KẾ TOÁN THANH TOÁN NHỮNG VIỆC CẦN LÀM TẠI DOANH NGHIỆP. 

 

Trong doanh nghiệp kế toán đóng vai trò khá quan trọng, mỗi phần hành kế toán đảm nhiệm các nhiệm vụ, công việc chuyên môn khác nhau. Một trong những phần hành kế toán có vai trò quan trọng trọng trong doanh nghiệp đó là kế toán thanh toán. Vậy công việc kế toán thanh toán trong doanh nghiệp bao gồm những gì? Hãy cùng FTS tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu rõ hơn nhé!

1.Kế toán thanh toán là gì?

Kế toán thanh toán là người thực hiện việc lập các chứng từ thu chi; trực tiếp theo dõi, quản lý tiền cũng như hạch toán các giao dịch hay những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động thu, chi trong doanh nghiệp. 

2. Công việc của kế toán thanh toán:

a. Theo dõi, quản lý các khoản thu của doanh nghiệp:

• Thực hiện nghiệp vụ thu tiền của các đối tượng bên trong, bên ngoài doanh nghiệp như: các cổ đông, thu hồi tạm ứng còn dư, các khoản thu nội bộ khác, thu bồi thường, ký cược, ký quỹ, thu hồi công nợ khách hàng,…
• Thực hiện theo dõi các khoản tiền gửi ngân hàng. 
• Theo dõi hoạt động thanh toán qua thẻ của khách hàng. 
• Theo dõi công nợ và đôn đốc thu hồi công nợ.
• Kiểm soát hoạt động thu ngân trong doanh nghiệp. Trực tiếp nhận các chứng từ có liên quan từ bộ phận thu ngân. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của những chứng từ nhận được. 
• Quản lý chặt chẽ các chứng từ liên quan đến các khoản thu của doanh nghiệp. 
• Hạch toán nghiệp vụ liên quan đến các khoản thu của doanh nghiệp.

b. Theo dõi, quản lý các khoản chi của doanh nghiệp:

• Hàng tuần, hàng tháng lập kế hoạch thanh toán các khoản công nợ đối với nhà cung cấp. Trường hợp kế hoạch thanh toán không đảm bảo, kế toán thanh toán phải chủ động liên hệ với nhà cung cấp. 
• Thực hiện nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng cho nhà cung cấp, chi bồi thường, chi tiền phạt,… và các nghiệp vụ chi nội bộ doanh nghiệp như thanh toán lương, thưởng, phụ cấp, thanh toán tạm ứng,…
• Quản lý chặt chẽ các chứng từ liên quan đến các khoản chi của doanh nghiệp. 
• Hạch toán nghiệp vụ liên quan đến các khoản chi của doanh nghiệp. 

c. Theo dõi, quản lý quỹ tiền mặt của doanh nghiệp:

• Kế toán thanh toán kết hợp với thủ quỹ của doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ thu, chi theo quy định. 
• Đối chiếu, kiểm tra tồn quỹ cuối mỗi ngày với thủ quỹ . 
• Lập báo cáo tồn quỹ định kỳ cho ban giám đốc

d. Công việc khác: 

• Theo dõi và báo cáo quản lý các khoản thu – chi. 
• Lập các báo cáo, in chứng từ, sổ sách có liên quan đến trình cấp trên định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu. 
• Báo cáo tình hình công nợ khách hàng, nhà cung cấp. 
• Giải trình số liệu khi có yêu cầu. 
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên. 

3. Kỹ năng cơ bản cần thiết cho vị trí kế toán thanh toán:

Trên đây là bản mô tả công việc kế toán thanh toán. Để có phụ trách được vị trí nhân viên kế toán thanh toán, các kỹ năng cơ bản sau là thực sự cần thiết:

• Vững nghiệp vụ kế toán.
• Đáp ứng được các kỹ năng tin học văn phòng. Đặc biệt biết cách sử dụng phần mềm kế toán mà công ty áp dụng. 
• Kỹ năng giao tiếp thuyết trình tốt. Do vị trí này cần tiếp xúc với nhiều thành phần khác nhau như: Khách hàng, nhân viên công ty,…
• Có kinh nghiệm và một số kỹ năng cần thiết của kế toán công nợ. 

4. Các loại nghiệp vụ của kế toán thanh toán. 

4.1. Nghiệp vụ kế toán thanh toán tạm ứng:

Các loại tài khoản sử dụng:

Tài khoản 312 “Tạm ứng”: Phản ánh các khoản tiền đã tạm ứng và tình trạng thanh toán tạm ứng của cán bộ, viên chức trong nội bộ đơn vị. 

Kết cấu:

Bên Nợ: Các khoản tiền đã tạm ứng trong kỳ. 

Bên Có:

• Các khoản tạm ứng đã thanh toán; 
• Số tạm ứng dùng không hết được nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương. 
• Số dư bên nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán. 

Nguyên tắc quản lý:

• Chỉ cấp chi tạm ứng cho cán bộ, viên chức trong danh sách lương để đảm bảo có khả năng hoàn ứng khi đến hạn. 
• Cấp chi tạm ứng chỉ dựa trên lệnh chi của thủ trưởng, kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. 
• Tiền tạm ứng phải được chi trên cơ sở chứng từ hợp lý và hợp lệ. 
• Chỉ tạm ứng tiền cho những đối tượng đã thực hiện thanh toán đúng quy định từ các lần tạm ứng trước đó. 
• Tiền tạm ứng cần được theo dõi, sử dụng và thanh toán đúng mục đích và đúng hạn. 

Nhiệm vụ kế toán tạm ứng:

• Theo dõi, phản ánh số tiền tạm ứng từ các chứng từ gốc hợp lý và hợp pháp. 
• Ghi chép nghiệp vụ tạm ứng theo từng lần tạm ứng đối tượng tạm ứng trên sổ kế toán chi tiết, tổng hợp. 
• Thực hiện việc quản lý giám sát số tiền tạm ứng từ khi chi tới lúc thanh toán. 
• Báo cáo thường xuyên tình hình chi tiêu thanh toán tạm ứng trong đơn vị. 

Phương pháp kế toán:

Xuất tiền hoặc vật tư tạm ứng cho cán bộ, nhân viên: 

Nợ TK 312: Tạm ứng

Có TK 111, 112, 152, 153…

Thanh toán số chi tạm ứng trên cơ sở bảng thanh toán tạm ứng theo số thực chi do người nhận tạm ứng theo số thực chi do người nhận tạm ứng lập kèm theo chứng từ gốc:

Nợ TK 152, 155, 241…

Nợ TK 661, 662, 635, 631…

Có TK 312: Tạm ứng. 

Các khoản tạm ứng chi không hết, nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương:

Nợ TK 111: Tiền mặt

Nợ TK 334: Phải trả viên chức

Có TK 312: Tạm ứng. 

4.2. Nghiệp vụ kế toán thanh toán phải trả người lao động:

Tài khoản sử dụng:

TK 334: Phải trả người lao động:

TK 334 được dùng để kiểm soát thanh toán tiền lương và các khoản chi phí khác đối với cán bộ, viên chức trong đơn vị. 

Cấu trúc TK 334 như sau:

• Bên Nợ: Các khoản tiền trừ vào tiền lương, phí sinh hoạt, học bổng của nhân viên và các đối tượng khác trong đơn vị hành chính sự nghiệp. 

• Tiền lương và các khoản chi phí đã thanh toán cho nhân viên và các đối tượng khác. 
• Bên Có: Tiền lương và các khoản chi phí cần trả cho nhân viên và các đối tượng khác. 
• Dư Nợ: Số tiền trả thừa cho nhân viên và các đối tượng khác. 
• Dư Có: Số tiền lương và các khoản chi phí còn phải trả cho nhân viên và đối tượng khác. 

TK 334 có 3 tài khoản cấp 2: 

• TK 3341 – Phải trả công chức, viên chức: Phản ánh các khoản cần trả cho cán bộ, công chức, viên chức là những người tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định hiện hành của pháp luật về bảo hiểm xã hội. 
• TK 3348 – Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản cần trả cho những người lao động không thuộc danh sách tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định hiện hành của pháp luật về bảo hiểm xã hội. 
• TK 332 – Các khoản phải nộp theo lương: Phản ánh việc trích lập và sử dụng các khoản trích theo lương tại đơn vị. 

Cấu trúc: 

• Bên Nợ: Kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội đã được nộp. 
• Bảo hiểm xã hội trả trực tiếp cho các đối tượng trong đơn vị. 
• Bên Có: Trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội theo lương.
• Số tiền bảo hiểm xã hội được cơ quan bảo hiểm cấp để chi trả cho các đối tượng được hưởng bảo hiểm xã hội tại đơn vị. 
• Dư Có: Số còn phải nộp cơ quan quản lý quỹ. Dư Nợ (nếu có): Số tiền nộp thừa hoặc vượt chi chưa đươc cấp bù. 

TK 332 có các TK chi tiết: 

• TK 3321 – BHXH: Phản ánh tình hình lập, nộp và chi trả bảo hiểm xã hội. 
• TK 3322 – BHYT: Phản ánh tình hình lập, nộp và chi trả BHXH. 
• TK 3323 – Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình lập, nộp và sử dụng kinh phí công đoàn. 
• TK 3323 – BHTN: Phản ánh tình hình lập, nộp và sử dụng BHTN. 

Phương pháp kế toán:

Tính tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp trả cho cán bộ, nhân viên:

• Nợ TK 635: Chi theo đơn đặt hàng của nhà nước. 
• Nợ TK 631, 661, 662: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh và dự án. 
• Có TK 334: Phải trả viên chức. 

4.3. Nghiệp vụ kế toán thanh toán phải trả người bán:

Tài khoản sử dụng:

TK 331 – Các khoản phải trả:

Kết cấu tài khoản: 

Bên Nợ:

• Số tiền đã thanh toán cho nhà cung cấp, người vay. 
• Tiền đặt cọc, trả trước cho nhà cung cấp. 
• Các khoản thanh toán khác đã xử lý. 
• Xử lý giá trị tài sản dư thừa. 

Bên có:

• Số tiền còn phải trả lại người cung cấp, người cho vay hoặc giá trị tài sản dư thừa đang chờ xử lý. 
• Dư Có: Số tiền còn phải trả cho các đối tượng hoặc giá trị tài sản dư thừa chờ xử lý. 
• Dư Nợ: Số tiền phải thu từ các đối tượng (do trả thừa haowjc đặt cọc trước). 

TK 331 được phân thành các tiểu khoản:

TK 3311: Phải trả nhà cung cấp

TK 3312: Phải trả nợ vay 

TK 3318: Các khoản phải trả khác. 

Nhiệm vụ kế toán các khoản phải trả:

• Ghi chép chi tiết về mọi khoản nợ cần trả của đơn vị theo từng nguồn gốc, từng giao dịch thanh toán. Số nợ cần phải trả trên tài khoản tổng hợp của đơn vị phải khớp với tổng số nợ phải trả trên các tài khoản chi tiết theo chủ nợ. 
• Thanh toán kịp thời, đúng hạn các khoản công nợ cho các chủ nợ, tránh tình trạng kéo dài nợ phải trả.
• Kế toán chi tiết các khoản nợ phải trả bằng tiền, tài sản có giá trị như vàng, bạc, đá quý theo từng đối tượng chủ nợ, cả về số lượng và giá trị. 

Phương pháp kế toán:

• Khi mua vật tư, tài sản, dịch vụ sử dụng cho hoạt động, dự án hoặc kinh doanh chịu VAT trực tiếp chưa thanh toán:

Nợ TK 151, 152, 153: Mua vật liệu, dụng cụ. 

Nợ TK 1556: Mua hàng hóa 

Nợ TK 211, 213: Mua TSCĐ 

Nợ TK 241: Chi phí xây dựng hoặc sửa chữa TSCĐ. 

Nợ TK 661, 662: Phục vụ hoạt động sự nghiệp và dự án. 

Nợ TK 631: Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh (bao gồm thuế)

Có TK 331, 3311: Phải trả người bán 

[wpforms id=”2108″]