Hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc mới nhất

Kỳ quyết toán thuế TNCN 2025 đang đến gần, và một trong những vướng mắc thường gặp nhất chính là thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh. Vậy cần chuẩn bị những hồ sơ gì, mức giảm trừ áp dụng ra sao và cách đăng ký thực hiện thế nào? Bài viết dưới đây FTS sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, giúp kế toán và người lao động yên tâm thực hiện đúng quy định, tránh sai sót khi kê khai thuế.

Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

1. Người phụ thuộc bao gồm những ai?

Căn cứ theo Điểm d, Khoản 1, Điều 9, Thông tư 111/2013/TT-BTC, người phụ thuộc của người nộp thuế là cá nhân cư trú và bao gồm:

1.1. Người phụ thuộc là con của người nộp thuế

Con của người nộp thuế bao gồm con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng (của vợ hoặc của chồng) và phải đáp ứng điều kiện:

Dưới 18 tuổi (Tính tuổi đủ theo tháng).
Từ 18 tuổi trở lên nhưng thuộc đối tượng đặc biệt như bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
Con đang theo học tại Việt Nam hoặc nước ngoài ở các bậc: Đại học, Cao Đẳng, Trung học chuyên nghiệp, dạy nghề, bao gồm cả trường hợp con 18 tuổi trở lên học bậc Trung học Phổ thông (tính cả trường hợp trong thời gian chờ kết quả thi Đại học) không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân trong tháng tính trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1 triệu đồng.

1.2. Người phụ thuộc khác của người nộp thuế

Những đối tượng người nộp thuế là người phụ thuộc khác ngoài con của người nộp thuế bao gồm:

– Vợ hoặc chồng của người nộp thuế đủ điều kiện của người phụ thuộc quy định tại Điểm đ, e, Khoản 1, Điều 9, Thông tư 111/2013/TT-BTC.

– Cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ hoặc cha chồng, mẹ chồng; cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của người nộp thuế đáp ứng điều kiện để được tính là người phụ thuộc quy định tại Điểm đ, e, Khoản 1, Điều 9, Thông tư 111/2013/TT-BTC.

– Những đối tượng có liên quan khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng và đáp ứng điều kiện để được tính là người phụ thuộc, gồm:

Anh/chị/em ruột của người nộp thuế.
Ông/bà nội, ông/bà ngoại, cô/dì/cậu/chú/bác ruột của người nộp thuế.
Cháu ruột của người nộp thuế là con của anh ruột, chị ruột, em ruột.
Người phải trực tiếp nuôi dưỡng người khác theo quy định của pháp luật.

2. Điều kiện để trở thành người phụ thuộc

Căn cứ theo Điểm đ, e, Khoản 1, Điều 9, Thông tư 111/2013/TT-BTC, những đối tượng nêu ở mục 1 nêu trên trở thành người phụ thuộc nếu đáp ứng các điều kiện sau:

– Là đối tượng trong độ tuổi lao động nhưng thuộc trường hợp đặc biệt:

Bị khuyết tật, không có khả năng lao động: Thuộc đối tượng điều chỉnh của pháp luật về người khuyết tật, người mắc bệnh không có khả năng lao động như các bệnh AIDS, suy thận mãn tính, ung thư,..
Không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân mỗi tháng trong năm (tính tổng thu nhập từ tất cả các nguồn) không vượt quá 1 triệu đồng.

– Là đối tượng ngoài độ tuổi lao động không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân mỗi tháng trong năm (tính tổng thu nhập từ tất cả các nguồn) không vượt quá 1 triệu đồng.

3. Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Để đăng ký người phụ thuộc, bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

3.1. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc

– Người lao động nộp cho doanh nghiệp những giấy tờ sau:

Văn bản ủy quyền cho doanh nghiệp đăng ký người phụ thuộc.
Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc: Bản sao CCCD/CMTND, hộ chiếu còn hiệu lực.
Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc:

– Doanh nghiệp nộp cho cơ quan thuế những giấy tờ sau:

Tổng hợp hồ sơ đăng ký thuế của người phụ thuộc.
Tờ khai đăng ký tổng hợp người phụ thuộc: Mẫu 20-ĐK-TH-TCT hoặc Mẫu 02TH cho Cơ quan thuế.

3.2. Các bước đăng ký người phụ thuộc

Bước 1: Bạn đăng ký, nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

Người nộp thuế có thể nộp hồ sơ thông qua tổ chức chi trả thu nhập hoặc nộp cho cơ quan thuế.

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận

Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp: Cán bộ thuế tiếp nhận, đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian và số lượng tài liệu trong hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.
Trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu chính: Cán bộ thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.
Trường hợp giao dịch điện tử: Cán bộ thuế tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận hồ sơ khai thuế do cơ quan thuế thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.

3.3. Thời gian nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc

Theo Công văn 5054/TCT-DNNCN của Tổng cục Thuế, thời gian nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc, bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc.

4. Mức giảm trừ gia cảnh khi tăng lương cơ sở từ 01/7/2024

Ngày 30/6/2024, Chính phủ ban hành Nghị định 73/2024/NĐ-CP điều chỉnh tăng lương cơ sở từ 1,8 triệu đồng lên 2,34 triệu đồng từ ngày 01/7/2024.

Theo đó, khi áp dụng tăng lương cơ sở, thu nhập chịu thuế sẽ tăng. Tuy nhiên, hiện nay chưa có quyết định cụ thể tăng mức giảm trừ gia cảnh.

Vì vậy, Căn cứ theo Điều 19, Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2007, mức giảm trừ gia cảnh vẫn sẽ được áp dụng theo quy định hiện hành:

Mức giảm trừ gia cảnh áp dụng với người nộp thuế là 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm).

Mức giảm trừ gia cảnh áp dụng đối với mỗi người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng.

Trên đây là hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh 2024. Để đăng ký người phụ thuộc, người nộp thuế cần nắm được những đối tượng là người phụ thuộc, điều kiện trở thành người phụ thuộc và những cách đăng ký để giảm trừ gia cảnh.

5 Lưu ý khi đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Khi thực hiện thủ tục đăng ký người phụ thuộc, người nộp thuế cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

Thời điểm tính giảm trừ: Giảm trừ gia cảnh được tính kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.
Trường hợp chưa có mã số thuế người phụ thuộc: Người phụ thuộc đã đăng ký và có đủ hồ sơ chứng minh thì vẫn được tính giảm trừ trong năm, kể cả khi chưa được cơ quan thuế cấp mã số thuế.
Đăng ký sau thời điểm phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng:
- Nếu tại Mẫu 20/ĐK hoặc 07/ĐK-NPT-TNCN khai đúng thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng thì khi quyết toán thuế (QTT), vẫn được tính lại theo thực tế mà không cần đăng ký lại.
- Nếu khai sau thời điểm phát sinh thì khi QTT, cá nhân phải đăng ký lại trên mẫu 20/ĐK hoặc 07/ĐK-NPT-TNCN và nộp kèm hồ sơ quyết toán để được tính giảm trừ.
Nếu trong năm tính thuế chưa kịp đăng ký, người nộp thuế vẫn được tính giảm trừ kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi quyết toán, với điều kiện phải kê khai đầy đủ thông tin người phụ thuộc tại phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN.
Đối tượng là cá nhân khác (anh/chị/em ruột, ông bà, cô/dì, chú/bác, cậu…): Thời hạn đăng ký giảm trừ chậm nhất là 31/12 của năm tài chính. Nếu đăng ký sau thời hạn này, sẽ không được tính giảm trừ đối với người phụ thuộc đó.

6. Giải đáp một số câu hỏi về đăng ký người phụ thuộc

Đăng ký người phụ thuộc để làm gì?

Đăng ký người phụ thuộc là thủ tục bắt buộc để người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh khi xác định thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Việc này giúp:

Giảm số thuế TNCN phải nộp do phần thu nhập chịu thuế được hạ xuống.
Xác định chính xác nghĩa vụ thuế, tránh nộp thừa hoặc thiếu.
Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động có trách nhiệm nuôi dưỡng người thân.

Có thể đăng ký bao nhiêu người phụ thuộc trong năm?

Theo quy định mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế trong cùng một năm tính thuế. Nếu có nhiều người cùng nuôi dưỡng một người phụ thuộc, các bên cần tự thỏa thuận để lựa chọn một người đứng ra đăng ký giảm trừ.

Như vậy, không có giới hạn số lượng người phụ thuộc mà một cá nhân có thể đăng ký. Chỉ cần người phụ thuộc thuộc đúng đối tượng được quy định và đáp ứng đủ điều kiện, thì người nộp thuế sẽ được hưởng giảm trừ gia cảnh cho toàn bộ những người đó.

Phải làm gì nếu có thay đổi trong tình trạng của người phụ thuộc?

Theo quy định tại tiết h.2 điểm h khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, Khi có thay đổi (tăng, giảm) về người phụ thuộc, người nộp thuế thực hiện khai bổ sung thông tin thay đổi của người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế và nộp cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập hoặc cơ quan thuế đối với người nộp thuế thuộc diện khai thuế trực tiếp với cơ quan thuế.

Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: trong vòng ba (03) tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc (bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc).

Kết luận

Giảm trừ gia cảnh là một chính sách nhà nước để giảm số thuế TNCN mà người lao động phải nộp khi mà tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công của người đó vượt quá mức giảm trừ bản thân , chính sách này góp phần hỗ trợ cho người lao động khi gặp khó khăn. FTS hy vọng bài viết sẽ là một tài liệu tham khảo hữu ích giúp các bạn kế toán thực hiện thủ tục đăng ký giảm trừ người phụ thuộc được chính xác và dễ dàng hơn.

Mọi thắc mắc xin liên hệ để được hỗ trợ kịp thời.

________________________________________

Địa chỉ: Tòa nhà Lilama 10, phố Tố Hữu, Phường Trung Văn, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam