Hóa đơn điện tử đầu vào là một trong những nguồn dữ liệu quan trọng của kế toán doanh nghiệp. Tuy nhiên, tại nhiều đơn vị, quá trình từ khi nhận hóa đơn của nhà cung cấp đến khi hoàn thành hạch toán và kê khai thuế vẫn phải trải qua nhiều bước: tải hóa đơn, lưu file XML, kiểm tra thông tin, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, lập chứng từ và kê khai thuế GTGT.

Khi số lượng hóa đơn ngày càng lớn, việc xử lý thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ bỏ sót hóa đơn, nhập liệu trùng lặp hoặc sai lệch giữa hóa đơn và chứng từ kế toán.

Nhằm giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình này, FTS đã bổ sung tính năng Quản lý hóa đơn đầu vào trên phần mềm FTS Accounting, kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử với các nghiệp vụ kế toán liên quan.

Từ nay, kế toán có thể thực hiện một quy trình xuyên suốt ngay trên FTS Accounting:

Nhận hóa đơn → Kiểm tra → Tạo chứng từ kế toán → Hạch toán → Kê khai thuế GTGT → Theo dõi và báo cáo

Quản lý tập trung hóa đơn đầu vào ngay trên FTS Accounting

Thay vì phải xử lý hóa đơn và dữ liệu kế toán trên nhiều công cụ khác nhau, FTS Accounting giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu hóa đơn mua vào ngay trên hệ thống kế toán.

Hóa đơn đầu vào có thể được tiếp nhận theo 2 phương thức:

• Nhận dữ liệu hóa đơn điện tử từ hệ thống Cơ quan Thuế thông qua kết nối dịch vụ.
• Import hóa đơn từ file XML doanh nghiệp đã nhận từ nhà cung cấp hoặc các nguồn khác.

Sau khi hóa đơn được đưa vào FTS Accounting, kế toán có thể tiếp tục kiểm tra, xử lý và sử dụng dữ liệu hóa đơn để thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan.

Cơ quan Thuế / File XML → FTS Accounting → Chứng từ kế toán → Kê khai thuế GTGT

Điểm khác biệt nằm ở việc hóa đơn đầu vào không dừng lại ở khâu tra cứu hay lưu trữ mà trở thành nguồn dữ liệu đầu vào trực tiếp cho quy trình kế toán.

1. Nhận hóa đơn đầu vào từ hệ thống Cơ quan Thuế

FTS Accounting hỗ trợ nhận dữ liệu hóa đơn mua vào của doanh nghiệp từ hệ thống hóa đơn điện tử của Cơ quan Thuế thông qua kết nối dịch vụ.

Các thông tin quan trọng trên hóa đơn được đưa về hệ thống để kế toán quản lý và xử lý như:

• Nhà cung cấp;
• Mã số thuế;
• Số và ký hiệu hóa đơn;
• Ngày hóa đơn;
• Giá trị hàng hóa, dịch vụ;
• Thuế suất và tiền thuế GTGT;
• Tổng giá trị thanh toán;
• Trạng thái xử lý hóa đơn.

Nhờ đó, kế toán có thể theo dõi danh sách hóa đơn đầu vào tập trung ngay trên FTS Accounting, giảm việc phải tìm kiếm và tổng hợp hóa đơn từ nhiều nguồn khác nhau.

2. Import hóa đơn điện tử trực tiếp từ file XML

Bên cạnh việc nhận dữ liệu từ hệ thống Cơ quan Thuế, FTS Accounting còn cho phép import hóa đơn điện tử từ file XML.

Tính năng này phù hợp với các trường hợp doanh nghiệp đã nhận file XML từ nhà cung cấp hoặc cần chủ động bổ sung hóa đơn vào hệ thống.

Thay vì phải đọc hóa đơn rồi nhập lại từng trường thông tin, dữ liệu từ file XML được đưa vào danh sách hóa đơn đầu vào để kế toán tiếp tục kiểm tra và xử lý.

Qua đó, doanh nghiệp có thể quản lý hóa đơn từ nhiều nguồn trên một danh sách dữ liệu tập trung.

3. Từ hóa đơn đầu vào đến chứng từ kế toán

Một trong những giá trị quan trọng của tính năng mới là kết nối hóa đơn đầu vào với nghiệp vụ kế toán trên FTS Accounting.

Sau khi hóa đơn được tiếp nhận và kiểm tra, kế toán có thể sử dụng dữ liệu hóa đơn để tạo chứng từ tương ứng với nghiệp vụ thực tế.

Ví dụ:

Hóa đơn mua hàng hóa → Chứng từ mua hàng/nhập kho

Hóa đơn mua dịch vụ → Chứng từ hạch toán chi phí

Hóa đơn thanh toán trực tiếp → Chứng từ chi tiền

Nhờ tận dụng thông tin đã có trên hóa đơn, kế toán giảm việc phải nhập lại dữ liệu, đồng thời hạn chế sai lệch giữa hóa đơn điện tử – chứng từ hạch toán – công nợ – thuế.

Đây cũng là một phần trong quy trình mua hàng liên thông của FTS Accounting, nơi dữ liệu mua hàng có thể kết nối với nhập kho, công nợ nhà cung cấp và thanh toán.

4. Kê khai thuế GTGT đầu vào ngay khi xử lý chứng từ

FTS Accounting kết nối dữ liệu hóa đơn với nghiệp vụ thuế GTGT, giúp kế toán xử lý thông tin thuế ngay trong quá trình hạch toán.

Đối với các nghiệp vụ mua hàng, thông tin thuế GTGT đầu vào được ghi nhận cùng chứng từ.

Đặc biệt, với các khoản chi có hóa đơn GTGT như vận chuyển, dịch vụ, thuê ngoài hoặc các chi phí khác, kế toán có thể kê khai bổ sung thông tin thuế ngay tại chứng từ thu – chi.

Dữ liệu sau đó được tổng hợp phục vụ bảng kê và kê khai thuế GTGT trên hệ thống. Đây là khả năng đã được tích hợp trong phân hệ Quản lý Thuế GTGT của FTS Accounting.

Quy trình được nối liền:

Hóa đơn đầu vào

↓

Chứng từ kế toán

↓

Hạch toán

↓

Thuế GTGT đầu vào

↓

Bảng kê – kê khai thuế

Nhờ đó, dữ liệu hóa đơn và dữ liệu kế toán không còn là hai luồng thông tin tách biệt.

5. Giảm nhập liệu lặp lại, hạn chế sai sót trong quá trình xử lý hóa đơn

Với quy trình truyền thống, cùng một thông tin trên hóa đơn có thể phải được xử lý nhiều lần:

Nhận hóa đơn → Tải XML → Kiểm tra → Nhập vào phần mềm → Lập chứng từ → Nhập thông tin thuế

Khi Quản lý hóa đơn đầu vào được tích hợp trực tiếp vào FTS Accounting, dữ liệu đã có trên hóa đơn có thể tiếp tục được sử dụng cho các bước nghiệp vụ phía sau.

Quy trình trên FTS Accounting

Hệ thống Cơ quan Thuế / File XML

↓

Quản lý hóa đơn đầu vào

↓

Kiểm tra và xử lý hóa đơn

↓

Tạo chứng từ kế toán

↓

Hạch toán & kê khai thuế GTGT

↓

Công nợ – Thuế – Sổ sách – Báo cáo

Kế toán giảm thao tác nhập liệu lặp lại, trong khi doanh nghiệp có được một luồng dữ liệu thống nhất hơn từ hóa đơn đến hệ thống kế toán.

6. Một hệ thống cho cả hóa đơn đầu vào và nghiệp vụ kế toán

Điểm FTS hướng tới không phải chỉ là bổ sung thêm một màn hình quản lý hóa đơn.

Quan trọng hơn là đưa dữ liệu hóa đơn đầu vào vào đúng luồng nghiệp vụ tài chính – kế toán của doanh nghiệp.

Sau khi được tiếp nhận và xử lý, dữ liệu hóa đơn có thể liên kết với các nghiệp vụ:

Mua hàng → Kho → Công nợ nhà cung cấp → Thanh toán → Thuế GTGT → Kế toán tổng hợp → Báo cáo tài chính

FTS Accounting vì vậy không chỉ giúp kế toán biết doanh nghiệp đã nhận những hóa đơn nào, mà còn hỗ trợ quản lý hóa đơn đó đã được xử lý kế toán như thế nào.

Doanh nghiệp nhận được gì từ tính năng Quản lý hóa đơn đầu vào?

✓ Giảm thời gian nhập liệu

Tận dụng dữ liệu có sẵn từ hóa đơn điện tử, hạn chế việc kế toán phải nhập lại nhiều lần.

✓ Hạn chế bỏ sót hóa đơn

Tập trung dữ liệu hóa đơn đầu vào để kế toán dễ dàng kiểm tra và theo dõi trạng thái xử lý.

✓ Giảm sai lệch dữ liệu

Thông tin hóa đơn được sử dụng xuyên suốt trong quá trình tạo chứng từ, hạch toán và xử lý thuế.

✓ Quản lý tập trung

Hóa đơn đầu vào và dữ liệu kế toán liên quan được quản lý trên cùng hệ thống FTS Accounting.

✓ Tăng tốc xử lý nghiệp vụ kế toán

Rút ngắn khoảng cách từ lúc doanh nghiệp nhận hóa đơn đến khi hóa đơn được hạch toán và đưa vào dữ liệu kê khai.

Từ hóa đơn điện tử đến hạch toán kế toán – trên một hệ thống

Với tính năng Quản lý hóa đơn đầu vào, FTS tiếp tục mở rộng khả năng tự động hóa của FTS Accounting theo hướng thiết thực với công việc hàng ngày của bộ phận kế toán.

Từ việc nhận hóa đơn từ hệ thống Cơ quan Thuế, import file XML, kiểm tra hóa đơn, tạo chứng từ kế toán đến kê khai thuế GTGT, các bước được kết nối trên cùng một hệ thống.

Ít nhập liệu lại hơn – Dữ liệu tập trung hơn – Hạch toán nhanh hơn – Kiểm soát thuận tiện hơn.

Trải nghiệm tính năng Quản lý hóa đơn đầu vào trên FTS Accounting

Doanh nghiệp đang sử dụng FTS Accounting có thể liên hệ FTS để được hướng dẫn và cập nhật tính năng Quản lý hóa đơn đầu vào.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp kế toán có khả năng kết nối hóa đơn điện tử đầu vào – mua hàng – công nợ – thanh toán – thuế – báo cáo trên cùng hệ thống, đội ngũ FTS sẵn sàng tư vấn và Demo giải pháp theo nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp.

Đăng ký Demo FTS Accounting để trải nghiệm quy trình quản lý hóa đơn đầu vào ngay trên phần mềm.

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP FIRST TRUST (FTS)
🏢 Địa chỉ: Tòa nhà Lilama 10, phố Tố Hữu, Phường Đại Mỗ, Thành phố Hà Nội
📧 Email: info@fts.com.vn
📞 Tel: 024 3748 0398 – Fax: 024 3748 0399
🌐 FTS Accounting
🌐 Zalo First Trust Solution