Share
Share
Copy
Quản lý công nợ là quy trình tất yếu trong kinh doanh, tự động hóa quản lý công nợ là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp? Làm thế nào để quản lý công nợ và theo dõi báo cáo tuổi nợ chặt chẽ? Báo cáo tuổi nợ là gì và có những điểm gì cần lưu ý khi theo dõi công nợ? Hãy cùng FTS tìm hiểu qua bài viết dưới đây!
1.Quản lý công nợ là gì?
Quản lý công nợ là quá trình ghi nhận, theo dõi và xử lý các khoản công nợ phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, giảm thiểu rủi ro thanh toán chậm hoặc không thanh toán của khách hàng và cải thiện mqh với các đối tác.
2. Cách quản lý công nợ chặt chẽ:
Việc quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, giảm thiểu rủi ro thanh toán chậm hoặc không thanh toán của khách hàng và cải thiện mối quan hệ với các đối tác.
- Tạo hệ thống theo dõi công nợ chặt chẽ:
Hệ thống theo dõi công nợ cần bao thông tin về đối tác, số tiền trả, ngày hạch toán,.. Hệ thống theo dõi công nợ cần được thiết kế 1 cách khoa học và dễ sử dụng để giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng thanh toán của các khoản công nợ 1 cách chính xác và kịp thời.
- Thiết lập các chính sách thanh toán rõ ràng:
Quy định rõ ràng về thời hạn hạch toán, lãi suất chậm thanh toán… Các chính sách thanh toán rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp và đối tác hiểu rõ về các nghiệp vụ và trách nhiệm của mình, từ đó giảm thiểu các tranh chấp về thanh toán.
- Theo dõi tình trạng thanh toán thường xuyên:
Thường xuyên theo dõi tình trạng thanh toán của các khoản công nợ để kịp thời phát hiện xử lý các trường hợp thanh toán chậm hoặc không thanh toán.
- Sử dụng phần mềm kế toán;
Cho phép quản lý thông tin về khách hàng và nhà cung cấp, lịch sử thnah toán, lịch thanh toán, theo dõi tình hình công nợ, báo quá hạn ngày thanh toán để lên báo cáo tuổi nợ. Công cụ này giúp bạn tự động hóa quy trình quản lý công nợ và cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tàu chính.
- Làm việc chặt chẽ với các đối tác:
Doanh nghiệp cần làm việc chặt chẽ vưới các đối tác để đảm bảo việc thanh toán diễn ra đúng hạn.
- Ưu tiên các loại công nợ quan trọng:
Phân biệt giữa các khoản nợ quan trọng và không quan trọng. Ưu tiên theo dõi và thu hồi khoản nợ từ các khách hàng hoặc nhà cung cấp quan trọng đối với hoạt động kinh doanh. Phần mềm kế toán FTS tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ và theo dõi thanh toán công nợ 1 cách chi tiết nhất đến từng đối tượng. Từ đó theo dõi chi tiết việc thanh toán công nợ theo chứng từ phát sinh
3. Báo cáo tuổi nợ là gì?
Báo cáo tuổi nợ là báo cáo chi tiết hơn của báo cáo công nợ. Báo cáo tuổi nợ cung cấp thông tin, danh sách đầy đủ tất cả các hóa đơn bán hàng chưa thanh toán, có thể trừ đi hạn mức về thời hạn thanh toán cho khách hàng của bạn. Các báo cáo này thường được sắp xếp và phân loại theo khách hàng, loại sản phẩm và ngày hóa đơn.
4. Báo cáo tuổi nợ có quan trọng?
Báo cáo tuổi nợ sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được về thời hạn nợ của từng khoản nợ cho từng đối tượng. Từ đó có biện pháp thu hồi nợ hợp lý cho từng khách hàng cụ thể. Đây chính là một trọng những điểm khác nổi bật cảu báo cáo tuổi nợ so với các báo cáo công nợ khác.
Báo cáo tuổi nợ sẽ thống kê tất cả các khách hàng đang còn nợ doanh nghiệp và sắp xếp công nợ của khách hàng đó thông thường là theo ngày quá hạn thanh toán. Cụ thể, công nợ thường được chia nhóm theo phạm vi ngày quá hạn như sau:
Hiện tại: Những công nợ chưa đến hạn thanh toán sẽ đưa vào nhóm này
1-30: Là nhóm gồm các công nợ phải thu đã quá hạn từ 1-30 ngày
31-60: Công nợ quá hạn 31-60 ngày sẽ được cho vào nhóm này.
61-90: Công nợ quá hạn 61-90 ngày
>90: Công nợ quá hạn hơn 0 ngày, nhóm có mức báo động cao nhất.
Như vậy, có thể thấy báo cáo tuổi nợ là báo cáo chi tiết của báo cáo công nợ. Báo cáo này không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt đưuọc số nợ của từng khách hàng mà còn biết được mức độ báo động, nguy cấp của từng khoản nợ. Từ đó có kế hoạch và phương án thu hồi, xử lý cho từng khoản nợ. Đồng thời, nắm bắt được tình trạng và thời gian của từng khoản nợ sẽ giúp doanh nghiệp biết được cần ưu tiên tập trung thu hồi khách hàng nào và có chính sách làm việc với khách hàng đó cho hợp lý.
Giữ hạn mức công nợ phải thu của doanh nghiệp trong tầm kiểm soát sẽ cải thiện sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Nếu nợ phải thu của khách hàng được giữ ở mức thấp và phù hợp, doanh nghiệp của bạn được đánh giá có tình hình tài chính tốt trong tương lai.
Như vậy, các doanh nghiệp cần thực hiện theo dõi báo cáo tuổi nợ một cách chi tiết và kịp thời. Hiện nay , doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán FTS Accounitng có thể theo dõi và quản lý công nợ theo tuổi nợ nhanh chóng, kịp thời nhờ tính năng phân tích công nợ theo tuổi nợ.
5. Các cách lập báo cáo tuổi nợ:
5.1. Sử dụng Excel để tùy biến Báo cáo tuổi nợ:
Trong một số trường hợp, việc thay đổi kết cấu báo cáo kèm theo các yêu cầu về trình bà thông tin trên Báo cáo tuổi nợ có thể thay đổi theo yêu cầu cụ thể của người nhận báo cáo.
Kế toán hay người lập báo cáo trong trường hợp này có thể sử dụng Excel là một công cụ hữu hiệu giúp đáp ứng kịp thời, nhanh chóng các thay đổi trong việc trình bày báo cáo.
Dựa trên số liệu Báo cáo sẵn có trên PMKT, như Báo cáo công nợ tổng hợp, Báo cáo công nợ chi tiết theo khách hàng hay trong hầu hết các trường hợp
a. Ưu điểm;
Excel được ưa chuộng nhờ giao diện thân thiện và miễn phí, bất cứ ai cũng có thể truy cập và sử dụng nó một cách dễ dàng và hữu ích.
- Miễn phí trọn đời: Excel được cấu hình sẵn trên bất kỳ thiết bị Laptop/PC nào, cho phép người dùng ứng dụng thuận tiện trong công tác cập nhật, theo dõi & quản lý dữu liệu. Đặc biệt, phù hợp với doanh nghiệp SME hoặc Start-up có nguồn ngân sách hạn hẹp chưa sẵn sàng đầu tư chi phí cho các phần mềm công nghệ.
- Thống kê, phân loại dữ liệu chi tiết: Cho phép tùy chỉnh linh hoạt số hàng, số cột, thiết lập các trường thông tin cần thiết đáp ứng đúng, đủ nhu cầu theo dõi, quản lý công nợ của doanh nghiệp.
- Tìm kiếm thông tin nhanh chóng: Không mất thời gian thực hiện tra cứu, rà soát thủ công như ở sổ sách kiểu cũ, giúp người dùng tìm kiếm nhanh chóng bằng bộ lọc thông tin theo các cột dữ liệu.
b. Nhược điểm:
- Chỉ quản lý được khối lượng thông tin nhỏ, lẻ tẻ, không quản lý thông tin trên 1 file thống nhất.
- Bảo mật kém: Dễ dàng chia sẻ, khó kiểm soát, dễ gây ra tình trạng mất thông tin do virus hoặc các cuộc tấn công mạng gây ra. Không hỗ trợ sao lưu dư liệu nên việc khôi phục dữ liệu bị mất khó khăn.
- Các hàm tính khó sử dụng, dễ sai sót
5.2. Sử dụng phần mềm kế toán FTS Accounting trong quản lý tuổi nợ.
Chính bởi là công cụ miễn phiến nên Excel tồn tại khá nhiều hạn chế, đặc biệt là các tác vụ tính toán thủ công phức tạp. Đó là lý do nhiều doanh nghiệp có xu hướng ứng dụng các phần mềm công nghệ nhằm giảm tối đa tác vụ thủ công, nguy cơ rò rỉ dữ liệu đồng thời đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Doanh nghiệp lựa chọn nên lựa chọn phần mềm có tích hợp tính năng báo cáo tuổi nợ để có thể dễ dàng theo dõi.
Phần mềm kế toán FTS Accounting phát triển đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý công nợ khách hàng và báo cáo công nợ theo tuổi nợ. Để xem báo cáo, ngay từ bước lập chứng từ, kế toán cần nhập đầy đủ các thông tin về khách hàng, hóa đơn, hạn thanh toán, chính sách thanh toán…
Lập công nợ phải thu/trả:
- Lập các hóa đơn mua/ bán hàng trực tiếp hoặc từ lập phân hệ mua/ bán hàng và các công nợ phải trả/ thu khác (dịch vụ)
- Thanh toán công nợ mua/ bán hàng, cung cấp dịch vụ. Theo dõi thanh toán cho từng nha cung cấp/ khách hàng, chi tiết cho từng hóa đơn, từng hợp đồng, đơn hàng. Thực hiện đối trừ công nợ cho từng lần thanh toán
- Lập biên bản cân đối chiếu công nợ
- Khai thác các báo cáo theo dõi tình hình thanh toán của nhà cung cấp/ khách hàng, báo cáo tuổi nợ theo ngày phát sinh, báo cáo công nợ theo từng hợp đồng, đơn hàng.
[wpforms id=”2108″]
