Share
Share
Copy
Làm thế nào để quản lý công nợ được tối ưu là câu hỏi được các nhà quản trị và kế toán đặc biệt quan tâm. Việc bán hàng cho khách hàng nợ tiền có thể tiềm ẩn các rủi ro dẫn đến các khoản nợ xấu và việc thu hồi gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên đây là cách phổ biến, dễ dàng tăng doanh số và lợi nhuận một cách nhanh chóng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoài các khoản công nợ phải thu, phải trả phổ biến, trong doanh nghiệp còn có các khoản công nợ khác cần quan tâm như công nợ tạm ứng, công nợ nội bộ, công nợ thuế, bảo hiểm, ngân hàng….Hãy cùng FTS chỉ bạn cách làm thế nào để quản lý công nợ được tối ưu và hiệu quả nhất nhé.
1.Quản trình quản lý công nợ là gì?
Quy trình quản lý công nợ (Debt management process) là các bước ghi nhận theo dõi những khoản phí cần thu của khách hàng khi công ty bán hàng hóa hay dịch vụ. Hoặc những khoản nợ phải thanh toán cho nhà cung cấp phát sinh khi mua sản phẩm, dịch vụ từ một doanh nghiệp hay cá nhân khác để công ty kiểm soát được tài chính hiệu quả hơn.
2. Tầm quan trọng của việc quản lý công nợ phải thu, phải trả:
Quản lý công nợ phải thu (đối với doanh nghiệp là nhà cung cấp) không tốt có thể dẫn đến nợ xấu (khó có khả năng thu hồi), thậm chí không thu hồi được nợ…Khi đó doanh nghiệp có thể chịu tổn thất nặng nề về việc bán hàng không thu được tiền dẫn đến buộc phải xóa nợ. Điển hình nhất là trường hợp doanh nghiệp nới lỏng chính sách để tăng doanh số dẫn tới báo cáo lãi nhưng dòng tiền âm, tiềm tàng rủi ro tài chính cao.
Ngược lại, trường hợp doanh nghiệp là bên mua hàng, nếu doanh nghiệp không thanh toán đúng hạn có thể sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp đối với các nhà cung cấp và khả năng bị đánh giá thấp độ tín nhiệm, dừng cấp hàng và các rủi ro khác….
3. Thiết lập quy trình quản lý công nợ phải trả hiệu quả 100%.
Một quy trình quản lý công nợ phải trả chung cho các doanh nghiệp sẽ bao gồm 8 bước như sau:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu chi trả công nợ;
Bước 2: Tổng hợp chứng từ, hóa đơn mua hàng
Bước 3: Kiểm tra và đối chiếu hóa đơn, chứng từ;
Bước 4: Hạch toán, cấn trừ công nợ.
Bước 5: Lên kế hoạch chi trả công nợ;
Bước 6: Tạo hồ sơ, phiếu chi giải ngân
Bước 7: Thanh toán công nợ cho đơn vị cung cấp;
Bước 8: Lưu trữ hồ sơ thanh toán công nợ.
a. Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu thanh toán công nợ:
Kế toán tiếp nhận được yêu cầu thanh toán từ đơn vị cung cấp, xác minh các thông tin về số lượng hàng hóa, dịch vụ, chi phí, hạn thanh toán và tài chính. Cần đảm bảo yêu cầu thanh toán phù hợp với các điều khoản đã thống nhất trong tuần và đơn đặt hàng tuân thủ theo quy định.
b. Bước 2: Tổng hợp các hóa đơn chứng từ mua hàng trong quy trình quản lý công nợ.
Khi đã nắm rõ được các yêu cầu thanh toán, kế toán sẽ tổng hợp toàn bộ những hóa đơn và chứng từ mua hàng từ đơn vị cung cấp bao gồm: Hóa đơn, biên nhận giao hàng, xác nhận thanh toán,…Đồng thời, phân loại và sắp xếp chúng theo ngày, nhà cung cấp và các tiêu chí theo quy định, giúp kê toán xác định và quản lý giao dịch một cách dễ dàng và thuận tiện.
c. Bước 3: Kiểm tra đối chiếu chứng từ, hóa đơn trong quy trình quản lý công nợ.
Các chứng từ, hóa đơn khi được tổng hợp lại, kế toán tiến hành kiểm tra trạng thái công nợ hiện tại của đơn vị cung cấp. Đảm bảo thông tin trên hồ sơ trùng khớp với yêu cầu thanh toán của doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp đã thanh toán một phần hoặc toàn bộ chi phí từ trước đó thì tính toán chi phí còn nợ.
d. Bước 4: Hạch toán, cấn trừ công nợ theo quy trình quản lý công nợ.
Trước khi tiến hành thanh toán công nợ, kế toán phải xác định được khoản phí nào trong số các khoản nợ này được phép cấn trừ. Bởi việc này liên quan trực tiếp đến các điều khoản của bản hợp đồng, số tiền trừ trước hoặc điều khoản khác mà doanh nghiệp đã thống nhất với đơn vị cung cấp, đối tác kinh doanh. Song song đó, đối chiếu thông tin trên những khoản công nợ và khoản thanh toán với các chứng từ, đơn đặt hàng, hợp đồng, tài liệu liên quan đến sao cho chính xác về số liệu và nội dung điều khoản giống như bản chính.
Tiếp theo, kế toán xác định chi phí cần cấn trừ cho từng khoản công nợ. Trường hợp có nhiều khoản nợ và thanh toán thì sẽ xác định thứ tự ưu tiên cấn trừ căn cứ vào thời hạn thanh toán, mức độ ưu tiên và những yếu tố khác. Ngoài ra, kế toán cần thông báo cho đơn vị cung cấp hoặc đối tác về việc doanh nghiệp sẽ cấn trừ số tiền cụ thể từ số tiền doanh nghiệp cần thanh toán nhằm tránh các hiểu lầm phát sinh không mong muốn.
Sau khi thương lượng với các đơn vị cung cấp, đối tác kinh doanh thành công, kế toán bắt đầu thực hiện cấn trừ theo quy trình quản lý công nợ phải trả. Việc này được làm bằng cách thay đổi khoản tiền thanh toán ban đầu bằng cách trừ đi số tiền cần cấn trừ. Đồng thời ghi nhận giao dịch trên phần mềm tài chính của doanh nghiệp để theo dõi và báo cáo trạng thái tài chính.
e. Bước 5: Lên kế hoạch thanh toán công nợ cho nhà cung cấp:
Căn cứ vào thời hạn thanh toán, mức độ ưu tiên và tình hình tài chính của doanh nghiệp, kế toán sẽ lên kế hoạch ưu tiên thanh toán cho các khoản công nợ quan trọng trước trong quy trình quản lý công nợ. Ví dụ, ưu tiên cho các khoản công nợ có hạn thanh toán gần hoặc quan trọng cho hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty.
Tiếp theo, kế toán tạo một bảng kế hoạch thanh toán về các khoản công nợ, hạn thanh toán, số tiền cần thanh toán và nguồn tài chính dự kiến. Song song đó, theo dõi quá trình đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khoản nợ quan trọng nào. Trường hợp không thể thanh toán đúng hạn, nhanh chóng liên hệ với đơn vị cung cấp trước để trình bày nguyên nhân và thương lượng gia hạn các điều khoản thanh toán khác.
f. Bước 6: Tạo phiếu chi, hồ sơ giải ngân trong quá trình quản lý công nợ.
Kế toán tiến hành tạo phiếu chi cho ghi chép đầy đủ các khoản chi tiêu, bao gồm những thông tin sau:
- Ngày tạo phiếu chi;
- Tên và địa chỉ đơn vị cung cấp
- Số hóa đơn, tham chiếu đến giao dịch mua hàng
- Số tiền cần thanh toán
- Mô tả chi tiêu: sản phẩm, dịch vụ mua và mục đích chi tiêu;
- Chữ ký của người tại phiếu chi.
Tiếp theo, kế toán tạo hồ sơ giải ngân về quá trình giải ngân tiền có các thông tin về nguồn tiền, mục đích chi tiêu trong quy trình theo dõi công nợ. Cụ thể:
- Ngày giải ngân.
- Tên và thông tin về nguồn tiền
- Mô tả chi tiêu: thông tin đơn vị cung cấp, số hóa đơn;
- Khoản tiền giải ngân, phương thức thanh toán.
Kế toán thực hiện ghi chép toàn bộ thông tin liên quan đến việc chi tiêu của hồ sơ giải ngân: thông tin giao dịch mua hàng, tình trạng thanh toán,…Đảm bảo những thông tin trên phiếu chi và hồ sơ giải ngân phải được chứng bởi người có thẩm quyền.
g. Bước 7: Thanh toán công nợ cho nhà cung cấp:
Phiếu chi và hồ sơ khi được chứng thực, kế toán sẽ thanh toán theo phương thức đã thống nhất với đơn vị cung cấp theo quy trình quản lý công nợ. Sau khi đã thanh toán, hãy thông báo cho họ việc thanh toán đã được thực hiện và gửi thông tin cụ thể về giao dịch. Bên cạnh đó, ghi nhận giao dịch thanh toán trên phần mềm quản lý tài chính của công ty nhằm dễ dàng theo dõi trạng thái tài chính và tạo báo cáo tài chính.
h. Bước 8: Lưu trữ hồ sơ thanh toán công nợ theo quy trinh quản lý phải trả:
Việc thanh toán hoàn tất, kế toán sẽ lưu trữ toàn bộ chứng từ và hồ sơ liên quan đến giao dịch gồm: Phiếu chi, hóa đơn đã thanh toán,…Điều này rất quan trọng cho quá trình kiểm tra và ghi nhận tài chính trong tương lai.
4. Quy trình quản lý công nợ phải thu cho mọi doanh nghiệp:
a. Quy trình quản lý công nợ trong doanh nghiệp:
- Bước 1: DN cần phải xây dựng bộ phận quản lý công nợ và chính sách chi trả cụ thể
Các bộ phận chuyên môn sẽ sát sao quản lý công nợ, tránh các rủi ro phát sinh chưa kiểm soát được. Khi thực hiện cam kết phải ghi rõ về thời hạn trả nợ, cam kết nợ, mức phạt khi không trả nợ.
- Bước 2: Thiết lập quy trình quản lý công nợ và xây dựng sơ đồ quy trình thu hồi công nợ một cách chặt chẽ, sát sao
Bước này nhằm mục đích xử lý công nợ được rõ ràng, nhanh chóng, cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với khách hàng nào, các bước thực hiện cụ thể như thế nào.
- Bước 3: Gửi hóa đơn và đề nghị thanh toán cho khách hàng bằng phương thức nhanh nhất có thể.
Trên đề nghị thanh toán có ghi rõ thời gian khách hàng cần trả nợ. Đây là biện pháp tác động, nhắc nhở khách hàng để thời gian thu hồi nợ được nhanh hơn.
- Bước 4: Thường xuyên nhắc nhở khách hàng về việc thanh toán công nợ nếu chậm kỳ hạn.
Khi sắp đến thời hạn trả nợ thì gửi email hoặc gọi điện nhắc nhở khách hàng về việc trả nợ. Trường hợp cần thiết thì hẹn gặp trực tiếp trao đổi về việc trả nợ.
b. Quy trình thu hồi công nợ:
- Xác định mỗi khách hàng thì cần phải thu khoản thu tối thiểu là bao nhiêu.
Đây là bước đầu tiên khi tiến hành thu hồi công nợ, kế toán doanh nghiệp cần phân tích ngân sách kỹ để xem cần phải thu hồi công nợ với số tiền tối thiểu bao nhiêu mới đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp tính toán được khả năng thu hồi nợ.
- Phân loại thành các nhóm nợ khác nhau:
Trong các khách nợ thì có nhiều nhóm nợ khác nhau như nợ dài hạn, nợ ngắn hạn, các khoản nợ khó đòi. Phương thức thu hồi nợ cần linh hoạt, mềm dẻo hơn để duy trì được mối quan hệ vừa thu hồi được nợ.
- Xem xét để chọn người thu hồi nợ thích hợp.
DN cần lựa chọn người thích hợp, có khả năng thuyết phục khách hàng, có thể trực tiếp làm việc, có mối quan hệ tốt với khách hàng. Tùy theo từng trường hợp thì lựa chọn người phù hợp.
- Nhắc nhở, thông báo cho khách hàng về thời hạn khoản nợ.
Khi sắp đến thời hạn trả nợ khoảng 10 ngày nên nhắc nhở khách hàng về việc trả nợ có thể qua email, điện thoại, hoặc là hẹn gặp mặt trực tiếp nếu cần thiết và khách hàng quan trọng.
- Đàm phán với khách nợ về việc trả nợ.
Cần phải khéo léo trong cách giao tiếp, ứng xử, có khi cứng rắn kiên quyết nhưng lúc lại mềm dẻo đàm phán với khách hàng.
- Nếu không giải quyết được thì khởi kiện ra tòa án.
Đây là giải pháp cuối cùng khi dùng nhiều cách đòi nợ khác nhưng không đòi được nợ. Thực tế giải pháp khởi kiện ra tòa mất khá nhiều thời gian và công sức vậy nên tốt nhất là khéo léo đàm phán với khách hàng để thu hồi nợ.
- Khi quyết định cho khách hàng nợ cần phải cân nhắc kỹ lưỡng.
Khi quyết định cho khách hàng nợ cần phải xem xét trên các tiêu chí về khả năng trả nợ, mức vốn, uy tín của khách hàng, khách hàng còn nợ những nơi khác không. Từ đó quyết định nên cho khách hàng nợ ở mức nào, thời gian trả nợ bao lâu để hạn chế ít nhất rủi ro cho doanh nghiệp.
Cách quản lý công nợ hiệu quả trên phần mềm kế toán FTS:
a. Quản lý công nợ phải thu:
- Lập hóa đơn bán hàng trực tiếp hoặc lập từ phân hệ bán hàng và các công nợ phải thu khác (dịch vụ)
- Thanh toán công nợ bán hàng, cung cấp dịch vụ. Theo dõi thanh toán cho từng khách hàng, chi tiết cho từng hóa đơn, từng hợp đồng, đơn hàng. Thực hiện đối trừ công nợ cho từng lần thanh toán.
- Lập biên bản đối chiếu công nợ.
- Khai thác các báo cáo theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, báo cáo tuổi nợ theo ngày phát sinh, báo cáo công nợ theo từng hợp đồng, đơn hàng.
b. Quản lý công nợ phải trả:
- Lập các hóa đơn mua hàng trực tiếp hoặc lập từ phân hệ mua hàng và các công nợ phải trả khác.
- Thanh toán công nợ mua hàng, cung cấp dịch vụ. Theo dõi thanh toán cho từng nhà cung cấp, chi tiết cho từng hóa đơn, từng hợp đồng, đơn hàng. Thực hiện đối trừ công nợ cho từng lần thanh toán.
- Lập biên bản đối chiếu công nợ.
- Khai thác các báo cáo theo dõi tình hình thanh toán cho nhà cung cấp, báo cáo tuổi nợ theo ngày phát sinh, báo cáo công nợ theo từng hợp đồng, đơn hàng.
Đăng ký để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé!
[wpforms id=”2158″]
