ERP? Giải pháp đối với doanh nghiệp?

 

ERP ra đời và được đánh giá là giải pháp quản lý toàn diện doanh nghiệp tối ưu nhất hiện nay. Điều này đã thúc đẩy nhiều doanh nghiệp tập trung nguồn lực để triển khai ERP với mong muốn đưa toàn bộ quy trình vận hành của mình lên nền tảng công nghệ số. Để hiểu rõ hơn về ERP và quy trình, lợi ích mà nó mang lại hãy cùng FTS tìm hiểu dưới bài viết này nhé. 

1.ERP là gì?

ERP – Enterprise Resource Planning là khái niệm dùng để chỉ một phần mềm với chức năng hỗ trợ quá trình hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp.Thông thường, quá trình quản lý các hoạt động của một doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều phần mềm và công cụ khác nhau. Và để việc quản lý có hiệu quả cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phần mềm đó. Tuy nhiên, ERP có thể đơn giản hóa việc quản lý của doanh nghiệp bằng cách tích hợp tất cả công cụ này vào một phần mềm. Cho phép tạo ra một hệ thống quy trình làm việc tự động tron toàn bộ công ty với cấp độ phức tạp nhất. Chức năng liên kết các bộ phận khác nhau bao gồm bán hàng, nhân sự, kế toán, tồn kho, sản xuất, … Điều này tạo nên sự nhất quán và thuận tiện trong quá trình quản lý của doanh nghiệp.

Tùy vào nhu cầu của mỗi công ty mà có thể lựa chọn mua phân hệ cụ thể, không nhất thiết phải sử dụng trọn bộ. Tất cả nhân viên đều được phân quyền để xem và sử dụng các thông tin của mình. Đặc biệt, người quản lý không cần có mặt tại công ty vẫn có thể theo dõi và nắm tình hình doanh nghiệp một cách chính xác nhất. 

2. Chức năng của phần mềm ERP 

• Phần mềm ERP hợp nhất mọi quá trình sản xuất kinh doanh, quản trị trong doanh nghiệp thành một hệ thống có trật tự rõ ràng.
• Các phòng ban trong doanh nghiệp đã triển khai ERP đều được liên kết với nahu, do đó mọi vấn đề về trao đổi thông tin, hợp tác đều diễn ra rất dễ dàng. 
• Mọi kế hoạch đều được thể hiện chi tiết, cụ thể. Vì vậy, nhân viên cần xác định đúng nhiệm vụ của mình để áp dụng vào các kế hoạch đã đặt ra một cách hiệu quả . 
• Là giải pháp hỗ trợ cho doanh nghiệp hoạt động tốt hơn cứ không hoàn toàn thay thế cho người lao động. Do đó, các doanh nghiệp cần xác định quan điểm rõ ràng trước khi quyết định đầu tư.

3. Lợi ích của phần mềm ERP:

Phần mềm ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giuos doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hỗ trợ cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo.

a. Hạn chế tối đa sai sót khi nhập cùng một dữ liệu:

Một quy trình nghiệp vụ thường được thực hiện bởi rất nhiều phòng ban, vì vậy không thể tránh khỏi những sai sót dữ liệu kho qua từng bước thực hiện. Khi ứng dụng ERP, hệ thống sẽ đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban, vừa giúp hạn chế sai sót, vừa tiết kiệm được tối đa thời gian nhập liệu, từ đó các quy trình làm việc được thống nhất và đồng bộ.

b. Tăng tốc độ, nâng cao năng suất công việc:

So với các cách làm thủ công, luân chuyển chứng từ từ phòng ban này sang phòng ban khác thì việc sử dụng giải pháp ERP sẽ giúp tăng tốc độ dòng công việc. Ngoài ra, ERP còn giải quyết được vấn đề “nút thắt cổ chai” trong doanh nghiệp. Ví dụ các bộ phận kế toán và bán hàng đã được trang hệ thống phần mềm, tuy nhiên bộ phận kho lại chưa được triển khai thì lúc đó bộ phận kho sẽ là gánh nặng làm cho doanh nghiệp giảm tốc độ và năng suất làm việc khi các bộ phận khac bắt buộc phải dừng lại “chờ” bộ phận kho. Tuy nhiên, Phần mềm ERP sẽ giúp đồng bộ tức thời dữ liệu giữa các phòng ban, giúp dòng công việc được trôi chảy, loại bỏ hoàn toàn những khó khăn mà cách thủ công thường gặp. 

c. Dữ liệu đồng bộ, tập trung:

Đây là một trong những lợi ích lớn nhất của ERP. Thay vì phải duy trì nhiều CSDL thì khi triển khai ERP, dữ liệu của doanh nghiệp sẽ hoàn toàn được tập trung và thống nhất. 

Khi CSDL được quản lý tập trung cho phép nhân viên có thể lên các báo cáo kịp thời và chính xác để gửi cho lãnh đạo, khắc phục hoàn toàn tình trạng tổng hợp chậm số liệu khi lên báo cáo, nhất là đối với các doanh nghiệp lớn và phức tạp như Doanh nghiệp sản xuất, Tổng Công ty, Tập đoàn. Quản lý CSDL tập trung còn là tiền đề để cso thể phân tích dữ liệu nhiều chiều, từ đó đưa ra các báo cáo quản trị, hỗ trợ việc ra quyết định chính xác và hiệu quả. 

d. Quản lý hiệu quả, dễ dàng kiểm soát hoạt động:

Phần mềm ERP cung cấp chức năng “ Audit Track” cho phép dẽ dàng kiểm tra hoạt động của nhân viên hệ thống, từ đó nhanh chóng tìm ra nghiệp vụ cần kiểm tra, cũng như tra soát được toàn bộ quy trình thực hiện của nghiệp vụ đó. CSDL tập trung cùng với quy trình nghiệp vụ được chuẩn hóa sẽ giuos người quản lý dễ dàng thực hiện các cơ chế kiểm soát nội bộ. 

e. Tính mở:

Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các thoogn số để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập thiết lập quy trình quản lý mới trong doanh nghiệp. Với cách này doanh nghiệp có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kế nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều CSDL khác nhau trong hệ thống.

4. Khi nào doanh nghiệp cần đến ERP:

Mỗi doanh nghiệp đều có sự khá biệt trong các lĩnh vực quản lý và những thách thức đang phải đương đầu cũng khác nhau. Chính vì sự khác biệt này nên không thể áp dụng cùng một cách quản lý cho nhiều doanh nghiệp. 

ERP chính là công cụ có thể hỗ trợ doanh nghiệp tốt nhất trong việc quản lý các hoạt động của doanh nghiệp. Bạn có thể quyết định lựa chọn sử dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp của mình nếu daonh nghiệp của bạn đang gặp vấn đề sau:

• Tốn quá nhiều thời gian của các nhân viên vào những công việc có khả năng hợp lý hóa và tự động hóa
• Bắt đầu có khối lượng giao dịch sai sót xảy ra ở nhập khẩu, xuất kho, giao hàng, nhầm lẫn thông tin, hóa đơn… hoặc ngày càng nhiều khách hàng trung thành than phiền về sản phẩm, dịch vụ.
• Xuất khẩu hoặc mở rộng thị trường ra quốc tế, cần một mô hình quản lý phù hợp.
• Bộ máy quản lý công kềnh, hiệu quả kém và đang thwujc hiện tái cấu trúc 
• Tốn nhiều thời gian cho việc thông tin tìm kiếm nội bộ. Nhân viên luôn phải cố gắng để tăng năng suất, sử dụng cùng lúc nhiều công cụ để hỗ trợ cho quá trình tìm kiếm thông tin. Điều này dẫn đến tình trạng khó có thể cộng tác và chia sẻ thông tin nội bộ 
• Các sự cố được tìm thấy và khắc phục quá trễ, không chủ động được trong việc xác định vấn đề của doanh nghiệp.

ERP được đầu tư và triển khai đúng sẽ mang lại hiệu quả đáng kể về mặt quản lý điều hành (kế hoạch kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động, dòng tiền), hiệu quả về kinh tế (chi phí quản lý, nhân sự, tồn kho…) cho doanh nghiệp và hiệu quả đến từng phòng ban bộ phận trong doanh nghiệp.

5. Phần mềm kế toán FTS- Phần mềm ERP tốt nhất hiệ nay.

FTS Accounting thúc đẩy phát triển doanh nghiệp. Chúng tôi cung cấp phần mềm ERP linh hoạt dành riêng cho ngành được thiết kế theo nhu cầu của khách hàng ngành sản xuất, phân phối, bán lẻ và dịch vụ của chúng tôi. Với kiến thức chuyên sâu về các lĩnh vực, các giải pháp FTS thúc đẩy phát triển trong khi quản lý phức tạp. Công ty Cổ phần Giải pháp First Trust cung cấp các giải pháp hỗ trợ cho doanh nghiệp, trường học đa dạng: 

• Giải Pháp Kế Toán Tập Trung Công Ty Mẹ Con 
• Phần Mềm Kế Toán Miễn Phí 
• Giải Pháp Kế Toán Doanh Nghiệp FDI
• Giải Pháp Quản Trị Doanh Nghiệp FTS ERP
• Phần mềm Hóa Đơn Điện Tử 
• Giải pháp Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng 
• Giải Pháp Quản Lý Trường Học  
• Giải Pháp Kế Toán Tập Trung Khối HCSN
• Giải pháp ERP Cho Doanh Nghiệp Xăng Dầu, Gas

Tóm lại, phần mềm ERP ngày càng được quan tâm và đưa vào ứng dụng cho doanh nghiệp. Việc sớm có được hiểu biết và am hiểu vè lĩnh vực sẽ giúp doanh nghiệp chủ động tìm kiếm và lựa chọn giải pháp phù hợp cho mình, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thười gian triển khai và nhanh chóng thu hồi giá trị đầu tư ban đầu khi phần mềm ERP đi vào vận hành.

[wpforms id=”2108″]