống các nhà cung cấp ngoài thường không đáp ứng được yêu cầu này. Có rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài có chi nhánh, nhà máy ở Việt Nam dùng chung các phần mềm nước ngoài với các hệ thống vẫn cần những phần mềm của Việt Nam để lên các báo cáo tài chính phù hợp.

b. Những nhà cung cấp phần mềm trong nước:

Doanh nghiệp Việt Nam hiện nay phổ biến với những phần mềm ERP “thuần Việt”. Với những phần mềm này được thiết kế phù hợp với năng lực, trình độ của nhân sự Việt Nam. Một trong những thế mạnh hiển nhiên của các phần mềm ERP trong nước là các quy trình xử lý tài chính kế toán trên phần mềm đều dễ dàng tuân thủ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành cũng như cập nhật kịp thời thời và nhanh chóng những thay đổi liên tục của các thông tư,quyết định, hướng dẫn…của chế độ kế toán trong nước. 

3. Công đoạn triển khai 1 bản kế hoạch ERP:

Kế hoạch ERP được hiểu là bản kế hoạch triển khai phần mềm hệ thống quản trị doanh nghiệp cho cục bộ hoạt động của doanh nghiệp. Tùy theo quy mô của doanh nghiệp mà kế hoạch ERP sẽ vận hành. Để triển khai dự án ERP khá phức tạp và tốn kém, đòi hỏi nhà quản trị phải có sự cân nhắc thận trọng và nguồn lực đủ mạnh thì mới hoàn toàn có thể vận dụng đầy đủ hệ thống quản trị nguồn nhân lực vào tổng thể doanh nghiệp. 

Một quy trình kế hoạch ERP bao gồm 5 bước căn bản bao gồm:

• Chuẩn bị cho bản kế hoạch ERP: Công đoạn sắp xếp cho bất kỳ dự án nào cũng vô cùng có ảnh hưởng và ERP cũng không phải là ngoại lệ. Ở giai đoạn này, chủ doanh nghiệp cần định hướng rõ ràng ý định và kết quả cần đạt được. Ở bước này, doanh nghiệp cũng cần chọn đơn vị uy tín triển khai giải pháp phần mềm ERP để có kết quả tốt nhất. 
• Tạo dựng kế hoạch bản kế hoạch ERP: Sau khi DN có phương án lựa chọn được đơn vị tin tưởng cung cấp giải pháp ERP thì 2 bên sẽ cùng ngồi lại với nhau để đánh giá về nhu cầu, nguồn lực, tài nguyên…Tại bước này, doanh nghiệp cần đưa ra công đoạn chi tiết hiện tại của bản thân để nhà phân phối hệ thống quản trị nguồn lực sẽ có được bản kế hoạch chính xác nhất theo yêu cầu của doanh nghiệp. 
• Thử nghiệm và đánh giá ứng dụng ERP: Tại bước này, đơn vị sản xuất dịch vụ sẽ tiến hành tùy chỉnh hệ thống ERP theo công đoạn quản trị của doanh nghiệp. Thông thường các tùy biến này chủ yếu là về mẫu báo cáo, trình tự các bước xử lý thông tin, mối quan hệ giữa các phòng ban…
• Đánh giá kế hoạch ERP: Tại bước này, công ty sẽ tiến hành thử nghiệm ở quy mô nhỏ mô hình ERP mà đơn vị dịch vụ đưa ra để có ý kiến chỉnh sửa. Nhân viên cũng sẽ có những buổi được huấn luyện và đào tạo về ứng dụng ERP là gì để dần làm quen với hệ thống mới. 
• Triển khai hệ thống ERP: Sau khi đã thông qua về giải pháp ứng dụng ERP của nhà sản xuất dịch vụ thì doanh nghiệp sẽ tiến hành triển khai rộng rãi giải pháp này trên quy mô tổng thể các đợt đào tạo và giảng dạy quy mô lớn sẽ được triển khai và đưa vào thực tế hoạt động. 
• Hiện nay, Việt Nam không có nhiều doanh nghiệp có đủ nguồn lực và nhu cầu triển khai hệ thống ứng dụng ERP. Tuy nhiên thì yêu cầu có 1 ứng dụng giúp quản lý làm việc buôn bán, thu chi, chăm sóc khách hàng… là điều vô cùng bức thiết.

4. Triển khai ERP? Nên hay Không?

• Tiết kiệm chi phí với mô hình trả tiền theo sử dụng, loại bỏ nhu cầu về việc mua và duy trì phần cứng và phần mềm địa phương. 
• Dễ dàng mở rộng và điều chỉnh năng lực của hệ thống theo nhu cầu của doanh nghiệp mà không cần đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng. 
• Truy cập linh hoạt từ mọi nơi và bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet, giúp cải thiện tính di động và hiệu quả làm việc từ xa 
• Tích hợp dễ dàng với các ứng dụng và dịch vụ khác trên đám mây, tạo ra một hệ sinh thái công nghệ đa dạng và phong phú. 
• Tăng cường bảo mật dữ liệu và tuân thủ quy định thông qua các biện pháp bảo mật và an ninh cao cấp được quản lý bởi nhà cung cấp dịch vụ. 
• Cập nhật tự động và đồng nhất cho tất cả người dùng, đảm bảo luôn sử dụng phiên bản mới nhất và những tính năng tiên tiến nhất. 
• Tăng cường khả năng đổi mới và linh hoạt trong hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp tiếp tục phát triển và thích nghi trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt. 

5. Khi nào cần đầu tư cho ERP:

• Bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh, sai sót xảy ra ở khâu nhập, xuất kho, giao hàng, nhầm lẫn, thông tin, hóa đơn…hoặc ngày càng nhiều khách hàng trung thành than phiền về sản phẩm/ dịch vụ. 
• Bị cạnh tranh gay gắt, lợi nhuận giảm xuống, các yêu cầu về tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa quy trình được ưu tiên xem xét. 
• Đang phát triển tốt, sinh lời, muốn mở rộng quy mô. 
• Xuất khẩu hoặc mở rộng thị trường ra quốc tế, cần một mô hình quản lý phù hợp. 
• Có bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém và đang thực hiện tái cấu trúc. 

ERP khi được đầu tư và triển khai đúng cách sẽ mang lại hiệu quả đáng kể về mặt quản lý điều hành ( kế hoạch kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động, dòng tiền), hiệu quả về kinh tế (chi phí quản lý, nhân sự, tồn kho…) cho doanh nghiệp và hiệu quả đến từng phòng ban bộ phận trong doanh nghiệp. 

6. FTS Accounting – Phần mềm ERP tốt nhất hiện nay. 

Phần mềm kế toán và giải pháp quản lý doanh nghiệp (ERP) của FTS là giải pháp quản lý cho mọi loại hình doanh nghiệp với ưu điểm là tính ổn định, linh hoạt, dễ sử dụng và khả năng tùy biến phù hợp với yêu cầu quản lý. Giải pháp quản lý của FTS đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp theo mô hình mẹ con, có nhiều đơn vị con trực thuộc ở các vị trí địa lý khác nhau, giúp doanh nghiệp có một hệ thống phần mềm quản lý kế toán, tài chính, kinh doanh, sản xuất được cài đặt và vận hành tập trung tại trụ sở chính: 

• Quản lý và theo dõi thông tin tài chính và quản trị của toàn hệ thống một cách nhanh chóng và chính xác, hợp nhất báo cáo tài chính và quản trị dễ dàng. 
• Đảm bảo tính thống nhất trong theo dõi nghiệp vụ của tất cả các đơn vị con trong cùng hệ thống. 

Phần mềm FTS tích hợp các đặc điểm nổi bật:

• Mô hình phân cấp đơn vị: Có thể tổ chức từ một đến nhiều cấp tùy theo yêu cầu. Theo nguyên tắc quản lý đơn vị cấp trên sẽ quản lý và xem xét dữ liệu của đơn vị cấp dưới mình. Các đơn vị con có thể có những hoạt động khác nhau, nghiệp vụ khác nhau. Tự động các nghiệp vụ luân chuyển nội bộ trong hệ thống. 
• Làm việc online: Sử dụng nền tảng kết nối Internet, FTS ERP cho phép người dùng làm việc từ xa, làm việc qua internet kết nối dữ liệu đến máy chủ trung tâm. Có thể nhập số liệu, xem sổ sách báo cáo, theo dõi các thông tin quản trị từ nhà, trong khi đi công tác, ở bất kỳ nơi nào vào lúc nào mà máy tính có kết nối Internet
• Tính mở và tùy biến: Hệ thống của FTS được thiết kế theo từng Module mà không ảnh hưởng đến hệ thống ứng dụng chung. 
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, được thiết lập theo tùy biến (nhiều Layout) có thể thay đổi theo từng nhu cầu sử dụng riêng, đơn giản, dễ nắm bắt và sử dụng. Hỗ trợ đa ngôn ngữ, đa tiền tệ. 
• Đáp ứng theo chế độ kế toán nhà nước, đầy đủ các mẫu phiếu, báo cáo, sổ chi tiết, báo cáo tài chính theo quy định BTC. 
• Tìm kiếm dữ liệu chứng từ theo nhiều chiều, nhiều tiêu chí khác nhau. Truy cập ngược từ báo cáo về Chứng từ phát sinh. 
• Giữa các phân hệ hệ thống có sự kế thừa dữ liệu để giảm thiểu công tác nhập liệu cũng như tránh sai sót. 
• Import dữ liệu từ Excel vào hệ thống danh mục và các chứng từ kết xuất dữ liệu chứng từ, báo cáo ra Excel, Word, PDF. Làm việc theo 2 chế độ mạng LAN và làm việc từ xa qua mạng Internet. Áp dụng công nghệ tiên tiến: NET Framework, C#, ASP. Net. Tích hợp với các hệ thống khác qua API.

[wpforms id=”2108″]