SO SÁNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN ERP VÀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNG.

 

Phần mềm ERP kế toán là một giải pháp toàn diện giúp tổ chức quản lý tài chính và các hoạt động kế toán một cách hiệu quả. Điểm nổi bật là khả năng tích hợp các quy trình kế toán và các chức năng quản lý khác nhau vào một hệ thống duy nhất. FPT IS đã tổng hợp những thông tin chi tiết về phần mềm kế toán ERP đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm trong bài viết dưới đây. 

1.Thực trạng dùng phần mềm trong doanh nghiệp:

Khi nhắc đến phần mềm được sử dụng trong các doanh nghiệp, người ta chỉ thường nghĩ đến phần mềm kế toán hoặc các phần mềm quản lý riêng lẻ như nhân sự, bán hàng, mua hàng…

Ngày nay, khi công nghệ phát triển cộng với những yêu cầu về quản trị ngày càng cao thì các doanh nghiệp cần một phần mềm có khả năng quản lý và kết nối mọi nghiệp vụ, bộ phận trong doanh nghiệp chứ không riêng gì nghiệp vụ tại bộ phận kế toán hoặc mỗi phòng ban riêng lẻ nào khác. Hệ thống Giải pháp ERP là ưu tiên số một để giải quyết bài toán đó cho các doanh nghiệp. 

Tiêu chí đầu tiên của các phần mềm ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽ và khoa học hơn toàn bộ thông tin của doanh nghiệp. Trong đó, thông tin kế toán là một phần cốt lõi. Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, đôi khi phức tạp, với một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ. Kế toán là một tập con của một hệ thống ERP. 

2. Đặc điểm của phần mềm kế toán truyền thống:

Phần mềm kế toán truyền thống thường tập trung vào các chức năng kế toán cốt lõi, chẳng hạn như sổ cái, các khoản phải trả, các khoản phải thu và báo cáo tài chính. Nó được thiết kế để xử lý các nhiệm vụ kế toán cơ bản và có thể phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu kế toán. Đây là một phần mềm được xây dựng nhằm hỗ trợ người sử dụng thực hiện những công việc cơ bản liên quan đến tài chính -kế toán. Bằng cách này, các kế toán viên sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức trong việc nhập liệu và lưu trữ một số lượng lớn số liệu hiện có trong thời kỳ Big Data. 

Trong phần mềm kế toán truyền thống, dữ liệu thường được lưu trữ cục bộ trên các máy tính hoặc máy chủ riêng lẻ. Các cập nhật và thay đổi được thực hiện đối với dữ liệu có thể không được phản ánh ngay lập tức trong các khu vực khác của phần mềm, dẫn đến sự khác biệt dữ liệu tiềm ẩn và sự chậm trễ trong việc chia sẻ thông tin. 

3. Tính năng vượt trội của phần mềm kế toán ERP:

Với việc triển khai một phần mềm kế toán ERP, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong mọi khâu, từ nhập liệu cho đến báo cáo và cả quản lý hoạt động. Đặc biệt hữu ích với những doanh nghiệp có quy mô vừa trở lên vì nền tảng này có những tính năng vượt trội hơn phần mềm truyền thống. Cụ thể:

• Ghi nhận bút toán hạch toán: Trong hệ thống ERP nước ngoài, hạch toán kế toán không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quá trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. 
• Thiết lập tài khoản trung gian: Mặc dù đây là một điểm khác biệt so với kế toán Việt Nam, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ, doanh nghiệp có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là tài khoản trung gian. 
• Hạch toán tự động: Ngoài phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các phần mềm kế toán thông thường, tất cả các phân hệ khác của ERP đều tiến hành hạch toán tự động. 
• Bút toán đảo: Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Người dùng có thể sử dụng thực hiện bút toán đảo. 
• Tác nghiệp hoàn chỉnh: Vì hệ thống được thiết kế quản lý theo một quy trình, nếu bạn cắt đứt một trong các công đoạn cảu một quy trình nào đó,  chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó, việc kiểm soát số liệu kế toán cũng sẽ khó khăn. Tuy nhiên, trong trường hợp buộc phải cắt rời một số quy trình, để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết cũng như đặt ra các quy định thực hiện bên ngoài, buộc người dùng phải tuân theo.
• Cấu trúc hệ thống linh hoạt: Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính VN ban hành, bạn có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin. Có thể nsoi tính linh hoạt của hệ thống tài khoản có thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một DN, với mọi quy mô.
• Hợp nhất báo cáo từ các đơn vụ thành viên: Cơ chế dữ liệu tập trung của hàu hết ERP linh hoạt, việc thêm một đươn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống ERP được thực hiện đơn giản.

4. Các cách sử dụng phần mềm kế toán ERP:

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán ERP thay cho phần mềm truyền thống không chỉ bởi nó cung cấp một hệ thống kế toán toàn diện. Hơn hết, đây còn là một nền tảng công nghệ đáp ứng được hầu hết các hoạt động liên quan. Và để khai thác tối đa những lợi thế của phần mềm, việc đầu tiên là bạn cần nắm được hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP. Theo đó, các cách để triển khai hiệu quả ERP vào doanh nghiệp bao gồm: 

Hiểu mục đích sử dụng ERP:

Như đã nói, một ERP bài bản sẽ đáp ứng được nhiều công việc khác nhau. Thế nên, sẽ rất khó để sử dụng phần mềm hiệu quả nếu doanh nghiệp không hiểu các vấn đề đang tồn tại và cần công nghệ thông tin can thiệp. Chuỗi hoạt động từ kiểm soát kho , nguyên vật liệu cho đến mua bán hàng hóa đều phải được vạch rõ và phân vùng công việc hợp lý. 

Tối ưu hóa ERP:

Hệ thống ERP vốn không thể tự xây dựng chương trình và giải quyết các nhu cầu. Nếu doanh nghiệp muốn định hướng chuyển từ phần mềm truyền thống sang sử dụng phần mềm kế toán ERP thì điều quan trọng là cần đầu tư cho việc sắp xếp lại quy trình có sẵn sao cho hợp lý. Thông thường, bước này tiêu tốn rất nhiều công sức của cả bên cung cấp và doanh nghiệp. Bởi việc tùy chỉnh sao cho hiệu quả nhất yêu cầu cả về thời gian, tiền bạc lẫn chất xám. 

Liên tục cải tiến:

Sau khi đưa vào sử dụng, phần mềm kế toán ERP còn có thể trải qua nhiều lần cải tiến. Tất nhiên là việc hoàn thiện dựa theo sự thay đổi của thời gian mang đến những giá trị cao nhưng sự thay đổi này chưa chắc phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Thế nên, giai đoạn này vẫn đi kèm với sự tìm tòi, học hỏi và điều chỉnh.

Tùy chỉnh giao diện và biểu mẫu báo cáo theo nhu cầu:

Nếu doanh nghiệp bạn có thể nhiều nhân sự làm việc trên ERP cùng lúc thì bạn nên tận dụng ngay chức  năng tùy chỉnh giao diện và các mẫu báo cá. Bởi lẽ, mỗi phòng ban, cấp nhân viên sẽ yêu cầu những tính năng, công cụ khác nhau. Do vậy, sẽ rất khó khăn cho cả quản lý lẫn nhiên viên nếu xảy ra trường hợp tính năng cần thì không có, tính năng thừa thì lại vẫn hiện hữu trên giao diện. Điều này đồng nghĩa với việc chức năng nghiệp vụ kế toán có trong phần mềm ERP cần có phần truy cập độc lập, phục vụ riêng cho việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. 

Nếu bạn đang phân vân không biết lựa chọn phần mềm nào phù hợp hãy liên hệ ngay với FTS để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời nhé.

[wpforms id=”2108″]