Quản lý và thu hồi công nợ hiệu quả.

 

Đối với công việc kinh doanh vấn đề quản lý công nợ là vấn đề vô cùng quan trọng góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế có rất nhiều doanh nghiệp chưa nhận thức được tầm quan trọng này. Đối với kế toán doanh nghiệp, việc xây dựng một quy trình quản lý và thu hồi công nợ chuẩn cho doanh nghiệp khoogn chỉ giảm thiểu rủi ro tài chính mà còn nâng cao uy tín và hiệu suất làm việc. 

Hãy cùng FTS tìm hiểu về quy trinh các bước thu hồi nợ, phân tích và đánh giá nợ giúp doanh nghiệp nắm bắt và áp dụng vào thực tiễn công việc cũng như dần điều chỉnh cải tiến để xây dựng quy trình quản lý công nợ hiệu quả. 

1.Cách quản lý và thu hồi công nợ hiệu quả:

a. Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh: 

Lập một quy trình quản lý công nợ phải thu theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Trong đó, quy trình cần phải đảm bảo: xác định rõ trách nhiệm của cá nhân làm việc với khách hàng, quy định cụ thể cách thức nhắc nhở khách hàng, cũng như thời gian nhắc nhở….Người làm kế toán công nợ phải nắm rõ quy tình kế toán: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán….

Để theo dõi được công nợ, khách hàng và cập nhập các phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ, bộ phận kế toán bắt buộc phải có file theo dõi, có thể bằng excel hoặc phần mềm kế toán. Căn cứ vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/ nhập kho, phiếu chi, sao kê ngân hàng, các khoản chiết khấu ,hàng trả lại, tỷ giá…kế toán công nợ sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ, theo dõi một cách liên tục và thường xuyên. 

b. Xem lại khoản phải thu định kỳ ,thường xuyên:

Bộ phận kế toán công nợ phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ, đo lường các khoản phải thu thông qua các chỉ số như vòng quay các khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách nợ, sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề, nhằm có hướng xử lý kịp thời, tránh để nợ có vấn đề, nhằm có hướng xử lý kịp thời, tránh để nợ quá hạn tồn đọng nhiều. 

Định kỳ, kế toán công nợ phải chủ động lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách để báo cáo lên cấp trên. Các loại báo cáo cần lập như: Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, Bảng tổng hợp công nợ phải thu – phải trả, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ quá hạn, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ vượt hạn mức nợ. 

c. Gửi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng:

Gửi hóa đơn cho khách là việc quan trọng nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng chú tâm tới việc này. Kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẽ đường đi của hóa đơn xuất bán để đảm bảo khách hàng nhận được hóa đơn đúng thời gian. Tránh sai sót, thất lạc, chậm trễ. 

Trước và sau khi gửi hóa đơn, kế toán công nợ nên chủ động gọi điện thoại, hoặc thông báo bằng email cho người có trách nhiệm về hóa đơn được gửi để xác nhận hóa đơn được đưa đến phòng kế toán của khách hàng. Làm như vậy để tránh được tình trạng thất lạc hóa đơn, gửi hóa đơn chậm ảnh hưởng đến thời gian thanh toán. 

d. Gọi điện thoại nhắc nợ: 

Kế toán nên nhắc về thời hạn cũng như khoản nợ khách hàng phải thanh toán trớc 5-10 ngày bằng mail hoặc điện thoại. 

e. Duy trì nhật ký thu nợ:

Với lỗi khoản nợ quá hạn, bộ phận kế toán phải lưu nhật ký khi dõi cuộc gọi hoặc email đã được gửi đi, cùng với một hồ sơ về phản ứng của khách hàng để theo dõi cuộc gọi. Những vướng mắc trong quá trình thu hồi công nợ như thiêu hàng, thiếu chứng từ, khách hàng phàn nàn về hàng hóa, khách hàng, hẹn trả tiền…cần được ghi chú lại và phản ánh với bộ phận liên quan để xử lý kịp thời. 

f. Kế toán công nợ cần có nghiệp vụ chuyên môn nhất: 

Đối với kế toán công nợ, cần phải có nghiệp vụ tốt như luôn ghi chép hoặc nhập liệu đầy đủ, chính xác thông tin. Phản ánh kịp thời, rõ ràng về từng đối tượng khách hàng, các khoản phải thu và khoản phải thanh toán. Theo dõi thường xuyên và có biện pháp đôn đốc thu hồi nợ khi cần thiết, tránh để xảy ra tình trạng bị chiếm dụng vốn hay nợ quá lâu. Cuối tháng nên kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thu và lập biên bản đối chiếu công nợ. 

g. Duy trì tốt các mối quan hệ:

Các mối quan hệ ở đây bao gồm mối quan hệ với khách hàng và sự liên kết với các phòng ban khác trong nội bộ doanh nghiệp (như phòng kinh doanh). Ngoài việc đốc thúc khách hàng trả nợ đúng hạn, đúng kỳ thì bộ phận thu hồi công nợ của công ty có thể thông báo các điều kiện được hưởng chiết khấu hoặc nhắc bổ sung một số chi tiết về sản phẩm, các chứng từ liên quan…để tạo ra mối quan hệ thân thiết, tin cậy. 

h. Sử dụng phần mềm bán hàng có chức năng Quản lý công nợ:

• Có công cụ theo dõi công nợ phải thu, công nợ phải trả một cách chuyên nghiệp. 
• Phần mềm quản lý sẽ giúp theo dõi các đối tác quá hạn, các khoản nợ đến kỳ phải thu. 
• Dựa trên các báo cáo từ phần mềm để xây dựng hệ thống đánh giá tín nhiệm, phân loại khách hàng công nợ. 
• Lập ra các chỉ tiêu đánh giá hệ số công nợ, tốc độ thu hồi công nợ. 

2. Quy trình quản lý công nợ:

 

2.1. Nợ phải thu:

Để đảm bảo khả năng thu hồi công nợ và hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình quản lý công nợ, chủ kinh doanh cần nắm vững các bước trong quy trình quản lý công nợ như sau:

Bước 1: Quản lý công nợ và chính sách chi trả rõ ràng với từng nhóm đối tượng khách hàng.

Bước 2: Tạo quy trình quản lý công nợ phải thu dựa trên tiêu chuẩn và yêu cầu của từng cửa hàng. Đặc biệt, quy trình quản lý cần đảm bảo được trách nhiệm của từng cá nhân khi làm việc với khách hàng như: Làm thế nào để nhắc nhở khách hàng, thời gian nhắc nhở hay kịch bản phù hợp với từng nhóm khách hàng. 

Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng để thu hồi nguồn tiền, công nợ trong thời gian ngắn. Nên lưu ý kết hợp các câu lệnh để thúc giục khách hàng trả tiền đúng hạn mà không gây mất thiện cảm. 

Bước 4: Đảm bảo khả năng liên hệ vưới khách hàng để hoàn thiện quy trình thanh toán. Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chủ kinh doanh cần áp dụng các hình thức email, nhắn tin, gọi điện hay hẹn gặp để khách hàng không chậm trễ trong việc hoàn trả nợ. 

2.2. Nợ phải trả:

Đối với nợ phải trả, quy trình quản lý hợp lý nên được phân chia theo từng nhà cung cấp. Theo đó, kế toán công nợ cần dựa trên số công nợ chi tiết và bảng đối chiếu công nợ, xác nhận công nợ để xây dựng và theo dõi tình hình công nợ của từng nhà cung cấp. Điều này giúp chủ kinh doanh có thể lên kế hoạch trả nợ hợp lý và đúng thời gian hơn, nâng cao uy tín với đối tác của mình. 

Cùng với đó, chủ kinh doanh cũng cần đảm bảo việc lưu trữ đầy đủ các loại báo cáo, chứng từ như tuổi nợ hóa đơn, bảng kê hóa đơn đến hạn, quá hạn thanh toán và bảng kê hóa đơn còn nợ của nhà cung cấp. 

Hãy quản lý nợ phải trả theo từng hợp đồng mua hàng. Phương pháp quản lý này đòi hỏi chủ kinh doanh phải xây dựng được chính sách mua hàng hợp lý, khéo léo đàm phán về các vấn đề công nợ cũng như có công cụ quản lý hiệu quả. 

Mỗi hợp đồng sẽ có thể có nhiều giai đoạn thanh toán theo từng tiến độ và khối lượng thực hiện. Do đó, việc doanh nghiệp giải quyết tốt những vấn đề trên là yếu tố vô cùng quan trọng. 

3. Những điều cần lưu ý khi quản lý công nợ:

a. Đối với công nợ phải thu:

Doanh nghiệp cần hạch tpasn chi tiết từng đối tượng, từng nghiệp vụ phát sinh để có thể theo dõi hạn mức thanh toán và nhắc khách hàng thanh toán đúng hạn. Hệ thống chứng từ cần được tập hợp đầy đủ, lưu trữ cẩn thận để đảm bảo khả năng đối chiếu theo dõi công nợ một cách chính xác nhất, từ đó đưa ra kế hoạch thu hồi công nợ đúng thời điểm. 

Đối với các khoản nợ khó đói, nợ quá hạn, chủ doanh nghiệp cần nắm được kịp thời để đưa ra hướng giải quyết sớm, đảm bảo tuyệt đối quyền lợi và giải thiểu tối đa nguy cơ thất thoát cho cửa hàng, doanh nghiệp. 

b. Đối với công nợ phải trả:

Doanh nghiệp theo dõi công nợ sát sao như kiểm soát chính xác hạn thanh toán của các khoản nợ để đảm bảo khả năng xoay nguồn tiền và thanh toán đúng thời hạn. 

Đối với các khoản phải trả của nhà nước, người lao động, doanh nghiệp cần thực hiện chi đúng theo thời hạn và theo đúng Luật Lao Động.

Đặc biệt, đối với các khoản nợ phải trả chưa có hóa đơn, doanh nghiệp và kế toán cần theo dõi riêng và cập nhật ngay khi hóa đơn về để đảm bảo quá trình hạch toán và làm báo cáo kinh doanh không xảy ra bất kì sai sót nào. 

Có rất nhiều cách để quản lý công nợ, tuy nhiên với bất kỳ cách nào doanh nghiệp cũng cần đảm bảo được khả năng lưu trữ và quản lý chứng từ cũng như hệ thống công nợ để nhắc nợ và thanh toán đúng hạn.

Một số phần mềm và ứng dụng sẽ giúp doanh nghiệp có thể đồng bộ toàn bộ hoạt động bán hàng và quản lý doanh thu, công nợ của cửa hàng. Điều này sẽ giúp cửa hàng có thể theo dõi được toàn bộ hoạt động kinh doanh của cửa hàn, quản lý và thanh toán, nhắc nợ đúng hạn đối với công nợ phải thu, phải trả. 

4. Sử dụng phần mềm kế toán FTS Accounting trong quản lý công nợ:

 

Phần mềm kế toán FTS Accounting hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác một cách hiệu quả. Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường.

Phần mềm kế toán FTS cung cấp báo cáo tổng hợp công nợ phai thu khách hàng giúp doanh nghiệp tổng hợp tình hình phát sinh và thu hồi công nợ phải thu của tất cả các khách hàng theo từng tài khoản công nợ và loại tiền, theo nhân viên bán hàng; theo công trình; theo hợp đồng bán; theo đơn vị kinh doanh…

• Tổng hợp công nợ phải thu theo hạn nợ; Nợ đến hạn, Nợ quá hạn (1-30 ngày, 30-60 ngày,… nợ xấu quá hạn)
• Cho phép xem nhanh công nợ trên danh sách để biết tình trạng nợ của khách hàng, chi tiết từng chứng công nợ.
• Đối chiếu công nợ, phân tích tuổi nợ, hạn mức công nợ để duyệt đơn hàng.
• Theo dõi thanh toán cho từng khách hàng, chi tiết từng hóa đơn, hợp đồng, đơn hàng. Đối trừ công nợ cho lần sau
• Theo dõi tình hình thanh toán cho nhà cung cấp, báo cáo tuổi nợ theo ngày phát sinh, báo cáo công nợ theo từng hợp đồng, đơn hàng.
• Phần mềm kế toán FTS Accounting đáp ứng đầy đủ yêu cầu của quản lý công nợ.

Nhanh tay đăng ký để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất!

[wpforms id=”2108″]