/

Thế nào là một phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Cập nhật ngày

11/10/2021

Chia sẻ

Sao chép

Để tối ưu việc theo dõi, đo lường và quản lý tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc ứng dụng giải pháp phần mềm kế toán là điều tất yếu trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin ngày nay. Tuy nhiên, trên thị trường có đến hàng trăm loại phần mềm kế toán khác nhau. Vì vậy, cần nắm rõ yêu cầu của doanh nghiệp, cũng như tìm hiểu các tính năng, tiện ích phần mềm cung cấp để lựa chọn được giải pháp phù hợp với doanh nghiệp mình.

Thế nào là một phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

1. Khái niệm phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là một ứng dụng công nghệ thông tin được thiết lập, cài đặt trên máy tính, các thiết bị cầm tay khác (điện thoại di động, máy tính bảng…) hoặc trên nền tảng web.

Người dùng sẽ chuẩn bị các dữ liệu đầu vào để đưa thông tin vào phần mềm, có thể là các danh mục, chứng từ, số liệu, hồ sơ trong toàn bộ các giao dịch tài chính phát sinh của doanh nghiệp. Từ thông tin đầu vào này, phần mềm sẽ xử lý số liệu qua các công thức, quy trình được thiết lập sẵn, để lên được các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị theo các biểu mẫu đáp ứng yêu cầu của chế độ Kế toán nhà nước Việt Nam hoặc theo yêu cầu quản lý đặc thù của doanh nghiệp.

2. Các loại phần mềm kế toán trên thị trường hiện nay

Dựa vào cấu trúc phần mềm, có thể phân loại phần mềm kế toán trên thị trường hiện nay làm 2 loại:

Phần mềm kế toán đóng gói
Phần mềm kế toán tùy chỉnh theo yêu cầu

a, Phần mềm kế toán đóng gói

Những sản phẩm phần mềm kế toán đóng gói được thiết kế trong trạng thái “fix cứng”, các phân hệ và tính năng được khởi tạo ở dạng cơ bản và phổ biến nhất, đáp ứng nhu cầu cơ bản của bộ phận kế toán doanh nghiệp.

Ưu điểm của phần mềm đóng gói là ở dạng cơ bản, nên việc sử dụng sẽ đơn giản hơn. Bên cạnh đó, việc có nhiều đơn vị cung cấp trên thị trường dẫn tới cạnh tranh về giá thành, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí ban đầu. Doanh nghiệp cũng không cần mất nhiều thời gian trong quá trình set up, triển khai do là bản đóng gói sẵn.

Nhược điểm của loại phần mềm này là có thể sẽ gặp một số bất cập trong quá trình sử dụng. Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp có quy trình và định hướng hoạt động khác nhau, nên sẽ phát sinh những yêu cầu khác nhau về hiển thị, module, mẫu phiếu, báo cáo quản trị và nhu cầu hỗ trợ. Tính bảo mật cũng là một vấn đề trăn trở của loại phần mềm này. Vì là các phiên bản “đại trà”, bất cứ cá nhân và tổ chức nào cũng có thể tiếp cận và sử dụng, nên sẽ có nhiều rủi ro hơn về tính bảo mật thông tin.

Chính vì vậy, với các doanh nghiệp chú trọng quy trình quản lý, các phần mềm kế toán đóng gói sẽ không thể đáp ứng và phục vụ được tốt nhất.

b, Phần mềm kế toán tùy chỉnh theo yêu cầu

Trong thực tế, cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, việc quản lý kế toán – tài chính cũng sẽ thay đổi theo. Sử dụng phần mềm kế toán đóng gói sẽ chỉ đáp ứng được yêu cầu công việc của doanh nghiệp ở một giai đoạn nào đó, trong tương lai nếu có sự thay đổi cấu trúc, quy mô hay cách thức quản lý, việc sử dụng phần mềm này sẽ gặp rất nhiều hạn chế. Vì vậy, hiện nay phương án sử dụng phần mềm kế toán tùy chỉnh theo yêu cầu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Phần mềm mang hệ thống mở, cấu trúc tùy chỉnh linh hoạt theo các yêu cầu quản trị đặc thù, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp ở cả thời điểm hiện tại và trong quá trình phát triển tương lai.

Vì ở dạng tùy chỉnh theo yêu cầu, nên quá trình triển khai của các phần mềm kế toán tùy chỉnh sẽ kéo dài hơn so với phần mềm kế toán đóng gói. Thông thường, nhà cung cấp sẽ phải khảo sát quy trình, yêu cầu thực tế của doanh nghiệp, đánh giá khả năng đáp ứng của hệ thống, mức độ chỉnh sửa, sau đó demo và đưa ra báo giá chi tiết dựa trên những đánh giá có được. Và như vậy, các phần mềm tủy chỉnh sẽ có chi phí cao hơn so với phần mềm kế toán đóng gói. Yêu cầu càng nhiều, chỉnh sửa càng nhiều, chi phí triển khai càng cao.

Với dạng phần mềm tùy chỉnh theo yêu cầu này, không thể không kể đến Giải pháp phần mềm kế toán quản trị doanh nghiệp FTS ERP. Giải pháp có nhiều phiên bản, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, từ công ty thương mại – dịch vụ đơn thuần, công ty có vốn đầu tư nước ngoài đến doanh nghiệp sản xuất quy trình phức tạp.

3. Về Phần mềm kế toán quản trị doanh nghiệp FTS ERP

Là sản phẩm chủ đạo của First Trust Solution – đơn vị có hàng chục năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển và triển khai phần mềm quản trị cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước, phần mềm kế toán quản trị doanh nghiệp FTS ERP sử dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp với ưu điểm là tính ổn định, linh hoạt, dễ sử dụng và khả năng tùy biến phù hợp với yêu cầu quản lý.

Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp FTS ERP

a, Đặc điểm nổi bật

– Ứng dụng cho mô hình phân cấp đơn vị:

FTS ERP đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp theo mô hình mẹ con, có nhiều đơn vị con trực thuộc ở các vị trí địa lý khác nhau, giúp doanh nghiệp có một hệ thống phần mềm quản lý kế toán, tài chính, kinh doanh, sản xuất được cài đặt và vận hành tập trung tại trụ sở chính:

Quản lý và theo dõi thông tin tài chính và quản trị của toàn hệ thống một cách nhanh chóng và chính xác, hợp nhất báo cáo tài chính và quản trị dễ dàng.
Đảm bảo tính thống nhất trong theo dõi nghiệp vụ của tất cả các đơn vị con trong cùng hệ thống.

– Khả năng làm việc online:

FTS ERP hỗ trợ 2 chế độ làm việc từ xa:

Online: Làm việc trực tiếp thông qua kết nối internet
Offline: Làm việc trên máy trạm, khi cần sẽ đồng bộ dữ liệu với máy chủ trung tâm

– Hệ thống mở linh hoạt

Sửa đổi, thêm bớt các chức năng trong từng phân hệ
Thay đổi màn hình giao diện, báo cáo
Mở rộng thêm các phân hệ mới mà không ảnh hưởng đến bố cục chương trình sẵn có
Khả năng tích hợp với các phần mềm hệ thống khác
Bổ sung, hợp nhất, chia tách hay chuyển đổi mô hình các đơn vị khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức và hoạt động các đơn vị.
Khả năng tùy biến: Thêm – bớt thông tin trên màn hình cập nhật; khai báo nội dung, tiêu đề các thông tin thêm bớt; khai báo ràng buộc dữ liệu, thông tin bắt buộc; sắp xếp thứ tự các thông tin; tìm kiếm thông tin
Hệ thống báo cáo: Cho phép truy vết ngược báo cáo, từ Báo cáo tổng hợp => Báo cáo chi tiết => Chứng từ phát sinh

– Công nghệ tiên tiến

Ứng dụng được viết bằng ngôn ngữ C#, trên nền tảng công nghệ Microsoft.NET Framework, hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server

– Giao diện thân thiện và dễ sử dụng

Thiết lập theo tùy biến (nhiều Layout) có thể thay đổi theo từng nhu cầu sử dụng riêng, đơn giản, dễ nắm bắt và sử dụng. Hỗ trợ phông chữ Unicode. Cho phép mở nhiều màn hình cùng một lúc.
Mỗi phân hệ đều được bố cục thành 3 phần: Danh mục từ điển (Hệ thống danh mục đa dạng theo suốt hệ thống các phân hệ), Chứng từ nghiệp vụ, Báo cáo được trình bày mạch lạc, tránh làm lạc hướng người sử dụng.

– Tính ổn định

Tối ưu truy xuất dữ liệu bằng kỹ thuật phân trang (paging) khi tải.
Chạy nhiều tính năng một thời điểm (background, multi – threads).
Báo cáo tạo (generate) tự động từ Data Grid (giống MS Excel), hỗ trợ tạo cây, nhóm, tính tổng… bởi các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm, sản phẩm được thử nghiệm kỹ càng, hạn chế được tối đa các lỗi khi sử dụng.

– Tính bảo mật

Giải pháp xây dựng hệ thống bảo mật an toàn dữ liệu và Giải pháp sao lưu dữ liệu

Giải pháp chống truy nhập bất hợp pháp:
Giải pháp bảo mật phần mềm ứng dụng.
Giải pháp phân quyền người sử dụng.
Giải pháp bảo mật dữ liệu trên đường truyền

– Hỗ trợ đa ngôn ngữ, đa tiền tệ

Cung cấp giao diện và báo cáo song ngữ Việt – Anh/Nhật/Hàn/Trung/Lào
Cung cấp các sổ sách, báo cáo tài chính và quản trị trên 2 đồng tiền hạch toán khác nhau, 2 hệ thống tài khoản cùng lúc

b, Tính năng

c, Quy trình triển khai

Các sản phẩm đóng gói sẽ có mức giá cố định, còn với các sản phẩm tùy chỉnh như Phần mềm kế toán quản trị doanh nghiệp FTS ERP, mức giá sẽ tùy thuộc vào độ phức tạp của yêu cầu nghiệp vụ cụ thể của từng đơn vị. Báo giá sẽ được FTS xây dựng cụ thể sau khi demo tư vấn về phương án thực hiện với các khách hàng.