Trong thời kỳ công nghệ số bùng nổ, việc ứng dụng phần mềm vào quản lý trường học đang là xu hướng tất yếu. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm vượt trội, phần mềm cũng tiềm ẩn một số hạn chế nhất định. So sánh quản lý bằng phần mềm thủ công, đâu là lựa chọn hiệu quả hơn cho nhà trường hiện đại? FTS sẽ giúp bạn tìm hiểu và phân tích ưu nhược điểm của từng phương pháp, từ đó giúp ban giám hiệu, giáo viên và phụ huynh có cái nhìn toàn diện và đưa ra quyết định phù hợp nhất cho công tác quản lý nhà trường.
1. Những nội dung quản lý nội bộ trong trường học
- Quản lý đội ngũ: Số lượng và cơ cấu, chất lượng, các hoạt động phối hợp trong thực hiện nhiệm vụ giáo dục, giảng dạy của trường
Tổ chức, trật tự kỷ cương, kế hoạch - Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính: Xây dựng, sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất, thiết bị dạy học, đồ dùng dạy học, dụng cụ thể dục thể thao,.. Quản lý chế độ kế toán, tài chính, các nguồn thi chi trong ngân sách và nguồn huy động khác
- Quản lý kế hoạch phát triển giáo dục
- Quản lý hoạt động và chất lượng giáo dục, đào tạo
Trong thời đại 4.0, khi Giáo dục là 1 trong 8 lĩnh vực Chính phủ xác định cần ưu tiên thực hiện chuyển đổi số, những nội dung quản lý nội bộ trên cần được chú trọng số hóa, tối ưu thời gian quản trị.
2. QUẢN LÝ NHÀ TRƯỜNG TRUYỀN THỐNG, THỦ CÔNG:
Bên cạnh công tác quản lý bằng phần mềm đang là xu thế tất yếu hiện nay thì việc duy trì công tác, giáo dục bằng cách thức truyền thống và thủ công cũng mang đến một số lợi ích quan trọng. Tuy nhiên, phương thức này cũng đang dần bộc lộ một số khuyết điểm không mong muốn cho công tác quản lý của nhà trường. Chi tiết như sau:
a. Ưu điểm khi quản lý nhà trường theo cách truyền thống, thủ công.
Bên cạnh xu hướng áp dụng công nghệ vào quản lý nhà trường hiện nay, cách thức truyền thống, thủ công vẫn còn được duy trì một số nơi và mang lại những ưu điểm nhất định:
- Tính quen thuộc và dễ sử dụng: Phương pháp quản lý truyền thống đã được áp dụng trong nhiều năm và trở nên quen thuộc với cán bộ, giáo viên và học sinh. Do đó, mọi người có thể dễ dàng sử dụng và thích nghi với hệ thống này.
- Tiết kiệm chi phí: Việc quản lý thủ công không đòi hỏi chi phí đầu tư chi phần mềm, máy móc, thiết bị và đào tạo cán bộ. Do đó, đây là giải pháp tiết kiệm chi phí cho nhà trường, đặc biệt là những trường học có điều kiện kinh tế khó khăn.
- Tăng cường tương tác trực tiếp: Giao tiếp trực tiếp giữa giáo viên, học sinh và phụ huynh là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao chất lượng giáo dục. Việc quản lý thủ công giúp tăng cường tương tác trực tiếp giữa các bên liên quan, từ đó tạo dựng mối quan hệ gắn bó và tin tưởng lẫn nhau.
b. Hạn chế từ công tác quản lý nhà trường theo cách truyền thống, thủ công.
Tuy nhiên, phương pháp quản lý trường học theo cách truyền thống cũng bộ lộ một số khuyết điểm như:
- Tốn thời gian và công sức: Việc ghi chép, lưu trữ và xử lý dữ liệu thủ công tốn nhiều thời gian và công sức của cán bộ, giáo viên. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và khiến cán bộ, giáo viên không có đủ thời gian để tập trung vào việc giảng dạy và chăm sóc học sinh.
- Dễ xảy ra sai sót: Việc ghi chép và xử lý dữ liệu thủ công dễ xảy ra sai sót do nhầm lẫn hoặc sơ suất của con người. Những sai sót này có thể ảnh hưởng đến chất lượng giáo dục và quyền lợi của học sinh.
- Khó khăn trong việc tra cứu và phân tích dữ liệu: Việc tra cứu và phân tích dữ liệu thủ công rất khó và tốn thời gian. Điều này khiến cho việc ra quyết định quản lý trở nên khó khăn và thiếu hiệu quả.
- Giới hạn khả năng quản lý: Phương pháp quản lý truyền thống khó có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý ngày càng cao của nhà trường trong thời đại công nghệ số. Ví dụ, phương pháp này khó có thể quản lý hiệu quả một lượng lớn dữ liệu về học sinh, giáo viên, lịch học, điểm số,…
- Thiếu tính minh bạch: Việc quản lý thủ công thiếu tính minh bạch do dữ liệu không được tập trung và lưu trữ một cách hệ thống. Điều này có thể dẫn đến những mâu thuẫn và tranh chấp giữa các bên liên quan.
- Giảm hiệu quả quản lý: Nhìn chung, việc quản lý nhà trường theo cách truyền thống, thủ công có nhiều hạn chế, dẫn đến giảm hiệu quả quản lý và chất lượng giáo dục. Do đó, việc áp dụng công nghệ vào quản lý nhà trường là xu hướng tất yếu để nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng giáo dục trong thời đại công nghệ số.
Thời đại số, để giải quyết những bất cập trên nhiều nền tảng công nghệ, phần mềm, ứng dụng đã ra đời – sử dụng kết hợp hoặc thay thế Zalo/ Excel, hỗ trợ hiệu quả quản lý hoạt động nội bộ tại trường học. Dưới đây, FTS sẽ tổng hợp một số nền tảng công nghệ phổ biến được sử dụng trong quản lý nội bộ:
Một số phần mềm hỗ trợ quản lý nội bộ trường học:
- Hệ thống quản lý trường học Smas: Quản lý học sinh, quản lý cán bộ, quản lý và tổ chức thi cử, quản lý tin nhắn điều hành và sổ liên lạc điện tử, quản lý lịch thi cử báo giảng….
- Giải pháp quản lý nội bộ trường học FastSchool: Là giải pháp nằm trong nền tảng quản trị và điều hành FastWork, FastSchool hỗ trợ quản lý đội ngũ và cơ sở vật chất, trang thiết bị tài chính của trường học.
- Phần mềm FTS School Management: Quản lý tuyển sinh, quản lý học sinh, quản lý phí và thu phí, quản lý bếp ăn, quản lý bán hàng Canteen, quản lý đồng phục, quản lý xe bus ,quản lý CLB, Kế toán tài chính, Hóa đơn điện tử, Quản lý nhân sự tiền lương. Email.
3. PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC FTS SCHOOL MANAGEMENT.
Phần mềm cung cấp một giải pháp quản lý trường học tổng thể cho khối trường học, không chỉ quản lý các nghiệp vụ kế toán trường học phát sinh mà còn quản lý cũng như tương tác giữa phụ huynh, học sinh với nhà trường trong các nghiệp vụ quản lý Tuyển sinh, Đặt ăn, Bán hàng canteen…
a. Quản lý tuyển sinh:
- Đăng ký tư vấn.
- Tư vấn tuyển sinh: thông tin Phụ huynh đăng ký tư vấn và lịch sử tư vấn, nội dung tư vấn.
- Đăng ký thi đầu vào, thu tiền kiểm tra đầu vào.
- Tổ chức thi tuyển: quản lý các đợt tuyển sinh, xếp phòng thi, cập nhật kết quả thi và kết quả trúng tuyển.
- Gửi thông báo trúng tuyển.
- Gửi thông báo trúng tuyển, thông báo phí tạm tính cho phụ huynh
- Chuyển mã tuyển sinh thành học sinh và thực hiện tiếp các nghiệp vụ phân lớp và thu học phí.
b. Quản lý học sinh:
- Quản lý thông tin học sinh: Thông tin hồ sơ học sinh, mã học sinh nội bộ, mã học sinh theo hệ thống của bộ giáo dục, học sinh liên quan, trường cũ, thông tin bố mẹ, người liên hệ,…
- Quản lý thông tin năm học, khối học, lớp học
- Phân lớp cho học sinh
- Quản lý học sinh chuyển trường.
- Đổi lớp cho học sinh.
c. Quản lý phí và thu phí.
- Quản lý các loại phí. Phân biệt phí theo năm, theo tháng, phí theo bữa ăn (đối với phí tiền ăn)
- Khai báo đơn giá phí
- Khai báo chương trình chiết khấu thanh toán.
- Khai báo chương trình miễn giảm học pphis.
- Khai báo danh sách học sinh được hưởng miễn giảm.
- Quản lý gói học phí tiêu chuẩn.
- Đăng ký gói học phí cho học sinh, gửi thông báo phí cho phụ huynh.
- Thu phí: phần mềm tự động tính số tiền cần thu theo đăng ký, theo từng khoản mục phí, các khoản miễn giảm, chiết khấu thanh toán, tiền thừa/ thiếu của kỳ trước, kỳ này.
- Quyết toán học phí: Tự động hạch toán doanh thu, miễn giảm.
d. Quản lý kế toán tài chính.
- Tất cả các nghiệp vụ kế toán tài chính theo quy định. Các nghiệp vụ từ các phân hệ khác đều được hạch toán tự động.
e. Quản lý bếp ăn:
- Khai báo món ăn, khai báo thực đơn cho từng tuần.
- Học sinh, giáo viên sử sử dụng web đặt ăn hoặc phần mềm để thực hiện đặt ăn cho tuần tiếp theo.
- Học sinh, giáo viên chấm ăn khi đi ăn, in phiếu ăn tự động.
- Học sinh và bộ phận bếp Đánh giá bữa ăn và review đánh giá ngay trên phần mềm.
- Gửi mail thông báo nhắc đặt ăn, thông báo tiền ăn.
- Quyết toán tiền ăn.
- Quản lý định mức tiền ăn.
- Quản lý định mức nguyên vật liệu món ăn.
- Tính giá thành sản xuất tạo bếp ăn.
f. Quản lý bán hàng Canteen, Bookstore:
- Quản lý hàng hóa.
- Phát hành mã vạch cho hàng hóa
- Nhập kho hàng hóa bán bằng mã vạch
- Khai báo bảng giá bán, menu bán.
- Quản lý định mức văn phòng phẩm cấp phát cho giáo viên.
- Quản lý định mức tiền hàng canteen cho học sinh
- Bán hàng trên hệ thống POS bán lẻ.
- Thông báo tiền mua hàng canteen cho phụ huynh, giáo viên.
g. Quản lý đồng phục:
- Quản lý danh sách các loại đồng phục.
- Quản lý gói đồng phục, học phẩm tiêu chuẩn
- Nhập mua đồng phục, học phẩm.
- Cấp phát đồng phục, học phẩm theo gói tiêu chuẩn. Theo dõi số lượng đã cấp phát, còn cần cấp phát. Chi tiết đồng phục cấp theo từng size, màu,…
- Quyết toán tiền đồng phục, học phẩm
- Đổi trả và bán lẻ đồng phục.
h. Quản lý xe bus:
- Quản lý thông tin các xe bus đón trả học sinh.
- Quản lý thông tin các tuyến xe đón trả học sinh.
- Quản lý các điểm đón trả học sinh, giá tiền bus theo từng điểm đón trả.
- Đăng ký điểm đón, trả cho từng học sinh. Phần mềm tự tính ra tiền xe cần thu để đưa lên đăng ký học phí.
- Thu và quyết toán tiền xe bus.
i. Quản lý CLB, ngoại khóa:
- Khai báo các CLB, ngoại khóa
- Quản lý lịch học CLB, Ngoại khóa
- Đăng ký danh sách học sinh học CLB, ngoại khóa, học phí của CB, ngoại khóa.
- Theo dõi điểm danh học sinh đi học CLB, Ngoại khóa.
- Thu tiền CLB, ngoại khóa.
- Quyết toán tiền CLB, Ngoại khóa.
Trường học đã áp dụng thành công FTS School Management:
a. Trường phổ thông liên cấp Olympia School
- Cung cấp giải pháp quản trị tổng thể trường học bao gồm các phân hệ:
- Quản lý kế toán tài chính.
- Quản lý nguồn lực nhân sự tiền lương.
- Quản lý ngân sách, học phí.
- Quản lý hệ thống đặt ăn cho canteen trường.
- Quản lý tuyển sinh.
b. Trường tiểu học Đoàn Thị Điểm – Hà Nội.
- Cung cấp giải pháp quản trị tổng thể trường học bao gồm các phân hệ:
- Quản lý kế toán tài chính.
- Quản lý học sinh
- Quản lý thu phí.
c. Trường phổ thông liên cấp IRIS
- Cung cấp giải pháp quản trị tổng thể trường học bao gồm các phân hệ:
- Quản lý kế toán tài chính
- Quản lý nhân sự tiền lương
- Quản lý tuyển sinh
- Quản lý học sinh
- Quản lý đặt ăn, bán hàng canteen
- Quản lý phí, thu phí.
d. Trường phổ thông liên cấp Edison:
- Cung cấp giải pháp quản trị tổng thể trường học bao gồm các phân hệ:
- Quản lý kế toán tài chính
- Quản lý tuyển sinh
- Quản lý học sinh
- Quản lý đặt ăn, bán hàng canteen
- Quản lý phí, thu phí.
e. Trường liên cấp Archimedes Đông Anh.
- Cung cấp giải pháp quản trị tổng thể trường học bao gồm các phân hệ:
- Quản lý kế toán tài chính.
- Quản lý học sinh
- Quản lý phí, thu phí.
f. Công ty CP đầu tư và phát triển giáo dục Archimedes Việt Nam.
- Cung cấp giải pháp quản trị tổng thể trường học bao gồm các phân hệ:
- Quản lý kế toán tài chính
- Quản lý học sinh
- Quản lý phí, thu phí.
g. Trường Tiểu học Nguyễn Siêu.
- Cung cấp giải pháp quản trị tổng thể trường học bao gồm các phân hệ.
- Quản lý kế toán tài chính.
- Quản lý học sinh
- Quản lý thu học phí
- Quản lý bán hàng canteen
- Hóa đơn điện tử
- Báo cáo quản trị.
h. Trường quốc tế Nam Mỹ.
- Cung cấp giải pháp tổng thể trường học bao gồm các phân hệ:
- Quản lý tuyển sinh
- Quản lý học sinh
- Quản lý phí, thu phí.
