PHẦN MỀM QUẢN LÝ THU HỌC PHÍ – Giải pháp tối ưu cho nhà trường.

Trong việc vận hành các Trường liên cấp hiện nay, ngoài các nghiệp vụ quản lý về đào tạo, chất lượng, chương trình học, thì các nghiệp vụ quản lý vận hành tại Back office về Kế toán, Học phí, Nhân sự, các dịch vụ cung cấp cho học sinh luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý, lãnh đạo Trường học.

Trong đó, vấn đề Quản lý học phí và thu học phí luôn là một việc vô cùng quan trong đòi hỏi tính chính xác, minh bạch và cập nhật kịp thời của các Trường học.

Khi mà hiện nay theo xu thế thị trường, việc đưa ra chính sách học phí hợp lý, bổ sung thêm nhiều các chương trình ưu đãi, miễn giảm cho nhiều đối tượng học sinh khác nhau, kết hợp các chương trình chiết khấu thanh toán sớm để thu hút học sinh, nâng cao hiệu quả thu học phí là việc mà nhiều trường đang áp dụng. Từ đó việc áp dụng Phần mềm vào việc quản lý học phí là nhu cầu không thể thiếu và mang lại hiệu quả rất lớn cho bộ phận Kế toán, quản lý của Nhà trường.

1. Phần mềm quản lý thu học phí là gì?

Phần mềm quản lý Học phí với đầu vào là dữ liệu về đăng ký các khoản phí của học sinh, công nơ học sinh đến thời điểm thông báo học phí và dữ liệu về áp dụng các chương trình miễn giảm, ưu đãi, chiết khấu thanh toán. Từ đó thực hiện tính toán tự động lên số tiền học phí học sinh cần đóng và hỗ trợ nhà trường trong công tác thu học phí, quyết toán học phí cũng như lên các báo cáo nhanh về công nợ học sinh, báo cáo thu tiền, gửi thông báo học phí cho phụ huynh tự động, hiệu quả, chính xác và minh bạch.

Khó khăn khi áp dụng quản lý học phí thủ công:

– Sai sót trong số liệu hoặc nhắc nợ, gây mất uy tín của Trường học

– Tốn nhân sự, thời gian, công sức, tài chính để quản lý nhưng chậm, thiếu hiệu quả, thất thoát.

– Thiếu chuyên nghiệp khi cần tra soát thông tin lại gặp khó khăn, chậm hoặc thiếu chính xác.

– Khó cân đối dòng tiền, định hướng phát triển khi thiêu số liệu báo cáo thời gian thực.

2. Lý do nên sử dụng phần mềm quản lý học phí?

• Tự động lập Thông báo học phí gửi cho Phụ huynh học sinh hàng loạt: Từ dữ liệu về đăng ký học phí và công nợ hoc sinh, phần mềm sẽ lập được thông báo học phí gồm các khoản mục phí và số tiền từng mục theo từng tháng, từng kỳ, từng năm để gửi cho Phụ huynh học sinh tự động qua email mà không cần qua qua bên trung gian thông báo như giáo viên, nhân viên nhà trường,…
• Tự động tính toán số tiền học phí, chiết khấu thanh toán nếu phu huynh thanh toán đủ điều kiện.
• Tự động quyết toán học phí theo đăng ký và thực tế, gửi thông báo quyết toán học phí, báo cáo công nợ học sinh cho phụ huynh tự động từ hệ thống.
• Lưu trữ dữ liệu đầy đủ, giúp tra cứu thông tin, kết xuất dữ liệu công nợ học sinh, dữ liệu thu học phí nhanh chóng, chính xác và minh bạch theo ngày, tháng, quý năm, theo đối tượng, theo khối lớp.
• Hệ thống báo cáo truy xuất tức thời giúp nhà quản lý trường học nắm thông tin nhanh chóng về dòng tiền, về công nợ, tình hình đóng học phí của học sinh, từ đó hỗ trợ ra quyết định kịp thời trong công tác quản lý.
• Kết hợp thanh toán online: Đây là tính năng ưu việt đã được phát triển ở một số phần mềm hiện nay. Bạn có thể thanh toán học phí trực tuyến tại nhà thông qua ứng dụng mà không cần đến trường học.
• Tiện lợi, nhanh chóng và an toàn: Phần mềm được thiết kế thân thiện với người dùng tiết kiệm tối ưu thời gian, tiện lợi nhanh chóng, bảo mật an toàn thông tin người dùng, mang đến hiệu quả cao trong công việc.

3. Phần mềm quản lý học phí của FTS mang lại những lợi ích gì ?

Giải pháp Quản lý học phí của FTS cung cấp các tính năng quản lý đầy đủ và hiệu quả về quản lý học phí, thu học phí tại các Trường liên cấp hiện nay:

• Khai báo danh sách các mục phí.Phân loại các mục phí theo năm, tháng, phí theo bữa ăn.
• Khai báo đơn giá phí của từng mục phí áp dụng cho từng năm học, từng khối lớp.
• Khai báo các chương trình miễn giảm học phí theo từng loại phí, theo tỷ lệ hoặc theo số tiền cụ thể. Có thể áp dụng nhiều chương trình miễn giảm cho 1 đối tượng học sinh theo cùng cấp hoặc giật cấp.
• Khai báo các chương trình chiết khấu thanh toán sớm.
• Quản lý gói học phí tiêu chuẩn áp dụng theo từng năm học
• Đăng ký gói học phí cho học sinh hàng loạt theo dõi tiêu chuẩn. Có thể sửa và thêm bớt gói học phí riêng cho từng đối tượng học sinh đặc biệt.
• Gửi thông báo học phí tự động cho phụ huynh từ hệ thống qua email

– Thực hiện Thu học phí:Phần mềm tự động tính số tiền cần thu theo đăng ký, theo từng khoản mục học phí cụ thể, theo từng kỳ thu,Các khoản miễn giảm, chiết khấu thanh toán cũng được tính toán tự động khi đủ điều kiện và theo khai báoTính toán tự động số tiền thừa/thiếu của kỳ trước, kỳ này khi thực hiện thu tiền

• Kết nối với Ngân hàng điện tử phục vụ thu phí tự động, nhanh chóng.
• Với các khoản phí phát sinh theo thực tế khác với đăng ký (ví dụ tiền ăn, tiền xe…) phần mềm ghi lại dữ liệu phát sinh theo thực tế để phục vụ quyết toán.
• Quyết toán học phí tự động theo đăng ký và theo thực tế (đối với tiền ăn tiền xe…)tự động
• Gửi thông báo quyết toán học phí tự động từ hệ thống đến phụ huynh học sinh.
• Phần mềm được phát triển trên nền tảng phần mềm kế toán, vì vậy dữ lieu thu học phí ngay lập tức được hạch toán kế toán tiền tự động mà không phải nhập lại theo dõi nhiều lần.
• Dữ liệu quyết toán cũng được phần mềm tự động ghi nhận hạch toán các tài khoản công nợ, doanh thu, miễn giảm.
• Tự động xuất hoa đơn điện tử từ dữ liệu quyết toán học phí theo đúng quy định.
• Tra cứu công nợ học sinh tức thời, tự động.
• Tự động lên các báo cáo về công nợ học sinh, báo cáo thu tiền hay phân bổ học phí thu nhiều kỳ một cách nhanh chóng, chính xác.
• Đảm bảo quản lý thông tin học sinh một cách toàn diện và hiệu quả.

FTS SCHOOL MANAGEMENT còn cung cấp nhiều chức năng quản lý hiệu quả khác cho Trường học như Tuyển sinh, thông tin học sinh, kế toán tài chính, ngân sách, đặt ăn, bếp ăn, xe bus, đồng phục, câu lạc bộ, nhân sự tiền lương, hóa đơn điện tử…

Liên hệ với FTS để được tư vấn giải pháp tốt nhất cho trường học của bạn nhé!

[wpforms id=”2108″]